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Documents électroniques
Le « Module de gestion des stocks » de Documenos® intègre toutes les fonctionnalités essentielles attendues d'un logiciel de gestion des stocks et des inventaires.
Documenos® intègre toutes les fonctions nécessaires pour gérer de bout en bout le cycle de vie d'un article en stock au sein de votre entreprise/organisation.
Les documents se transforment les uns en les autres et restent liés ; vous ne saisissez jamais deux fois la même information.
Chaîne des ventes
Chaîne des achats
Chaîne de production
Les documents de vente et d'achat sont émis sous forme de bon de livraison, facture, facture valant bon de livraison ou dépôt-vente. Le statut de la commande (en attente de production, prête à expédier, facturée, payée…) reste à jour à chaque étape.
Ventes
Ventes
Document de vente
Document de vente
Document de vente
Document de vente
Production
Achats
Achats
Document d'achat
Document d'achat
Document d'achat
Document d'achat
Bon de stock
Bon de stock
Bon de stock
Bon de stock
Bon de stock
Pièce comptable
Pièce comptable
Pièce comptable
Pièce comptable
Pièce comptable
Pièce comptable
Pièce comptable
Pièce comptable
Pièce comptable
Le type de document de vente ou d'achat (bon de livraison, facture, facture valant bon de livraison, dépôt-vente) est choisi sur le document lui-même. Les droits déterminent quel utilisateur peut créer quel document.
Démarrez avec un plan comptable prêt à l'emploi disponible en dix langues ; chaque fiche de compte est liée à son propre code comptable.
Débit/crédit, devise et taux de change sur les lignes d'écriture ; les montants sont aussi convertis dans la devise de référence de l'entreprise.
Passez du grand livre auxiliaire à l'écriture en un clic ; consultez les rapports par devise et exportez-les vers Excel.
Types d'écritures comptables pris en charge :
Vos factures sont envoyées au format UBL-TR via l'intégrateur choisi pour votre entreprise (İzibiz ou NES). Les envois sont suivis dans une file d'attente et relancés en cas d'erreur.
e-Facture (de base et commerciale) et e-Archive. La file des documents électroniques affiche le statut de chaque envoi : en file, envoyé, validé par la GİB, accepté, rejeté. Vous pouvez vérifier si le destinataire est assujetti à l'e-Facture.
Les factures reçues sont récupérées régulièrement. Lors de l'acceptation, vous associez chaque ligne à une fiche article, produit, charge ou immobilisation et le document d'achat est créé automatiquement ; en cas de rejet, un motif vous est demandé.
Pour le suivi des stocks, il permet de gérer en toute flexibilité les notions essentielles suivantes : classes de stock, unités de stock, centres de production, nomenclatures/formules de production, entrepôts, fiches articles, règles de stock, champs d'en-tête des documents de stock, listes de prix de vente, modèles d'impression personnalisés pour les documents de stock.
Documenos® permet de créer des workflows basés sur des règles afin de répondre aux besoins des entreprises/organisations qui souhaitent modéliser la gestion des stocks avec souplesse.
Le "Module de gestion des stocks" de Documenos® fournit des outils prêts à l'emploi permettant à l'entreprise/l'organisation de gérer les workflows de stock suivants ainsi que les circuits d'approbation qui y sont intégrés : devis, commandes clients, documents de vente (facture, bon de livraison, etc.), nomenclatures et formules de production, enregistrements de production, demandes d'achat, commandes d'achat, documents d'achat (facture, bon de réception, etc.), bons d'ouverture de stock, bons d'inventaire, bons d'expédition, bons de consommation, bons de perte.
Les classes de stock sont définies sous forme d'arborescence. Leurs noms peuvent être saisis dans différentes langues, et plusieurs responsables d'unité, groupes ou utilisateurs peuvent être désignés pour approuver les achats ou ventes dépassant les quotas. Lorsqu'un groupe est indiqué, l'approbation d'un seul de ses membres suffit.
Les unités de stock et leurs conversions sont définies ensemble. Documenos® inclut les unités de pièce, surface, poids, volume et longueur, ainsi que des tables de conversion prédéfinies. Les unités spécifiques requises par l'entreprise/l'organisation et leurs équivalences peuvent être ajoutées selon les besoins.
Les informations suivantes peuvent être enregistrées sur les fiches articles : code, nom, type d'article, marchandise, production à nomenclature fixe, nomenclature variable, production, matière première, consommable, immobilisation, article groupé, marque et modèle, quantités en stock, unité par défaut, code-barres, taxe, classe de stock, vente réservée, suivi des numéros de série, suivi de la durée de conservation, suivi de la garantie, suivi du stock minimum
Lors de l'enregistrement de toute opération de stock, toutes les règles de la liste des règles de stock sont prises en compte. Si un enregistrement correspond à plusieurs règles, le circuit d'approbation appliqué combine ces règles. Les règles portent sur des conditions telles que la quantité, le montant, le prix unitaire ou une vente en dessous du tarif ; si l'enregistrement est modifié, le circuit d'approbation redémarre.
Vous pouvez créer un nombre illimité de listes de prix de vente, y compris avec une date d'effet future. Lors de la création des documents de vente (factures, etc.), les prix unitaires de la liste en vigueur à la date du document sont appliqués automatiquement. Le commercial qui saisit le document peut ajuster manuellement les prix unitaires.
Documenos® propose deux modèles de production : -Production à nomenclature fixe (la même nomenclature est utilisée pour tous les clients ; elle peut évoluer dans le temps, mais chaque production utilise la nomenclature en vigueur au moment de la fabrication) -Production à nomenclature variable (des nomenclatures spécifiques à chaque client ou à chaque commande sont suivies)
Depuis l'écran « Nomenclatures/Formules » de Documenos®, les fiches articles à nomenclature fixe et variable se gèrent ensemble. Le détail de chaque nomenclature de production est géré avec l'historique de toutes ses modifications.
Lors de la création d'un enregistrement dans le module de gestion des stocks, quel que soit son type, ses métadonnées (champs de métadonnées) peuvent être étendues dynamiquement selon les besoins de votre entreprise/organisation.
Vous pouvez préparer plusieurs modèles d'impression pour un type d'enregistrement. Lorsque vous souhaitez imprimer un enregistrement ou générer un PDF, le système vous demande d'abord quel modèle utiliser, puis génère le PDF avec le modèle choisi.
Documenos® offre une gestion avancée des devis.
Documenos® offre une gestion avancée des commandes.
Gestion des bons de livraison, factures et factures valant bon de livraison.
Si les détails d'une demande d'achat sont modifiés après son approbation, l'enregistrement est de nouveau contrôlé ; si une condition nécessitant une approbation est détectée, il est automatiquement renvoyé dans le circuit d'approbation.
Vous pouvez saisir autant d'articles que vous le souhaitez dans les lignes de détail d'une commande d'achat.
Bon de réception, facture, facture valant bon de réception ou dépôt-vente.
Dans le module de gestion des stocks de Documenos®, tous les entrepôts de votre entreprise/organisation sont suivis simultanément et en temps réel. À l'ouverture de l'écran d'inventaire, les quantités entrées, sorties et restantes de tous les entrepôts et de toutes les classes de stock s'affichent toujours sans aucun filtrage.
Ouverture, consommation, perte, expédition, inventaire.
Dans le module de gestion des stocks de Documenos®, les opérations portant sur tous les articles de votre entreprise/organisation sont suivies simultanément et en temps réel en tant que « mouvements de stock ».
Les documents en attente d'approbation sont enregistrés dans la liste « Approbations en attente ». Pour terminer le processus, il suffit à l'utilisateur d'ouvrir le document puis de cliquer sur « Approuver » ou « Rejeter ».
Quantités entrées, sorties et restantes par entrepôt, classe de stock et date ; solde progressif dans les listes de mouvements.
Suivez les stocks réservés aux commerciaux et transférez une réservation vers un autre enregistrement si nécessaire.
Les produits suivis pour leur garantie et leur durée de conservation figurent dans des rapports dédiés ; recherche par numéro de série.
Les fiches articles passées sous le seuil minimum apparaissent dans une liste unique.
Partagez un devis, une commande ou une facture au format PDF avec le modèle de votre choix auprès d'utilisateurs, de groupes, d'adresses e-mail ou via un lien public, pour une durée et un nombre d'accès limités.
Chaque document comporte un QR code et un code de vérification ; il est vérifié sur une page de contrôle publique. Les documents annulés sont imprimés avec le filigrane « ANNULÉ ».
Chaque écran dispose de son propre droit d'accès ; les fiches sont restreintes par unité, groupe ou utilisateur, et les droits sur les entrepôts et centres de production sont attribués séparément.
Les comptes de tiers sont les mêmes que les fiches clients du CRM ; les écrans de fiches peuvent être importés depuis Excel et exportés vers Excel. Tout est géré par entreprise : rien ne se mélange dans une structure multi-sociétés.
