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Les classes d'inventaire sont organisées sous forme d'arborescence. Leurs noms peuvent être définis dans différentes langues, et plusieurs responsables d'unité, groupes ou utilisateurs peuvent être désignés pour approuver les achats ou les ventes dépassant les quotas. Si un groupe est spécifié, l'approbation d'un seul de ses membres suffit.
Les unités d'inventaire et leurs conversions sont définies conjointement. Documenos® inclut les unités d'unité, de surface, de poids, de volume et de longueur, ainsi que des tables de conversion prédéfinies. Des définitions d'unités personnalisées et leurs conversions correspondantes, selon les besoins de l'entreprise ou de l'institution, peuvent être ajoutées.
Les informations suivantes peuvent être enregistrées sur les fiches d'inventaire : Code, Nom, Type d'inventaire, Inventaire commercial, Production à recette fixe, Recette variable, Production, Matière première, Consommable, Immobilisation, Inventaire de groupe, Nom de la marque et du modèle, Quantités en stock, Unité valide, Code-barres, Taxe, Classe d'inventaire, Ventes réservées, Suivi des numéros de série, Suivi de la durée de conservation, Suivi de la période de garantie, Suivi de la quantité minimale.
Lors de l'enregistrement d'une transaction d'inventaire, toutes les règles de la liste des règles d'inventaire sont prises en compte. Si un enregistrement satisfait à plusieurs règles, la chaîne d'approbation appliquée correspond à la somme des règles.
Lors de la création d'un enregistrement dans le module de gestion des stocks, les métadonnées (champs de métadonnées) de l'enregistrement, quel que soit son type, peuvent être étendues dynamiquement en fonction des besoins de votre entreprise/institution.
Vous pouvez préparer plusieurs modèles d'impression pour un type d'enregistrement. Lorsque vous souhaitez imprimer ou préparer un PDF pour un dossier, le système vous demandera d'abord quel modèle vous souhaitez utiliser et le PDF sera préparé en utilisant le modèle que vous sélectionnez.
Il est possible de générer un nombre illimité de listes de prix de vente. Ces listes peuvent être établies pour des dates ultérieures. Lors de la création des enregistrements de vente (factures, etc.), les prix unitaires de la liste en vigueur à la date d'enregistrement sont automatiquement reportés. Le vendeur peut ensuite corriger manuellement ces prix.
Documenos® propose une gestion avancée des lettres d'offre de vente.
Documenos® propose une gestion avancée des commandes.
Gestion des bons de livraison, factures, bons de livraison et lettres de voiture.
Il existe deux types de modèles de production dans Documenos® : -Production de recettes fixes (la production se fait avec la même recette pour tous les clients, les recettes peuvent changer dans le temps, mais chaque production utilise la même table de recettes valable au moment de la production) -Production de recettes variables (les recettes de production spécifiques à chaque client ou chaque commande sont suivies)
L'écran « Recettes/Formules » de Documenos® permet de gérer simultanément les fiches d'inventaire contenant des recettes fixes et variables. Il est ainsi possible de suivre l'historique de chaque recette de production, y compris ses modifications.
Si des modifications sont apportées aux détails d'une demande d'achat après son approbation, l'enregistrement est à nouveau vérifié, et si une situation nécessitant son envoi à la chaîne d'approbation est détectée, l'enregistrement est automatiquement renvoyé à la chaîne d'approbation.
Vous pouvez saisir autant d'informations sur l'inventaire que vous le souhaitez dans les lignes de détail du bon de commande.
Bon de livraison, facture, facture de bon de livraison ou lettre de voiture.
Avec le module de gestion des stocks Documenos®, tous les entrepôts de votre entreprise ou institution sont suivis simultanément et en temps réel. Dès l'ouverture de l'écran d'inventaire, les quantités entrantes, sortantes et restantes sont affichées en permanence pour tous les entrepôts et toutes les catégories de produits, sans aucun filtrage.
Ouverture, Consommation, Déchets, Expédition, Comptage.
Dans le module de gestion des stocks Documenos®, les enregistrements de transactions pour tous les articles de votre entreprise/institution peuvent être suivis simultanément et en temps réel sous forme de « mouvements de stock ».
Les documents en attente d'approbation des utilisateurs sont enregistrés dans la liste « Approbations en attente ». Pour terminer le processus d'approbation, l'utilisateur ouvre simplement le document, puis clique sur les boutons « Approuver » ou « Rejeter ».