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Qui a fait quoi, quand et où ?
Documenos® regroupe les journaux qui suivent le détail des accès et des opérations dans un seul espace "Journaux". Des centaines de types d'opérations sont enregistrés, de la connexion aux modifications d'autorisations, de l'aperçu d'un document au déplacement d'un fichier dans l'archive.
Connexions/déconnexions, modifications des autorisations d'utilisateurs et de groupes, délégations, paramètres d'intégration et de configuration. Tous les détails de l'entrée s'affichent en un clic.
Activité des documents, processus, workflows et tâches : consultation, téléchargement, partage, renvoi, annulation, transfert, commentaires, pièces jointes et vérification de signature.
Import, téléchargement, déplacement, copie, suppression, restauration, partage et OCR, avec l'emplacement du fichier avant et après l'opération.
Création, mise à jour et renouvellement des contrats, changements de statut et modifications des clauses.
Le journal Drive affiche aussi les accès aux dossiers partagés et les tentatives de connexion échouées ; les modifications du contenu du site web sont également enregistrées séparément.
Les tâches invisibles pour l'utilisateur sont aussi suivies : si un e-mail n'est pas parti ou si un service a échoué, vous en trouvez la cause dans le journal.
Suivi et gestion détaillés des rappels de processus : module, utilisateur, priorité, statut, date de début et d'achèvement.
Envois d'e-mails, de SMS et d'e-Documents : destinataire, objet, heures de mise en file et d'achèvement, et résultat.
Messages des services d'arrière-plan, état des opérations du service d'archive et informations de serveur, d'utilisateur et d'IP des erreurs survenues.
Pour consulter l'historique d'un document, d'un processus, d'un contrat ou d'un dossier d'archive, inutile d'aller dans l'écran Journaux : le journal s'ouvre directement depuis l'enregistrement.
Chaque écran de journal requiert une autorisation distincte ; les journaux d'archive sont en outre filtrés par archive et par niveau. Chacun ne voit que les enregistrements qu'il est autorisé à consulter.
Les journaux sont proposés en lecture seule ; aucun écran ne permet de modifier ou de supprimer une entrée. L'historique reste tel quel.
Suivi de la performance de l'organisation grâce aux synthèses du contenu de l'archive, aux rapports d'analyse des processus et aux rapports d'analyse du contenu des documents. Les opérations d'archive sont automatiquement résumées chaque jour et chaque mois par utilisateur, archive, niveau et opération.
Des rapports affinables selon les besoins de chaque utilisateur : filtres de période et de colonnes sur chaque écran, vues pivot dans les rapports d'analyse.
