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Après avoir téléchargé Documenos® et l'avoir installé sur vos serveurs, il fonctionne en mode « Édition gratuite ». Dans ce mode, certaines restrictions s'appliquent et des limites numériques sont imposées à certaines opérations. Pour utiliser Documenos® sans restrictions ni limites, vous devez enregistrer une licence. Les sous-rubriques de cette section expliquent pas à pas comment créer, transférer, récupérer en cas de perte ou annuler un enregistrement de licence, entre autres.
Les licences Documenos® sont des licences de type « Location / Abonnement ». La durée minimale d'une licence est d'un an. Les licences à durée limitée doivent être renouvelées à leur échéance. Une licence comprend quatre éléments soumis à licence :
Les licences perpétuelles peuvent être utilisées à vie. Les titulaires d'une licence à vie peuvent continuer à installer et à utiliser toutes les nouvelles versions de l'application, à vie.
Si la licence n'est pas perpétuelle, la date de renouvellement est toujours fixe (il s'agit de la date du premier enregistrement de la licence). Le renouvellement a lieu chaque année le même jour. Pour les licences non renouvelées, un délai supplémentaire est accordé au titulaire pour effectuer le renouvellement.
À l'expiration de ce délai, les licences non renouvelées sont clôturées et l'application passe du mode « sous licence » au mode « essai ».
Par exemple, lorsqu'une société ou des utilisateurs supplémentaires sont ajoutés à la licence deux mois avant la date de renouvellement, le montant annuel des éléments ajoutés est divisé par 365, multiplié par le nombre de jours restant jusqu'à la date de renouvellement (ici 60 pour deux mois), puis les fonctionnalités supplémentaires sont ajoutées à la licence.
La licence est valable jusqu'à la date de renouvellement. À cette date, tous les composants inclus dans la licence sont renouvelés pour un an au nouveau tarif.