Quelques Fonctionnalités

Au-delà de la gestion documentaire traditionnelle, Documenos agit comme un système intelligent qui gère les informations contenues dans les documents ainsi que l'ensemble de leur cycle de vie.

Prend en charge une structure multi-sociétés permettant à plusieurs sociétés d'un même groupe de travailler en toute sécurité sur le même système.

L'interface de l'application prend en charge dix langues différentes. Elle offre également la prise en charge multilingue et la traduction automatique pour tous les contenus définis par l'utilisateur.

Conçu pour être indépendant de tout secteur, il offre une boîte à outils flexible qui s'adapte aux besoins spécifiques de transformation numérique de chaque secteur.

Créez un nombre illimité de formulaires avec des types de champs riches, des règles dynamiques et des rendus professionnels grâce au concepteur PDF web par glisser-déposer.

Modélisez des processus métier et des workflows complexes avec des étapes synchronisées ou indépendantes, à l'aide de jeux de données dynamiques et de contrôles flexibles basés sur des règles.

Gérez les accès grâce à des outils d'autorisation avancés et contrôlez finement les droits de consultation, de modification et de partage de tous les actifs numériques.

Garantit un strict respect des lois sur la protection des données et de la confidentialité, notamment lors du traitement de données personnelles et confidentielles dans les archives.

Sécurisez votre système grâce à des restrictions d'accès avancées basées sur des plages IP spécifiques, des jours ouvrés autorisés et des horaires définis.

Un système complet de gestion des délégations permet aux utilisateurs de désigner des mandataires chargés de gérer en toute sécurité les tâches et les approbations en leur nom.

Offre un niveau élevé de sécurité des données grâce à l'authentification multifacteur (MFA), aux normes TOTP et à un accès strictement contrôlé à la base de données.

Garantissez une transparence totale en conservant des journaux détaillés des activités du système, des tâches de service, des mouvements de documents et des modifications administratives.

Repose sur une architecture multicouche permettant de gérer différentes archives avec des politiques de sécurité, de qualité et de stockage distinctes.

Gérez et intégrez diverses sources de données et jeux de données dynamiques, et automatisez le flux d'informations vers les formulaires, les processus et les rapports.

Automatisez la saisie des données grâce à des services en arrière-plan qui surveillent les serveurs FTP et les disques locaux et prennent en charge les imports Excel en masse pour une synchronisation fluide.

Collaborez en toute sécurité en partageant des documents avec des utilisateurs externes via des liens chiffrés ou par e-mail, et accordez un accès contrôlé pour la modification et les commentaires.

Grâce à une indexation avancée, il offre un accès rapide et sécurisé à des centaines de millions d'enregistrements numériques, y compris des documents, photos, vidéos et fichiers multimédias.

Gère facilement des centaines de millions d'actifs numériques. Prend en charge une extension horizontale illimitée des clusters et offre un accès ultrarapide à des pétaoctets de données ainsi qu'une conservation sécurisée à long terme, sans compromettre les performances du système.

Les signatures électroniques sont créées et conservées aux formats XAdES, CAdES, PAdES et JAdES définis par eIDAS, à l'aide de la bibliothèque DSS développée par la Commission européenne.

Vous pouvez partager votre agenda avec plusieurs personnes et accorder à chaque utilisateur un droit de lecture seule ou de modification. Vous pouvez ainsi confier la gestion de votre agenda à votre assistant.

Vous pouvez lancer un appel vidéo avec un utilisateur en un seul clic. La caméra et le micro peuvent être activés ou désactivés pendant l'appel. L'appel s'effectue entre les utilisateurs directement dans le navigateur.

L'annuaire de votre entreprise est géré depuis un point central unique. Les autorisations déterminent qui peut voir quels dossiers et qui peut modifier les données.

Concevez vos propres tables sous forme de jeux de données ou importez-les depuis Excel. Intégrez ces tables de manière bidirectionnelle à n'importe quel document, formulaire, dossier de processus, workflow et même aux enregistrements de tâches.

Créez vos bases de connaissances d'entreprise en plusieurs langues et publiez-les, au choix, pour vos utilisateurs internes ou publiquement sur vos pages web.

Documenos intègre un système de gestion de contenu flexible et puissant qui vous permet de créer et de gérer des sites web par glisser-déposer, sans aucune connaissance en programmation.

Connectez les adresses e-mail de votre organisation à des écouteurs automatiques et créez des workflows automatiques pour les e-mails entrants, afin qu'aucune demande ni réclamation ne reste sans réponse ou ne soit oubliée.

Organisez des campagnes e-mail et SMS pour tous vos contacts ou pour les contacts des dossiers de votre choix. Chaque contact reçoit le contenu dans sa propre langue ; suivez les e-mails ouverts et mesurez la performance de vos campagnes.

Les visages présents dans les photos ajoutées aux archives peuvent être détectés grâce à l'intelligence artificielle et automatiquement associés à des visages déjà identifiés.

Obtenez tous les rapports souhaités sur les données des documents, processus, formulaires, workflows ou tâches via des tableaux de bord BI ou des tableaux croisés dynamiques.

Intégrez Google, Yandex, Bing, Azure, Deepl, LibreTranslate ou vos services d'IA et gérez depuis un point central les services de traduction disponibles dans toute l'application.