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Documenos® est une plateforme de transformation numérique conviviale et flexible qui accompagne les entreprises de bout en bout dans leur parcours de transformation numérique.
Concevez des formulaires complexes composés de champs et de tableaux, reliés aux sources de données de votre choix.
Définissez qui effectue quelle action sur un formulaire et dans quel ordre. Le cycle de vie de chaque formulaire peut être conçu avec des possibilités illimitées et les options les plus flexibles.
Créez librement les règles nécessaires à la saisie des formulaires. Sans écrire une seule ligne de code, vous pouvez élaborer des règles complexes à l'aide d'options telles que et / ou / égal à / contient / ne contient pas / supérieur à / inférieur à / commence par.
Obtenez tous les rapports souhaités sur les données de documents, processus, formulaires, workflows ou tâches via des tableaux de bord BI ou des tableaux croisés dynamiques.
Documenos propose un système de gestion documentaire adaptable et convivial qui gère ensemble documents et informations.
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Documenos est une solution qui permet aux organisations de numériser leurs processus métier simples ou complexes, de les encadrer par des règles et de les suivre de bout en bout, en parfaite intégration (100 %) avec les autres modules de la plateforme (gestion des documents, des formulaires et des tâches).
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Documenos est une solution flexible qui permet aux organisations de numériser leurs workflows complexes, puis de les modéliser, les suivre et les optimiser grâce à une architecture entièrement no-code.
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Dans le module de gestion des formulaires Documenos, définissez vos champs à l'aide de nombreux types de champs, créez des tableaux, fixez des règles, faites glisser-déposer, mettez en forme, puis publiez en ligne ou utilisez en interne. Intégrez les formulaires collectés à vos workflows et processus. Analysez les données.
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La gestion des tâches de Documenos fonctionne en intégration totale (100 %) avec les modules de gestion documentaire, de processus, de workflow et de qualité.
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Documenos est conçu pour répondre aux besoins d'archivage numérique et physique depuis un point central unique. Le système archive automatiquement les données provenant de sources illimitées et conserve en toute sécurité des volumes massifs de données à l'échelle du pétaoctet.
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Vous avez besoin d'un produit comme Google Drive, Dropbox ou OneDrive fonctionnant sur les systèmes de stockage de votre organisation, où vos collaborateurs peuvent enregistrer les données sensibles qu'ils produisent et les partager en toute sécurité entre eux ou avec des utilisateurs externes ? Documenos est l'application qu'il vous faut.
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Documenos vous permet de rédiger vos contrats en collaboration avec vos collaborateurs, vos responsables et des personnes externes. Documenos envoie automatiquement un lien à l'adresse e-mail de votre avocat ou de l'autre partie au contrat. Grâce à ce lien, le contrat peut être modifié ou commenté. Créer un contrat n'a jamais été aussi simple. Renforcez votre entreprise avec la gestion intelligente des contrats de Documenos.
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Tout ce que vous attendez d'une application comptable est ici : factures, comptes clients et fournisseurs, stocks, comptes de produits et de charges, banque, commandes, achats, ventes, production et gestion d'entrepôt. Un système dynamique d'approbation par la direction basé sur des règles pour les achats, la production et les ventes. Gestion des listes de prix. Gestion des stocks réservés par les commerciaux. Et bien d'autres fonctionnalités.
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Documenos dispose d'une infrastructure fonctionnelle permettant de gérer toutes vos normes qualité en un seul endroit : préparer documents, fichiers, formulaires, enquêtes et tout autre contenu, créer des révisions, gérer les citations et les numéros d'articles associés, gérer les revues, les soumettre à l'approbation de la direction et les publier sur internet ou l'intranet.
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Gestion des prospects, actions clients, équipes commerciales, campagnes e-mail et SMS.
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Documenos dispose d'un système de gestion de contenu flexible et puissant qui vous permet de créer et de gérer des sites web par glisser-déposer, sans aucune connaissance en programmation.
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Documenos propose une plateforme d'analyse décisionnelle qui transforme les données brutes issues de différentes sources en rapports interactifs et en tableaux de bord visuels.
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Vous pouvez gérer plusieurs archives au sein de chaque société. Chaque archive peut être conservée dans un espace de stockage différent, avec ses propres règles et politiques de sécurité.
Vous pouvez appliquer l'OCR automatiquement aux archives et indexer automatiquement des données telles que IPTC et EXIF.
Les droits d'accès peuvent être configurés différemment pour chaque archive et personnalisés par niveau ou par dossier.
Il fonctionne en totale conformité avec toutes les normes d'archivage définies par les organismes internationaux. Vous décidez où et comment archiver et indexer.
Les signatures électroniques sont générées aux formats XAdES, CAdES, PAdES et JAdES définis par eIDAS, à l'aide de la bibliothèque DSS développée par la Commission européenne. Quatre niveaux sont pris en charge ; les signatures de niveau LTA restent vérifiables de nombreuses années plus tard.
Lors de la signature, le titulaire du certificat est comparé à l'utilisateur du système. Si le numéro d'identité ou les nom et prénom figurant sur le certificat ne correspondent pas au dossier de l'utilisateur en charge de la tâche, la signature est refusée.
La signature n'est pas une tâche indépendante réalisée dans une autre application ; c'est une étape de la chaîne d'approbation. Tandis que les validations internes d'un document se font d'un clic, les étapes ayant une portée juridique peuvent être finalisées par signature électronique.
Le format, le niveau, le mode d'encapsulation, le conteneur et l'algorithme de hachage de la signature sont configurés au niveau de l'organisation. Lorsque ces paramètres sont rendus obligatoires, l'utilisateur ne peut s'en écarter et les documents sont signés selon la même norme.
Tous les principaux fournisseurs d'IA sont pris en charge : OpenAI, Azure AI, Google Gemini, Google Vertex, HuggingFace et Ollama. Avec Ollama, vous pouvez exécuter le modèle de votre choix sur votre propre serveur : le contenu des documents ne sort jamais pour un service d'IA. Un nombre illimité de connexions peut être défini simultanément, avec un modèle différent pour chacune.
Documenos® intègre un point d'accès MCP (Model Context Protocol). L'utilisateur génère sa propre clé d'accès, et son assistant IA peut se connecter à Documenos® pour effectuer des opérations dans chaque module.
L'assistant agit avec les propres droits de l'utilisateur. Il ne peut accéder à aucune donnée ni aucun droit auquel l'utilisateur n'a pas accès. Les opérations effectuées sont soumises aux mêmes contrôles d'autorisation et journalisées.
Les paroles contenues dans les fichiers audio et vidéo ajoutés aux archives sont converties en texte dans plus de 100 langues et ajoutées à l'index de recherche. Vous pouvez ainsi retrouver par une simple recherche une phrase prononcée lors d'une réunion enregistrée.
Documenos® apporte l'intelligence artificielle (IA) dans tous les espaces de création de contenu (saisie de données) pour les documents, formulaires, workflows, dossiers de processus, tâches et jeux de données.
Vous pouvez définir des commandes IA qui traitent et génèrent des données à partir des informations saisies dans des champs de formulaire créés dynamiquement. Les utilisateurs tirent ainsi le meilleur parti de l'IA lors de la création de formulaires.
Les visages présents sur les photos ajoutées aux archives peuvent être détectés grâce à l'IA et automatiquement associés à des visages déjà identifiés.
Des commandes IA peuvent être ajoutées à tous les écrans de saisie. Vous décrivez en langage naturel ce que la commande doit faire. Chaque commande peut préciser les champs dont elle lit les données et ceux dans lesquels elle écrit le résultat. Ainsi, plusieurs champs peuvent être mis à jour simultanément en une seule commande.
Vous configurez vos comptes e-mail personnels et professionnels dans Documenos® (serveur, port, type de sécurité et fréquence de relève), puis lisez vos e-mails, ouvrez les pièces jointes, répondez et envoyez de nouveaux messages depuis le même écran. Fini le document dans Documenos® et la correspondance associée dans un autre programme.
Lancez un appel vidéo d'un simple clic avec la personne avec qui vous échangez. La caméra et le micro peuvent être activés ou désactivés pendant l'appel. Les appels se déroulent entre utilisateurs, directement dans le navigateur. Les appels répondus et manqués sont enregistrés.
Vous pouvez définir des salles de réunion, des priorités et des types de réunion avec une durée par défaut, et créer des rendez-vous récurrents. Vous pouvez partager votre calendrier avec plusieurs personnes en accordant à chacune un droit de lecture seule ou de modification. Vous pouvez ainsi confier la gestion de votre agenda à votre assistant.
Vous pouvez envoyer par e-mail un lien de prise de rendez-vous à usage unique à des personnes qui n'ont pas de compte dans le système. Votre interlocuteur réserve lui-même le créneau qui lui convient. Le lien a une durée de validité et se ferme après utilisation. Aucune installation ni inscription n'est nécessaire pour votre interlocuteur.
Un fournisseur SMS peut être défini par organisation, et différents fournisseurs de services SMS sont pris en charge. Les SMS peuvent être utilisés pour les notifications, les déclencheurs d'événements de formulaire et l'authentification multifacteur. Les envois sont mis en file d'attente et un historique est conservé.
Les utilisateurs peuvent s'envoyer des messages instantanés depuis n'importe quel écran. Les messages sont conservés pour les utilisateurs non connectés, le nombre de messages non lus s'affiche sous forme de badge et les utilisateurs en ligne apparaissent en tête de liste. Un expéditeur « Système » distinct est utilisé pour les notifications du serveur et des administrateurs.
Vos recherches ne se limitent pas aux noms de fichiers. Le texte des PDF, les résultats OCR des images, les documents Office, les données EXIF et les métadonnées extraites des vidéos sont indexés. La parole contenue dans les fichiers audio et vidéo est convertie en texte et devient consultable.
Organisez des campagnes e-mail et SMS auprès de tous vos contacts ou de ceux des dossiers de votre choix. Chaque contact reçoit le contenu dans sa propre langue ; suivez les e-mails ouverts et mesurez la performance de vos campagnes.
Connectez votre agenda Documenos® à Google Agenda, Outlook / Microsoft 365, iCloud ou à d'autres agendas CalDAV. Les rendez-vous sont synchronisés automatiquement dans un sens ou dans les deux ; si vous le souhaitez, ils n'apparaissent dans l'agenda externe que comme « Occupé ».
