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Il offre la possibilité de créer un plan de classement en fonction des types de documents et d'organiser tous les documents dans une structure standard.
Il définit des champs personnalisés pour différents types de documents et facilite la gestion de chaque type de document en fonction de ses besoins
Il gère les durées de conservation des documents et suit des processus automatiques d'archivage ou de destruction.
Il offre des fonctionnalités de liste et de partage pour distribuer facilement des documents à des groupes ou des utilisateurs spécifiques.
Définit qui peut accéder au document ; augmente la sécurité en attribuant des niveaux d'accès spécifiques aux utilisateurs ou aux groupes
Il définit les processus de signature numérique et d'approbation des documents ; garantit que chaque étape est traçable et sécurisée.
Il vous permet de créer des modèles de documents et de formulaires adaptés à vos besoins et de les modifier facilement avec une interface glisser-déposer.
Il accélère les processus grâce à la fonction de téléchargement et d'archivage en masse de documents à partir de dossiers spécifiques ou de pièces jointes à des e-mails.
Il facilite le suivi et l'organisation des processus métiers en définissant les tâches liées aux documents.
Vous pouvez concevoir des formulaires complexes composés de champs et de tableaux en les connectant aux sources de données souhaitées.
Définissez qui fera quelle action dans quel ordre sur les formulaires. Il est possible de concevoir le cycle de vie de chaque formulaire avec des possibilités illimitées et les options les plus flexibles.
Vous pouvez créer des règles à votre guise pour que les formulaires puissent être préparés. Vous pouvez compliquer vos règles sans écrire une seule ligne de code et en utilisant différentes options telles que et / ou / égal / contient / ne comprend pas / supérieur à / inférieur à / commence par.
Lors de la publication de vos formulaires, vous pouvez les rendre spécifiques à une unité ou à un groupe donné, ou vous pouvez les rendre accessibles sur Internet afin que des personnes du public puissent remplir le formulaire et suivre les processus métier de votre organisation avec ces formulaires.
Vous pouvez analyser les informations contenues dans les formulaires à tout moment. Vous pouvez obtenir les rapports souhaités pour les données de formulaire sur des tableaux croisés dynamiques.
Vous pouvez archiver votre document et traiter les données selon les règles que vous souhaitez. De plus, en utilisant les capacités du module d'archives numériques, vous pouvez automatiquement archiver et mettre à disposition toutes sortes de données provenant de sources illimitées.
Il fournit des déclencheurs (mail, sms, exe, api etc.) pour les événements qui se produisent pendant le cycle de vie des documents (création, approbation, signature, retour, rejet, finalisation). Il vous permet également de créer des documents à partir d'emails entrants en écoutant vos emails d'entreprise.
Il offre la possibilité aux utilisateurs internes et externes d'ajouter des signatures électroniques aux processus documentaires.