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Dans Documenos®, plusieurs notions relèvent de la "Sécurité" dans la gestion des archives. Documenos® utilise quatre concepts de sécurité différents : le niveau d'accès, les données personnelles, les données confidentielles et les autorisations d'opération. Ces concepts sont comparés ci-dessous selon qu'ils peuvent être définis pour une archive du système, une couche de l'archive, un dossier de l'archive et un fichier.
Lors de la vérification des autorisations d'accès aux données, le niveau d'accès est contrôlé en premier. Si le niveau d'accès de l'utilisateur est suffisant, le système vérifie si les données contiennent des données personnelles. Si c'est le cas, il contrôle alors le niveau d'autorisation de l'utilisateur à lire des données personnelles. La même chose est faite pour les données confidentielles. Enfin, le même contrôle est effectué pour l'autorisation d'opération. Si toutes les vérifications accordent l'autorisation, l'accès aux données est accordé. Examinons-les dans l'ordre :
Chaque archive possède son propre niveau d'accès. Le niveau d'accès varie selon les besoins de votre entreprise/institution et peut être structuré comme vous le souhaitez. Vous définissez qui peut accéder à un niveau d'accès donné. Un niveau d'accès est attribué à une archive entière ou à un dossier donné et à tous ses sous-dossiers dans l'archive. Les personnes ne peuvent pas accéder aux enregistrements qui ne correspondent pas à leur niveau d'accès. Pour plus de détails sur la définition des niveaux d'accès des fonds et des dossiers, consultez les rubriques correspondantes.
Une archive entière, un dossier donné avec ses sous-dossiers ou un fichier unique peuvent être marqués comme "contenant des données personnelles". Les données personnelles constituent la deuxième couche la plus importante du contrôle des autorisations. Le fait de marquer ou non une donnée comme personnelle relève entièrement des critères définis par les responsables de votre entreprise/institution.
Une archive entière, un dossier donné avec ses sous-dossiers ou un fichier unique peuvent être marqués comme "contenant des données confidentielles". Les données confidentielles constituent la troisième couche la plus importante du contrôle des autorisations. Le fait de marquer ou non une donnée comme confidentielle relève entièrement des critères définis par les responsables de votre entreprise/institution.
Les autorisations d'opération dans les archives forment une liste étendue de dizaines de définitions détaillées, regroupées sous deux rubriques : l'autorisation de modification et l'autorisation de consultation. Ces autorisations peuvent être attribuées à l'ensemble de l'archive, à tout le contenu d'une couche donnée et à tout le contenu d'un dossier donné d'une couche donnée. Les autorisations d'opération ne peuvent pas être définies pour des fichiers individuels. Elles sont accordées aux dossiers de plus bas niveau.