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Documenos® vous permet de préparer vos contrats en collaboration avec vos collaborateurs, vos managers et des personnes externes. Documenos® envoie automatiquement un lien à l'adresse e-mail de votre avocat ou de l'autre partie au contrat. Grâce à ce lien, le contrat peut être modifié ou commenté. Créer des contrats n'a jamais été aussi simple. Renforcez votre entreprise avec la gestion intelligente des contrats de Documenos®.
Choisissez un modèle de contrat ; les champs d'en-tête et les clauses principales/secondaires sont prêts, et le numéro est attribué automatiquement.
Les unités, groupes et utilisateurs autorisés ainsi que les participants externes modifient les clauses, votent et laissent des notes.
Une fois toutes les clauses approuvées, le contrat est converti en PDF et entre dans la chaîne de signature et d'approbation du module documentaire.
Une fois la signature terminée, le contrat entre en vigueur ; les contrats à renouvellement automatique sont prolongés d'un an à leur échéance.
Confidentialité et RH
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Ventes et achats
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Immobilier
Vous pouvez importer les modèles prêts à l'emploi et les adapter à vos besoins, ou créer vos propres modèles en nombre illimité. L'utilisation des modèles peut être limitée à certaines unités ou à certains groupes de sécurité ; chaque modèle dispose de sa propre mise en page PDF.
Associez une règle à une clause ; la clause n'est intégrée au contrat que si les conditions de la règle sont remplies. Les valeurs des champs d'en-tête peuvent être insérées dans les clauses.
Les textes des clauses sont stockés en dix langues ; avec « Traduire dans d'autres langues », ils sont traduits en un clic via DeepL, Google, Azure, Yandex, Bing, LibreTranslate ou votre connexion IA.
Chaque modèle définit ses propres champs d'en-tête : listes, champs d'étiquettes, dates, champs masqués, sélection depuis un jeu de données, numéroteur et champs remplis par une commande IA. Les champs importants peuvent être affichés en colonnes dans la liste des contrats.
Ajoutez des rappels au contrat ; vous définissez combien de jours à l'avance et à quelle heure, avec quel message et qui est averti.
Les contrats « Renouvellement automatique » sont prolongés à leur échéance et les parties reçoivent un e-mail ; les autres sont marqués « Expiré ».
Les champs d'en-tête, le texte des clauses et le contenu des pièces jointes sont recherchés ensemble ; les contrats apparaissent aussi dans la recherche globale.
Les contrats en préparation et en signature, en cours, expirés et annulés figurent dans des listes distinctes.
Chaque contrat dispose d'un code de vérification et d'un QR code. Avec le numéro du contrat et le code de vérification, même une personne sans compte Documenos® peut contrôler le contrat sur la « Page de contrôle et de vérification des documents ».
La rédaction, la modification et l'approbation des contrats sont entièrement numériques. Partage des contrats via des liens e-mail automatiques.
Suit les étapes du contrat et tient les parties informées des mises à jour.
Accès facile aux textes des contrats et aux statuts d'approbation.
Un nombre illimité de modèles de contrats peut être ajouté à Documenos®.
Dans la liste des dossiers de contrats, les contrats peuvent être filtrés selon leur contenu ainsi que selon leur statut.
