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Intégrez les données de vos systèmes externes à vos flux de travail.
Certains modules de Documenos® peuvent être configurés pour lire des données depuis des sources externes ou y écrire des données. Il suffit pour cela de définir d'abord la connexion comme une « Source de données ».
L'organigramme peut être lu à intervalles réguliers à partir d'un fichier Excel dans le panneau d'administration. Pour cela, le fichier Excel doit être défini comme Source de données.
Si une avance de plus de 1000 USD est demandée dans un « Formulaire de mission », l'approbation du responsable comptable peut être exigée. Après approbation, certaines données du formulaire peuvent être enregistrées dans une base de données MS SQL Server depuis la chaîne de signature et d'approbation ; cette connexion doit au préalable être définie comme Source de données.
Pour une connexion à une base de données, vous saisissez le nom ou l'adresse IP du serveur, le port, le nom de la base, les identifiants et, si nécessaire, des paramètres supplémentaires ; le système génère lui-même la chaîne de connexion. Les sources de fichiers pointent vers un fichier situé dans un sous-répertoire choisi de l'un des espaces de stockage de Documenos®.
Une source définie une seule fois est utilisable depuis différents endroits de la plateforme.
Actions « Lire un enregistrement depuis la base de données » et « Exécuter une commande sur la base de données » dans les documents, formulaires, processus, workflows et tâches ; les paramètres sont renseignés à partir des champs du formulaire.
Les sources MS SQL, PostgreSQL, MySQL et MariaDB marquées peuvent être utilisées directement dans le concepteur de tableaux de bord de business intelligence.
Les données des fichiers Excel et texte sont transférées vers l'organigramme, les utilisateurs ou un jeu de données à la fréquence que vous définissez.
Les colonnes de la source sont associées aux champs cibles et l'intervalle d'import est défini en minutes. Vous choisissez l'un des trois modes : ajout uniquement, ajout et mise à jour ou ajout, mise à jour et suppression des éléments absents de la source.
Avant d'enregistrer, vérifiez en un clic que la connexion ou le fichier est lisible.
Chaque source de données appartient à une entreprise ; dans une structure multi-entreprises, les sources ne se mélangent pas.
La consultation et la modification des sources relèvent de droits distincts ; les sources peuvent être activées ou désactivées.
L'ajout, la mise à jour et la suppression de sources de données sont enregistrés dans le journal système.
Pour ouvrir la liste, ouvrez le Panneau de configuration ; dans l'onglet Gestion du système, cliquez sur le lien « Sources de données » sous l'option de menu Données.
