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Une signature n'est pas une image apposée sur un document.
Dans Documenos®, la signature électronique est une structure cryptographique inscrite dans le fichier lui-même : si un seul octet du document change après la signature, celle-ci devient invalide. La signature répond donc non seulement à la question « qui a approuvé ? », mais aussi à « ce document a-t-il été modifié depuis ? »
La signature s'effectue depuis l'écran de Documenos®, en tant que tâche liée au document ; inutile de transférer le document vers une autre application pour le signer.
Tous les types de fichiers ne peuvent pas être signés de la même manière. Documenos® produit quatre formats distincts et le système détermine lequel appliquer à chaque fichier :
Pour les documents XML.
Pour les fichiers binaires et génériques.
Pour les PDF. La signature est intégrée au PDF, le fichier reste un PDF et s'ouvre toujours dans n'importe quel lecteur PDF.
Pour les charges utiles JSON et de services web.
Les signatures sont produites avec la bibliothèque DSS développée par la Commission européenne, aux formats XAdES, CAdES, PAdES et JAdES définis par eIDAS ; elles respectent donc la structure standard définie dans l'Union européenne et peuvent être lues et vérifiées par d'autres systèmes compatibles avec ces normes.
Nous préférons le dire clairement : la certification eIDAS est accordée au prestataire de services de confiance, et non au logiciel. Ce qui détermine la valeur juridique de votre signature, c'est le prestataire auprès duquel vous avez obtenu votre certificat qualifié. La responsabilité de Documenos® est de produire correctement, avec ce certificat, une signature conforme aux normes.
La durée pendant laquelle une signature reste vérifiable dépend du niveau auquel elle a été produite. Documenos® produit les quatre :
Signature de base.
Un horodatage est ajouté à la signature.
Validation à long terme.
Niveau d'archivage ; la signature reste vérifiable de nombreuses années plus tard.
Cette distinction est particulièrement utile pour les documents à longue durée de conservation : un engagement que vous devez conserver quinze ans, signé aujourd'hui au niveau de base, risque de ne plus être vérifiable des années plus tard. Un document signé au niveau LTA reste vérifiable pendant toute la durée définie dans votre plan de conservation.
Le vrai risque de la signature électronique n'est pas qu'elle soit techniquement invalide, mais qu'une personne signe avec le certificat d'une autre. Pour l'empêcher, Documenos® compare au moment de la signature le titulaire du certificat avec l'utilisateur du système ; en cas de non-correspondance, la signature est refusée.
Résultat : même en possession du token USB d'une autre personne, un utilisateur ne peut pas signer sa propre tâche avec celui-ci. La personne dont la signature apparaît dans le système est bien celle qui a signé.
Le format, le niveau, le mode d'encapsulation, le type de conteneur et l'algorithme de hachage de la signature sont définis au niveau de l'organisation. Si ces paramètres sont marqués comme « obligatoires », l'utilisateur ne peut pas s'en écarter lors de la signature.
Concrètement, l'organisation définit une fois pour toutes sa norme de signature : les utilisateurs n'ont plus à comprendre chaque option technique ni à risquer de se tromper. C'est un paramètre dont la valeur croît avec le nombre de documents : des archives entièrement signées selon la même norme éliminent d'emblée les mauvaises surprises des années plus tard.
Dans Documenos®, la signature n'est pas une opération isolée effectuée dans une application distincte ; c'est une étape de la chaîne de signature et d'approbation. Lorsqu'un document vous parvient, vous voyez la tâche dans votre boîte de réception, vous signez et le document poursuit son chemin. La chaîne permet de vérifier que le signataire est bien habilité à cette étape.
Toutes les étapes de la chaîne ne doivent pas être validées de la même façon : les approbations internes se font d'un clic, tandis que l'étape finale ayant une portée juridique peut être finalisée par signature électronique. Vous exigez pour chaque étape exactement le niveau de garantie nécessaire.
La signature s'effectue avec un token USB : l'utilisateur ouvre la tâche depuis sa boîte de réception, branche son token et signe. Si un document comporte plusieurs fichiers — le document principal et ses pièces jointes —, ils sont signés ensemble.
La signature n'est pas non plus une fonction réservée au module documentaire : les flux de contrats, de qualité et de formulaires reposent sur la même infrastructure de signature.
