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Partagez, et décidez avec qui, pour combien de temps et combien de fois.
Collaborez en toute sécurité en partageant des documents avec des utilisateurs externes via des liens à durée et usage limités ou par e-mail, et gardez un accès contrôlé au contenu partagé.
Les devis, commandes, bons de stock et de production sont partagés sous forme de PDF générés avec le modèle de votre choix. Plusieurs documents peuvent être partagés en une seule fois.
Chaque partage a une durée de validité et une limite de téléchargements ou de consultations. À l'expiration du délai ou au dépassement de la limite, le lien devient automatiquement invalide ; vous n'avez pas à le révoquer.
1 heure, 1 jour, 1 semaine, 1 mois ou 1 an.
1, 10, 100 ou illimité. Limite de consultations pour les documents : si nécessaire, un document ne peut être consulté qu'une seule fois.
Avant de télécharger, le destinataire voit qui a partagé, les dates de partage et d'expiration, la limite et la description.
Dans Drive, vous partagez un dossier plutôt qu'un fichier : l'utilisateur externe dispose de son propre espace de travail dans ce dossier.
Vous pouvez partager un dossier de votre espace Drive avec d'autres utilisateurs Documenos® ou avec une adresse e-mail.
Le mot de passe est envoyé à l'utilisateur externe par e-mail. Des tentatives infructueuses répétées verrouillent temporairement l'accès.
Partage en lecture seule ou en écriture : l'import et la suppression nécessitent le droit d'écriture.
En définissant un quota sur le dossier, vous limitez la taille totale des fichiers que l'autre partie peut importer.
Vous pouvez fixer librement la date de fin du partage d'un dossier ou le laisser sans limite de durée. L'utilisateur externe peut prévisualiser et télécharger les fichiers dans le navigateur.
Chaque consultation et téléchargement est enregistré avec la date, l'heure et l'adresse IP ; votre liste de partages affiche l'état de chaque lien et le nombre de téléchargements. Les accès de l'utilisateur externe au dossier, ses tentatives échouées, ainsi que les fichiers importés et supprimés apparaissent dans le journal Drive.
Pouvoir consulter un document ne signifie pas pouvoir le partager ; le partage est accordé par une autorisation distincte. Les administrateurs voient et peuvent clôturer tous les partages de documents de l'organisation depuis un seul écran ; chaque partage est consigné dans le journal système.
