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Dans un rythme de travail soutenu, chaque tâche compte. La gestion des tâches n'a jamais été aussi simple, flexible, sécurisée et mesurable. Simplifiez vos tâches et augmentez votre productivité avec Documenos®.
Une tâche ne se crée pas uniquement avec le bouton « Nouvelle tâche » ; elle peut naître partout où passe le travail.
Créez un nouvel enregistrement de tâche en une seule étape depuis la liste des tâches ou la boîte de documents.
« Enregistrez comme tâche » le brouillon préparé dans l'éditeur de documents et confiez-le à une autre personne pour qu'elle le termine.
Une étape d'un processus ou d'un workflow peut générer automatiquement des tâches pour les personnes concernées.
Une demande envoyée via le formulaire de contact de votre site web peut être directement transformée en tâche.
Chaque tâche peut avoir une « Action cible » ; la personne qui ouvre la tâche est dirigée directement vers le travail à effectuer.
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Compléter une enquête
La personne en charge termine le travail et clôture la tâche avec un commentaire.
Si cela est autorisé, la tâche est transférée avec un commentaire à une autre personne, un groupe ou une unité.
Si cela est autorisé, la tâche est renvoyée à son propriétaire précédent.
Le créateur ou le suiveur peut annuler la tâche ; la personne en charge peut seulement en demander l'annulation.
Si vous le souhaitez, les tâches terminées ou annulées sont soumises à l'approbation de leur suiveur/propriétaire avant d'être clôturées. Si le suiveur refuse l'achèvement, la tâche redevient active et retourne dans la boîte de la personne en charge.
Ajoutez des champs personnalisés à chaque classe de tâches ; marquez les champs obligatoires et affichez les plus importants en colonnes dans la liste. Les classes sont définies en plusieurs langues, copiées, exportées et importées.
Une classe peut préremplir, rendre obligatoires ou verrouiller le suiveur et le destinataire de la tâche. La possibilité de transférer, renvoyer ou annuler la tâche est également définie dans la classe.
Quelques-uns des types de champs disponibles dans les classes de tâches :
Achats
Services généraux
Services générauxServices généraux
Services généraux
Services généraux
Services généraux
Informatique
Informatique
Informatique
Informatique
Installations
Installations
Installations
Installations
Installations
Événements
RHGénéral
GénéralChaque classe est fournie prête à l'emploi avec ses propres champs et règles. Utilisez-la telle quelle, copiez-la et adaptez-la, ou créez votre propre classe de zéro. Les classes peuvent être transférées vers d'autres installations par export et import.
Lorsqu'une tâche est créée, transférée, renvoyée, terminée ou annulée, et lorsque ces étapes sont approuvées, les actions que vous avez définies pour sa classe s'exécutent automatiquement.
Lecture et écriture dans les jeux de données, exécution de requêtes ou de commandes en base de données, appels de services HTTP, SOAP et SAP, écriture de fichiers et exécution de programmes.
Envoyez des notifications par e-mail, SMS ou dans l'application aux utilisateurs, groupes ou responsables d'unité : chacun est informé de ce qu'il doit savoir, au bon moment.
À l'issue d'une tâche, ajoutez ou retirez des membres de groupes, activez ou désactivez des comptes utilisateur, définissez ou supprimez des délégations. Par exemple, lorsqu'une tâche d'intégration est terminée, le compte du nouvel employé peut être ouvert automatiquement.
Boîte de réception
Approbation
Envoyées par moi
Envoyées par moi
Envoyées par moi
Clôturées
Clôturées
Suivi
Archives
L'objet, les commentaires, les valeurs des champs de classe et le contenu des fichiers joints sont recherchés ensemble.
L'aperçu de la tâche indique qui l'a transmise à qui, qui a fait quoi et quand, ainsi que les notes.
Lorsqu'une tâche change de mains, les écrans ouverts et les compteurs de tâches en attente des personnes concernées se mettent à jour instantanément.
En fonction des autorisations, vous pouvez modifier les tâches, puis les créer et les attribuer facilement.
Vous pouvez suivre l'avancement des tâches en temps réel et envoyer des rappels pour les tâches inachevées.
Vous pouvez analyser la productivité tâche par tâche. Définissez un nombre illimité de tableaux de bord BI pour les analyses basées sur les tâches.
Vous pouvez facilement intégrer des documents Office aux enregistrements de tâches et demander que les fichiers soient complétés.
Ajoutez un rappel à une tâche ; définissez combien de jours à l'avance et à quelle heure l'alerte doit se déclencher, et faites envoyer un e-mail aux utilisateurs, groupes et responsables d'unité de votre choix. (Édition Enterprise.)
Ajoutez des boutons de commande IA aux formulaires de tâches ; les assistants IA peuvent lire la liste des tâches, leur historique et leurs fichiers via MCP et agir sur les tâches.
