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Documenos® est une plateforme de transformation numérique tout-en-un conçue pour les entreprises et organisations de toutes tailles et de tous secteurs. Documenos n'est pas un simple logiciel de gestion : c'est une manière intégrée de piloter l'activité qui touche chaque aspect du travail — processus, workflows, archives, normes de qualité, formulaires, documents, tâches, écritures comptables, des comptes clients et fournisseurs à la banque et à la caisse, des immobilisations aux stocks, des données de production à la gestion d'entrepôt, des comptes e-mail professionnels aux réunions et rendez-vous, de la relation client aux sites web d'entreprise. C'est un changement de paradigme pour le concept même de logiciel de gestion.
Documenos® est indépendant de tout secteur. Il peut être utilisé par toute entreprise, institution ou organisme public souhaitant gérer ses documents, processus, workflows, normes de qualité, archives et bien plus encore depuis une plateforme intégrée unique. Du bureau d'une seule personne à la holding multi-sociétés : l'échelle est la vôtre, la flexibilité est la nôtre.
Les fichiers éparpillés, les validations oubliées, les e-mails perdus et les dizaines d'applications qui ne communiquent pas entre elles. Documenos® aide les organisations à tenir des enregistrements exacts de chaque processus, à améliorer leur efficacité opérationnelle et leur qualité, à garantir la responsabilité et la conformité, et à prendre des décisions fondées sur les données.
Document, Processus, Workflow, Formulaires, Tâches, Archive, Drive, Contrats, Comptabilité, Qualité, CRM, Contenu et Rapports. Tous fonctionnent de manière 100 % intégrée : les données produites dans un module ne sont jamais ressaisies dans un autre. Découvrez la liste complète sur la page Modules.
Oui, et gratuitement. Les signatures sont générées avec la bibliothèque DSS de la Commission européenne aux formats XAdES, CAdES, PAdES et JAdES définis par eIDAS, à quatre niveaux différents ; les signatures de niveau LTA restent vérifiables même des années plus tard. Détails sur la page Signature électronique.
Oui, et sans limite de durée. La version gratuite fonctionne avec 1 organisation, 1 serveur et 10 utilisateurs ; aucune carte bancaire n'est requise. Lorsque vous vous développez, vous passez au forfait Standard ou Enterprise. Comparez les forfaits sur la page Tarifs.
Deux options s'offrent à vous : un abonnement mensuel par utilisateur (facturé annuellement) ou une licence perpétuelle avec paiement unique. La licence est déterminée par le nombre de serveurs, le nombre d'utilisateurs, les modules et le nombre de sociétés. Toutes les règles sont sur la page Licences.
Le système ne s'arrête pas brusquement. Un délai supplémentaire vous est accordé pour le renouvellement ; si ce délai expire également, l'application passe du mode sous licence au mode d'essai. Aucun blocage sans avertissement.
Oui, à tout moment. Le coût annuel des utilisateurs ajoutés est calculé uniquement au prorata des jours restants jusqu'à la date de renouvellement. Vous ne payez pas les jours que vous n'utilisez pas.
Sur vos propres serveurs. Documenos® est installé sur votre propre infrastructure ; les données que vous produisez et stockez ne quittent jamais vos serveurs. Vous gardez le contrôle total de vos données.
En quelques minutes. Le paquet Docker Compose lance l'application principale, la base de données PostgreSQL, le service de signature numérique, le moteur de recherche Elasticsearch, le serveur de traduction et tout le reste avec une seule commande (docker compose up -d). Un paquet ZIP pour Windows IIS est également disponible. Les fichiers sont sur la page Téléchargement.
x86 comme ARM. Quel que soit le processeur de votre serveur, Documenos® fonctionne ; il tourne sans problème avec Docker sous Linux, Windows et MacOS. Sous Windows avec IIS, quelques réglages sont nécessaires, mais il y fonctionne également sans difficulté.
PostgreSQL (v15 et versions ultérieures). Une base de données open source, éprouvée et sans coût de licence. En installant Documenos, vous n'avez besoin d'aucune licence logicielle supplémentaire ; vous ne payez donc pas non plus de licence de base de données.
Non. L'interface de Documenos vous informe des nouvelles versions. Pour Docker, mettez à jour votre fichier ENV et relancez compose. C'est tout. La nouvelle version est téléchargée, les fichiers sont remplacés, le service redémarre et les modifications de la base de données sont appliquées automatiquement pour correspondre à la nouvelle version. En cas de problème, vous restaurez votre sauvegarde et reprenez là où vous vous étiez arrêté. Les instructions pas à pas sont sur la page Maintenance et mises à jour.
Aucun problème. Vous pouvez même passer directement de la version 7.21 à la version 7.74 ; la nouvelle version contient toutes les modifications que vous avez manquées. Inutile d'installer les versions intermédiaires une à une. La migration des données s'effectue automatiquement.
Pas une seule ligne. Vous concevez les formulaires par glisser-déposer, définissez qui effectue quelle étape et dans quel ordre, et créez des règles avec des options telles que et / ou / égal à / contient / supérieur à. Vous obtenez les éléments visuels (PDF ou pages web) par simple glisser-déposer à la souris. Voyez comment fonctionne un exemple sur la page Workflow.
Oui. Les formulaires que vous concevez avec des types de champs riches, des tableaux et des règles dynamiques peuvent être utilisés en interne ou publiés publiquement sur Internet. Les données collectées alimentent directement vos workflows et processus. Détails sur la page Formulaires.
Oui. Lors de la définition du cycle de vie de vos documents, il suffit d'ajouter le ou les utilisateurs externes à la tâche de signature. Lorsque cette étape est atteinte, la personne concernée est avertie par e-mail et, une fois la signature apposée, le processus reprend là où il s'était arrêté.
Oui, sans limite. Avec des étapes synchrones ou indépendantes, des jeux de données dynamiques et des contrôles basés sur des règles, vous modélisez même le processus le plus complexe et le suivez de bout en bout. Les étapes peuvent même être attribuées à des personnes ou à des groupes d'une autre société.
Partout. Il existe même une connexion MCP. Dans les documents, formulaires, workflows, dossiers de processus, tâches et jeux de données, vous pouvez remplir plusieurs champs à la fois avec une seule commande. OpenAI, Azure AI, Google Gemini, Google Vertex, HuggingFace et Ollama sont pris en charge. Découvrez : Prise en charge de l'IA.
Pas nécessairement. Avec Ollama, vous exécutez le modèle de votre choix sur votre propre serveur ; le contenu des documents n'est jamais envoyé hors de l'organisation pour le service d'IA. C'est la réponse concrète à « Nous voulons l'IA, mais nos données ne doivent pas sortir ».
Elle connecte l'assistant IA que vous utilisez à Documenos®. L'utilisateur génère sa propre clé d'accès et l'assistant peut effectuer des opérations dans chaque module. L'assistant agit avec les droits de l'utilisateur : il ne peut accéder à rien de ce qui est inaccessible à l'utilisateur, et chaque opération est journalisée.
Oui. Même matériel, même logiciel, plusieurs sociétés. Les données de chaque société sont conservées dans leur propre espace ; les utilisateurs sont communs, et une même personne peut être administrateur dans une société et employé dans une autre. Détails sur la page Infrastructure multi-sociétés.
L'interface fonctionne en dix langues, et la langue peut être changée à tout moment depuis le coin supérieur droit. Tous les contenus définis par l'utilisateur, comme les modèles de processus, les modèles d'e-mails, les contenus de campagnes et les textes de la base de connaissances, peuvent également être créés en plusieurs langues.
En un seul clic. Vous connectez Google, Yandex, Bing, Azure, DeepL, LibreTranslate ou vos propres modèles d'IA. Si un service ne répond pas, la traduction passe automatiquement au suivant ; votre workflow ne s'arrête jamais. Découvrez comment les connecter sur la page Services de traduction.
Jusqu'à plusieurs pétaoctets. Des centaines de millions d'actifs numériques sont gérés grâce à une extension horizontale illimitée du cluster, sans compromis sur les performances ; pour augmenter la capacité, il suffit d'ajouter des serveurs. L'architecture technique est décrite sur la page Archivage à l'échelle du pétaoctet.
Oui, et pas seulement par leur nom. Les textes PDF, les résultats OCR, les documents Office, les données EXIF et les métadonnées vidéo sont indexés. Même si la phrase recherchée se trouve dans un document numérisé, elle sera trouvée.
Oui. Les paroles contenues dans les fichiers audio et vidéo ajoutés à l'archive sont converties en texte et ajoutées à l'index de recherche. Vous retrouvez une simple expression prononcée lors d'une réunion enregistrée directement depuis la zone de recherche.
Oui. Les visages présents sur les photos ajoutées à l'archive sont détectés par l'IA et automatiquement associés aux visages déjà identifiés. Retrouvez une personne parmi des milliers de photos en quelques secondes : Reconnaissance faciale.
Vos mots de passe restent illisibles même en cas d'accès direct au serveur. L'authentification multifacteur (TOTP, e-mail, SMS), le stockage chiffré des mots de passe des ressources externes et un accès strictement contrôlé à la base de données sont inclus en standard. Détails sur la page Chiffrement.
Oui. Vous pouvez limiter l'accès au système des personnes ou des membres de groupes de votre choix à des plages IP spécifiques, à des jours ouvrés autorisés et à des horaires définis. En dehors des heures de travail et hors du bureau, la porte est fermée. Les utilisateurs désactivés ou dont l'heure de restriction d'accès est atteinte sont automatiquement déconnectés du système.
Couche par couche. Sont vérifiés d'abord le niveau d'accès, puis l'autorisation de lecture des données personnelles, ensuite l'autorisation d'accès aux données confidentielles et enfin le droit d'effectuer l'opération ; si un seul contrôle échoue, les données restent masquées. Découvrez le fonctionnement sur la page Données personnelles et confidentielles.
Jusqu'au niveau du fichier. Accès par archive, couche, dossier et fichier ; contrôle précis de la consultation, de la modification et du partage. Les autorisations proviennent des groupes de sécurité et sont définies séparément pour chaque société. Détails sur la page Gestion des droits.
Non. Grâce au système de délégation, un utilisateur transfère son travail à une ou plusieurs personnes pour une période donnée, sans qu'il soit nécessaire de définir des autorisations supplémentaires. Pour chaque action effectuée par délégation, il est enregistré au nom de qui elle a été réalisée.
Tout. Des centaines de types d'opérations, de l'aperçu d'un document à la modification d'une autorisation, sont enregistrés avec l'utilisateur, l'heure ainsi que les anciennes et nouvelles valeurs. Les journaux ne peuvent être ni modifiés ni supprimés depuis l'application : l'historique reste tel quel. Détails sur la page Journal d'événements détaillé.
Oui. Vous créez des liens limités dans le temps et en nombre d'utilisations : validité de 1 heure à 1 an et, si nécessaire, consultation unique. À l'expiration du délai ou une fois la limite atteinte, le lien se désactive de lui-même ; chaque consultation est enregistrée avec la date, l'heure et l'adresse IP. Détails sur la page Partage sécurisé.
Bien sûr, et il fait même davantage. Qui plus est, sur votre propre serveur. Vos collaborateurs enregistrent leurs fichiers et les partagent entre eux et avec des utilisateurs externes, tandis que vous définissez quotas, mots de passe et durées par dossier. Le confort de Google Drive, Dropbox ou OneDrive, avec le contrôle de l'entreprise.
Oui. Factures, comptes clients et fournisseurs, stocks, banque, commandes, achats, ventes, production et gestion d'entrepôt au même endroit. Sont également inclus des circuits d'approbation dynamiques basés sur des règles pour les achats, la production et les ventes, des listes de prix et des stocks réservés pour les commerciaux.
Non. Vous connectez vos comptes e-mail personnels et professionnels à Documenos® et lisez et répondez à vos e-mails depuis le même écran. Calendrier partageable, liens de prise de rendez-vous externes, messagerie instantanée et appels vidéo en un clic depuis le navigateur sont intégrés à la plateforme.
Oui. Il importe automatiquement les utilisateurs depuis Microsoft Active Directory et les logiciels RH, ainsi que les fichiers depuis FTP et les disques locaux ; il fonctionne avec les fichiers Excel, texte, XML et JSON ainsi qu'avec les bases de données MariaDB, MS SQL, MySQL, PostgreSQL et SQLite. Détails sur la page Sources de données.
Postulez, faisons connaissance, définissons ensemble le modèle de solution et lançons le premier projet. Une opportunité pour les éditeurs de logiciels, les consultants, les fournisseurs de solutions sectorielles et les sociétés ERP/CRM d'associer leur expertise à une plateforme puissante. Pour postuler, rendez-vous sur la page Devenez partenaire de solutions.