Comment fonctionnent les chaînes de signature et d’approbation
Le système de flux de travail de Documenos® diffère de ses homologues du monde entier à bien des égards. Le système de gestion des flux de travail de Documenos® mérite pleinement l'adjectif « flexible ». Parce que la technique de modélisation des étapes de travail possède des capacités uniques. Comme il fonctionne avec une architecture orientée organigramme et dispose d'une très grande bibliothèque de concepts, les flux de travail dans de grandes structures composées de centaines, voire de milliers d'unités et de dizaines de milliers d'employés peuvent être gérés très facilement avec un seul modèle.
Dans les chaînes de signature et d'approbation Documenos®, les tâches peuvent être définies individuellement ou en groupe, avec un modèle flexible en fonction des conditions 100% dynamiques que vous déterminez. Vous pouvez modéliser toutes les possibilités dont vous pourriez avoir besoin dans la vie professionnelle, sans écrire de code, en saisissant simplement des données dans les écrans de définition. Tout d’abord, expliquons brièvement trois exemples différents pour comprendre le fonctionnement du système. La première est une simple chaîne de signature et d'approbation en cinq étapes, qui sont toutes des « tâches uniques » :
Dans l'exemple ci-dessus, toutes les étapes contiennent des tâches uniques. Ce n’est pas parce qu’il y a un compte de groupe à la quatrième étape que cette étape est une tâche de groupe.
Pour qu’une tâche soit une tâche de groupe, plusieurs personnes doivent effectuer la tâche à cette étape.
Dans l'exemple ci-dessus, avoir un compte « Groupe de sécurité » à l'étape 4 ne signifie pas que tous les membres de ce groupe doivent effectuer la tâche lorsque le document atteint cette étape. Le document est enregistré dans la boîte de réception de tous les membres de ce groupe de sécurité. Lorsqu'un membre du groupe termine la tâche, l'intégralité du document est supprimée de sa boîte de réception. En réalité, cette tâche est une tâche unique. Il suffit qu’une seule personne accomplisse la tâche pour que le document passe à l’étape suivante. L'avantage d'utiliser des comptes de groupe pour des tâches uniques n'est pas de rendre l'opération dépendante d'une seule personne, mais de garantir que tout membre approprié du groupe peut effectuer l'opération.
Le deuxième exemple ci-dessous montre une chaîne de signature et d'approbation en cinq étapes :
Contrairement au premier exemple, la tâche de la 3ème étape est une tâche de groupe. Lorsque le responsable d'unité de l'étape 2 termine sa tâche, le document est distribué simultanément aux personnes/groupes de cette étape. Ces trois personnes/groupes sont chargés de réaliser la tâche simultanément.
Quel est exactement le but de la tâche de groupe ?
Disons qu'il s'agit d'un « formulaire d'affectation », à la première étape, l'utilisateur a créé un document pour accéder à la tâche et l'a transmis à un administrateur pour approbation. Le manager l'a approuvé, et dans la troisième étape, il a été transmis simultanément à deux groupes différents nommés « Équipe de voyage » et « Équipe de comptabilité » et au responsable des ressources humaines. La "Travel Team" s'occupe des billets et des réservations d'hôtel. L'« Équipe comptable », quant à elle, transfère de l'argent sur le compte du personnel pair si l'employé qui prendra son service a demandé une avance d'argent. Le responsable RH intervient uniquement pour archiver la fiche de poste dans le fichier du registre du personnel.
Si ces trois comptes de personne/groupe différents devaient effectuer respectivement des transactions, comme dans le premier exemple, au moins « l'équipe de voyage » et « l'équipe comptable » seraient retardées dans la réalisation des transactions car elles devraient s'attendre l'une l'autre. Définir ainsi les tâches de groupe afin que les travaux puissent être effectués simultanément facilitera les choses.
Quand la tâche passe-t-elle à l’étape suivante ?
Lors de la définition d'une tâche de groupe, par exemple, vous avez défini 5 personnes/groupes différents à cette étape. Tout d’abord, chacune de ces 5 tâches ne doit pas nécessairement être la même, certains peuvent signer, certains peuvent parapher, certains peuvent approuver et certains peuvent faire le nécessaire. Tous ces 5 rôles sont un compte utilisateur ou un administrateur d'unité ou un compte de groupe, etc. Le moment où une tâche de groupe sera considérée comme terminée est déterminé par une définition que vous déterminez.
Si vous le souhaitez, vous pouvez demander à toutes les étapes du groupe de terminer leur travail. Dans ce cas, la tâche attend que toutes les étapes du groupe soient terminées avant de passer à l'étape suivante. Les décisions des commissions en sont un exemple. Disons qu'un document a franchi certaines étapes et doit être distribué pour que tous les membres d'un comité puissent le signer. Dans ce cas, vous pouvez ajouter les membres de la commission à la tâche de groupe et préciser que chacun doit en règle générale terminer le processus. Ne peut-on pas faire signer les membres de la commission un par un ? Bien sûr, c'est possible, mais dans ce cas, la durée totale sera plus longue. De temps en temps, si un membre de la commission continue de signer le document pour une raison quelconque, tout le monde attendra ce membre.
Une autre option pour qu'une tâche de groupe soit considérée comme terminée consiste à considérer que l'achèvement de N tâches parmi les étapes du groupe est suffisant pour que cette étape soit considérée comme terminée. Disons que vous disposez d'un document de décisions de réunion du conseil d'administration. Le conseil d'administration est composé de 10 membres et il suffit pour que ces décisions entrent en vigueur si 5 personnes les signent. Dans ce cas, vous pouvez inclure les membres du conseil d'administration dans le groupe et indiquer que la règle de groupe est suffisante pour accomplir 5 tâches.
Ainsi, après la signature du cinquième membre, les membres restants continueront-ils le flux de documents sans signer ? Et si les membres restants voulaient également signer ?
Aucun problème. Oui, le document continuera son chemin, mais comme le document ne sera pas supprimé de la boîte de réception des membres restants, ils pourront remplir leurs fonctions quand ils le souhaitent.
Quelle est la condition ? Comment ça marche ?
Notre troisième exemple ci-dessous concerne le flux de la chaîne de signature et d’approbation conditionnelle. Dans cet exemple, disons que le document dont nous disposons est un formulaire de confirmation d'achat. Une personne a fait une demande. Le responsable des achats est la première personne à approuver. Le deuxième en ligne devrait être le directeur général adjoint. Cependant, nous souhaitons que le directeur général adjoint soit inclus dans la chaîne d'approbation uniquement pour les achats dépassant un certain nombre. L'organigramme est le suivant :
Il suffira de définir une règle (appelons-la X) et de joindre cette règle comme condition au directeur général adjoint dans la troisième étape de la chaîne de signature et d'approbation. Si la demande d'achat respecte la condition, le système inclura cette étape dans la chaîne de signature et d'approbation. Pour des informations détaillées sur les définitions de conditions, consultez le titre de la rubrique correspondante.
