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Suivez automatiquement les e-mails reçus sur vos comptes d'entreprise et créez facilement des workflows.
Demande, réclamation ou candidature : chaque e-mail reçu sur les adresses de votre entreprise arrive dans une liste de Documenos®, est vu par son responsable et devient une tâche tracée.
Un service d'arrière-plan lit vos boîtes aux lettres aux intervalles que vous définissez ; un même e-mail n'est jamais récupéré deux fois.
L'e-mail est enregistré avec toutes ses pièces jointes dans la liste "E-mails entrants" ; l'écran des responsables se met à jour instantanément.
Le responsable prévisualise l'e-mail et ses pièces jointes, puis choisit le modèle à utiliser pour le traiter.
En un clic, il devient un document ou un workflow lancé ; la chaîne d'approbation se déroule à partir de là.
Connectez-vous à votre serveur de messagerie d'entreprise via IMAP ou POP3 et choisissez le serveur, le port et le type d'authentification.
Avec les options SSL et STARTTLS, les connexions sont établies via TLS 1.2 / 1.3.
Vérifiez en un clic que la boîte aux lettres est accessible avant d'enregistrer les paramètres.
Autant d'adresses que nécessaire par société, chacune avec son propre intervalle de vérification en minutes.
En IMAP, seuls les e-mails non lus sont récupérés, puis marqués comme lus sur le serveur ; les e-mails du serveur ne sont ni déplacés ni supprimés. Chaque boîte aux lettres est attribuée aux services, groupes et utilisateurs chargés de contrôler et traiter ses e-mails.
Définissez plusieurs modèles pour chaque boîte aux lettres ; le responsable choisit celui qui convient à l'e-mail.
Un document est créé à partir du modèle de formulaire choisi. L'objet, l'adresse de l'expéditeur et le contenu de l'e-mail sont inscrits dans les champs du formulaire que vous définissez, et les pièces jointes sont ajoutées au document. Le service propriétaire et la chaîne d'approbation proviennent du modèle ou sont définis séparément ; le numéro du document et son PDF sont générés automatiquement.
Le workflow choisi démarre à sa première étape avec l'expéditeur, l'objet et le contenu. Les déclencheurs du workflow s'exécutent et les personnes assignées reçoivent leurs notifications habituelles.
Pour démarrer rapidement, les modèles de formulaires comprennent aussi le "Formulaire de demande reçue par e-mail" (FRM-072).
Les e-mails ne se transforment pas d'eux-mêmes en documents ; une personne autorisée les voit et les traite un par un. Vous pouvez ignorer les e-mails inutiles (obsolète, demande retirée) ou les supprimer (spam, informations manquantes, hors sujet). Le statut de plusieurs e-mails peut être modifié en une seule fois.
Prévisualisez l'e-mail et ses pièces jointes dans le navigateur et téléchargez toutes les pièces jointes en une fois.
Recherche en texte intégral par date, expéditeur, objet, destinataire et contenu de l'e-mail.
La consultation et la modification des paramètres, ainsi que l'accès et le traitement de toutes les boîtes aux lettres, relèvent d'autorisations distinctes.
