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Le module d'archives de l'application enregistre et préserve le patrimoine culturel des entreprises et des institutions. Il sert à sauvegarder les sources d'information produites en exemplaire unique sur support imprimé ; à offrir un accès multiple aux sources en exemplaire unique ; à réduire les coûts du papier et du stockage ; à mettre en œuvre des solutions de gestion de contenu d'entreprise ; à assurer la conservation des archives ; à préserver l'intégrité des objets numériques face à l'évolution technologique tout en permettant la consultation, l'accès et l'utilisation des ressources ; et à rendre disponibles des millions de livres, pages, photos, vidéos ou enregistrements sonores ainsi que toutes sortes de données numérisées conservés dans les bibliothèques et archives documentaires de l'entreprise ou de l'institution, qui ne parviennent jamais aux utilisateurs depuis leurs rayonnages ou leurs réserves.
Les principaux avantages que votre organisation tirera de l'archivage électronique de documents grâce à cette application sont les suivants : Grâce à l'infrastructure de gestion multi-archives, les processus de numérisation de différentes archives peuvent être gérés simultanément à différents niveaux. L'objectif des documents à obtenir peut être défini et géré facilement depuis l'interface de gestion. Les API, qui fournissent des données pour différentes applications, offrent des possibilités d'accès aux données illimitées. Le système multi-archives permet de prendre des décisions adaptées au niveau de qualité requis pour chaque projet. La gestion des supports numériques et des options d'accès est simplifiée. Les possibilités offertes par la numérisation aux utilisateurs de cet environnement sont également gérées. La diversité des environnements de stockage de supports numériques (lents ou rapides, sécurisés ou moins sécurisés) permet de choisir en fonction des besoins et du budget.
Conformément à la législation sur la protection des données personnelles, les paramètres de sécurité les plus avancés peuvent être appliqués à différents niveaux pour chaque archive.
Les options de chargement de données dans l'archive d'enregistrements électroniques sont très variées pour répondre aux besoins de l'organisation. Les enregistrements électroniques peuvent être importés via SOAP-API ou REST-API. Grâce à un simple paramétrage, l'application peut surveiller le serveur FTP ou l'emplacement DISQUE de votre choix et archiver automatiquement les contenus qui y sont enregistrés.
Gère les processus de numérisation. Permet de définir un nombre illimité de champs d'index dynamiques pour chaque archive.
Gère les archives physiques selon des niveaux hiérarchiques tels que bâtiment, salle, armoire et étagère, ainsi que les types d'éléments qu'elles contiennent.
En plus de la gestion des niveaux d'accès, propose des paramètres d'accès au niveau de l'archive, de la couche et du dossier. Offre aux chercheurs un accès temporaire et contrôlé aux archives.
Charge en continu et automatiquement des données dans le système d'archives depuis des espaces disque ou des serveurs FTP.
Répartit les processus de production d'archives numériques sur plusieurs couches pour sécuriser les processus, simplifier les tâches complexes et mesurer la performance.
Permet de partager des documents en toute sécurité avec des utilisateurs internes ou externes.
Permet d'effectuer depuis le navigateur des dizaines de fonctions sur les photos : recadrage, rotation, réglage du contraste, de la couleur ou de la netteté. Vous pouvez aussi découper des passages de vidéos pour en créer de nouvelles.
Fournit des statistiques d'utilisation des archives, l'historique des mouvements de fichiers et l'analyse des accès.
Offre des fonctions de recherche et d'accès basées sur les autorisations pour les documents contenant des données confidentielles ou personnelles.
Les droits d'accès peuvent être définis différemment pour chaque archive et personnalisés par couche ou par dossier.
Vous pouvez définir en détail qui peut accéder à chaque élément de l'archive, quand et d'où, et s'il peut modifier, télécharger ou partager les données consultées.
Rend les images ajoutées à l'archive consultables grâce à l'OCR automatique. À l'aide de l'intelligence artificielle (IA), il convertit la parole des fichiers audio en texte dans plus de 100 langues et permet la recherche dans les vidéos.
Permet aux utilisateurs de gérer leurs documents personnels dans des dossiers privés.
Vous pouvez gérer plusieurs archives au sein de chaque entreprise. Chaque archive peut être conservée dans un espace de stockage distinct, avec ses propres règles et politiques de sécurité.
Vous pouvez appliquer l'OCR automatique aux archives et indexer automatiquement des métadonnées telles que IPTC et EXIF.
Le contenu d'une archive peut être importé automatiquement et en continu depuis un disque ou un serveur FTP.
Documenos® fournit tous les outils nécessaires pour mener le travail d'archivage comme un processus, selon des méthodes scientifiques.