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Des chaînes de signature et d'approbation, sans écrire de code.
Le système de gestion des workflows de Documenos® mérite pleinement le qualificatif de "flexible", car sa technique de modélisation des étapes métier offre des capacités uniques.
Grâce à une vaste bibliothèque de concepts, les flux de structures comptant des milliers d'unités et des dizaines de milliers d'employés sont gérés avec un modèle unique.
Les tâches peuvent être définies individuellement ou en groupe, selon les conditions que vous fixez.
Vous modélisez tous les scénarios dont vous pourriez avoir besoin simplement en saisissant des données dans les écrans de paramétrage.
Pour comprendre le fonctionnement du système, passons rapidement en revue trois exemples.
Une chaîne simple de signature et d'approbation en cinq étapes, toutes de type "Tâche unique" :
La présence d'un compte "Groupe de sécurité" à la quatrième étape ne signifie pas qu'il s'agit d'une tâche de groupe. Pour qu'une tâche soit une tâche de groupe, plusieurs personnes doivent intervenir à cette étape.
Le document est déposé dans la boîte de réception de tous les membres du groupe ; dès que l'un d'eux traite la tâche, elle disparaît de toutes les boîtes. Le traitement ne dépend pas d'une seule personne : n'importe quel membre disponible peut s'en charger.
Contrairement au premier exemple, la tâche de l'étape 3 est une tâche de groupe. Lorsque le responsable d'unité de l'étape 2 a terminé sa tâche, le document est distribué simultanément aux personnes/groupes de cette étape. Mais quel est exactement l'intérêt d'une tâche de groupe ? Imaginons qu'il s'agisse d'un "Ordre de mission" : l'utilisateur a créé un document pour partir en mission, son responsable l'a approuvé et, à la troisième étape, le document a été transmis simultanément à trois destinataires :
Organise les réservations de billets et d'hôtel.
Si le collaborateur a demandé une avance, verse le montant sur son compte.
Fait le nécessaire pour archiver le formulaire dans le dossier du personnel.
Si ces trois personnes/groupes devaient intervenir l'un après l'autre comme dans le premier exemple, les équipes Voyages et Comptabilité, au minimum, prendraient du retard en s'attendant mutuellement. Les tâches de groupe permettent de mener les travaux en parallèle.
Supposons que vous ayez défini 5 personnes/groupes différents pour une tâche de groupe. Leurs tâches n'ont pas besoin d'être identiques : certains signent, d'autres initient, d'autres approuvent, d'autres encore exécutent. Chaque rôle peut être un compte utilisateur, un responsable d'unité ou un compte de groupe. C'est la règle que vous définissez qui détermine quand la tâche de groupe est considérée comme terminée.
La tâche attend que toutes les étapes du groupe soient terminées avant de passer à l'étape suivante. Prenons les décisions de commission : vous ajoutez les membres de la commission à la tâche de groupe et indiquez que tous doivent signer.
Les membres pourraient aussi signer l'un après l'autre, mais la durée totale s'allonge alors et un seul membre retardataire fait attendre tout le monde.
L'achèvement d'un certain nombre de tâches parmi les étapes du groupe peut être jugé suffisant. Par exemple, si 5 signatures suffisent pour que les décisions d'un conseil d'administration de 10 membres entrent en vigueur, il vous suffit d'indiquer 5 tâches dans la règle du groupe.
Si les membres restants souhaitent aussi signer, aucun problème : le document n'est pas retiré de leur boîte de réception et ils peuvent accomplir leur tâche quand ils le souhaitent.
Prenons un formulaire d'approbation d'achat. Une personne a soumis une demande ; le premier approbateur est le responsable des achats, suivi du directeur général adjoint. Nous souhaitons cependant que le directeur général adjoint n'intervienne dans la chaîne d'approbation que pour les achats dépassant un certain montant :
Il suffit de définir une règle (appelons-la X) à la troisième étape de la chaîne et de l'associer comme condition au directeur général adjoint. Si la demande d'achat remplit la condition, le système intègre cette étape à la chaîne de signature et d'approbation. Pour en savoir plus sur la définition des conditions, consultez la rubrique correspondante.
