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Votre calendrier de rendez-vous et de réunions, directement dans votre logiciel de gestion.
Le calendrier Documenos® permet à chacun dans votre organisation de gérer ses réunions, entretiens et événements depuis un seul écran. Consultez les prochaines heures ou le mois entier.
Connectez l'agenda Documenos® à l'agenda du compte de messagerie que vous utilisez déjà. Les rendez-vous créés dans Documenos® apparaissent dans Google Agenda ou Outlook, et les réunions ajoutées là-bas apparaissent dans Documenos®, sans rien saisir deux fois.
Agendas Gmail et Google Workspace, connectés en vous identifiant avec votre compte Google.
Agendas Outlook et Microsoft 365, connectés en vous identifiant avec votre compte Microsoft.
Votre agenda iCloud, connecté via le standard CalDAV.
Les agendas Nextcloud, Fastmail, Zimbra, Synology et Radicale sont également pris en charge.
Vous pouvez connecter plusieurs agendas, chaque connexion ayant ses propres paramètres.
Envoyez les rendez-vous Documenos® uniquement vers l'agenda externe, importez uniquement les événements externes dans Documenos®, ou synchronisez les deux côtés dans les deux sens.
Si vous le souhaitez, vos rendez-vous n'apparaissent dans l'agenda externe que comme « Occupé » ; les titres et descriptions restent dans Documenos®.
Les comptes Google et Microsoft n'autorisent l'accès qu'à votre agenda, pas à vos e-mails. Les informations de connexion sont stockées chiffrées.
Les modifications sont synchronisées automatiquement toutes les quelques minutes, des 30 derniers jours aux 365 prochains.
Le titre, la description, les heures de début et de fin, les événements sur la journée et les règles de récurrence sont transférés.
Ajoutez vos propres comptes de messagerie IMAP ou POP3 à Documenos® pour lire, répondre et transférer vos e-mails sur la même plateforme que votre agenda. Les liens de réservation et les confirmations de rendez-vous sont envoyés automatiquement par e-mail : l'autre partie est toujours informée.
Vous pouvez envoyer par e-mail des liens de réservation à usage unique à vos clients, candidats ou partenaires. La personne qui ouvre le lien ne voit que les créneaux où vous êtes réellement disponible ; vos horaires de travail, la durée des rendez-vous, vos indisponibilités et votre limite de réservation sont pris en compte automatiquement.
Le créneau choisi est immédiatement ajouté à votre calendrier et les deux parties reçoivent un e-mail de notification.
Chaque lien ne peut être utilisé qu'une seule fois et expire à l'issue du délai que vous définissez.
Vous pouvez suivre le statut des liens envoyés depuis une seule liste.
Plus besoin de créer une nouvelle entrée à chaque fois pour les réunions d'équipe hebdomadaires, les bilans mensuels ou les événements annuels.
Vous pouvez définir des règles de récurrence quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou annuelles et en fixer l'intervalle, les jours concernés et la date de fin.
Si vous devez modifier ou annuler une seule occurrence d'une série, les autres occurrences restent inchangées.
Chaque réunion peut se voir attribuer un lieu, une priorité et un type. Les administrateurs les définissent, attribuent une couleur à chacun et peuvent les nommer dans toutes les langues.
Vous voyez d'un coup d'œil dans le calendrier où se tient la réunion.
La couleur indique quels rendez-vous sont importants.
Indique la nature de la réunion ; une durée par défaut peut être définie pour chaque type.
Les heures de début et de fin du calendrier sont définies au niveau de l'entreprise ; chaque utilisateur règle le reste pour lui-même.
Les heures de début et de fin du calendrier sont définies par entreprise.
Chaque utilisateur choisit son propre fuseau horaire.
La durée standard d'un rendez-vous se règle de 5 à 60 minutes.
Vous déterminez combien de jours à l'avance un rendez-vous peut être pris via vos liens.
Vous pouvez définir des créneaux d'indisponibilité hebdomadaires récurrents ou des périodes précises comme des congés ou des déplacements. Personne d'autre ne peut prendre rendez-vous sur ces créneaux ; vous pouvez en revanche continuer à ajouter des entrées à votre calendrier quand vous le souhaitez.
Vous pouvez partager votre calendrier avec vos assistants utilisateurs de Documenos® et leur accorder un droit de consultation ou de modification.
Votre assistant peut organiser vos réunions en votre nom.
Vos collègues voient vos disponibilités et planifient en conséquence.
Les calendriers partagés avec vous sont listés dans le menu et s'ouvrent en un clic.
Les activités créées dans le module CRM de Documenos® peuvent être reportées automatiquement dans le calendrier de la personne assignée ou dans celui de toute l'équipe commerciale. Le type d'activité, les informations client, la priorité et la durée sont repris dans l'entrée du calendrier.
Lorsqu'une activité est mise à jour, le calendrier l'est aussi ; lorsqu'elle est annulée, les entrées correspondantes sont supprimées. Votre équipe commerciale n'a donc plus besoin de suivre les rendez-vous clients ailleurs.
