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La gestion documentaire de Documenos® va au-delà de la simple gestion de documents : elle analyse vos données et produit des statistiques pertinentes qui éclairent vos décisions. Elle enregistre chaque opération et fournit des analyses pour gagner en efficacité et automatiser vos processus, permettant ainsi aux organisations d'atteindre leurs objectifs stratégiques plus rapidement et plus efficacement.
La transformation numérique ne peut aboutir sans gestion des processus. Documenos® vous propose un système de gestion documentaire et un système de gestion des processus intégrés à 100 %, dotés de méthodes entièrement nouvelles, flexibles et simples.
Permet de créer un plan de classement par type de document et d'organiser tous les documents selon une structure standard.
Définit des champs spécifiques pour chaque type de document et facilite leur gestion selon leurs besoins propres.
Gère les durées de conservation des documents et suit les processus d'archivage ou de destruction automatiques.
Propose des fonctions de listes et de partage pour diffuser facilement des documents à des groupes ou utilisateurs précis.
Définit qui peut accéder à un document et renforce la sécurité en attribuant des niveaux d'accès précis aux utilisateurs ou aux groupes.
Définit les processus de signature numérique et d'approbation des documents, en garantissant la traçabilité et la sécurité de chaque étape.
Permet de créer des modèles de documents et de formulaires adaptés à vos besoins et de les modifier facilement par glisser-déposer.
Accélère les processus grâce à l'import et à l'archivage en masse de documents depuis des dossiers précis ou des pièces jointes d'e-mails.
Facilite le suivi et l'organisation des processus métier en définissant des tâches liées aux documents.
Concevez des formulaires complexes composés de champs et de tableaux, reliés aux sources de données de votre choix.
Définissez qui effectue quelle action sur les formulaires et dans quel ordre. Le cycle de vie de chaque formulaire peut être conçu avec des possibilités illimitées et les options les plus flexibles.
Créez les règles de votre choix pour la préparation des formulaires. Sans écrire une seule ligne de code, vous pouvez élaborer des règles avancées à l'aide d'options telles que et / ou / égal à / contient / ne contient pas / supérieur à / inférieur à / commence par.
Lors de la publication, vous pouvez réserver vos formulaires à un service ou à un groupe précis, ou les rendre accessibles sur Internet afin que le public puisse les remplir et que votre organisation suive ses processus métier grâce à ces formulaires.
Analysez à tout moment les informations contenues dans les formulaires. Obtenez les rapports de votre choix sur les données des formulaires grâce aux tableaux croisés dynamiques.
Archivez vos documents et traitez vos données selon les règles de votre choix. Grâce aux capacités du module d'archivage numérique, vous pouvez aussi archiver automatiquement tout type de données et les rendre accessibles depuis des sources illimitées.
Fournit des déclencheurs (e-mail, SMS, exe, API, etc.) pour les événements survenant tout au long du cycle de vie des documents (création, approbation, signature, retour, rejet, finalisation). Il peut également surveiller vos messageries d'entreprise et créer des documents à partir des e-mails reçus.
Permet aux utilisateurs internes et externes d'apposer une signature électronique dans les processus documentaires.