Einige Funktionen

Über das klassische Dokumentenmanagement hinaus fungiert Documenos als intelligentes System, das die Informationen in Dokumenten und deren gesamten Lebenszyklus verwaltet.

Unterstützt eine Mehrmandantenstruktur, mit der mehrere Unternehmen einer Holding sicher auf demselben System arbeiten können.

Die Anwendungsoberfläche unterstützt zehn verschiedene Sprachen. Zudem bietet sie Mehrsprachigkeit und automatische Übersetzung für alle benutzerdefinierten Inhalte.

Branchenunabhängig konzipiert, bietet es ein flexibles Toolset, das sich an die spezifischen Anforderungen jeder Branche an die digitale Transformation anpasst.

Erstellen Sie mit dem webbasierten Drag-and-Drop-PDF-Designer unbegrenzt viele Formulare mit vielfältigen Feldtypen, dynamischen Regeln und professionellen Ausgaben.

Modellieren Sie komplexe Geschäftsprozesse und Workflows mit synchronisierten oder unabhängigen Schritten – mithilfe dynamischer Datensätze und flexibler regelbasierter Kontrollen.

Verwalten Sie den Zugriff mit erweiterten Berechtigungswerkzeugen und steuern Sie Anzeige-, Bearbeitungs- und Freigaberechte für alle digitalen Assets im Detail.

Gewährleistet die strikte Einhaltung von Datenschutzgesetzen und Vertraulichkeit, insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener und vertraulicher Daten in Archiven.

Sichern Sie Ihr System mit erweiterten Zugriffsbeschränkungen auf Basis bestimmter IP-Bereiche, zulässiger Arbeitstage und festgelegter Uhrzeiten.

Ein umfassendes Vertretungsmanagement ermöglicht es Benutzern, Stellvertreter zu bestimmen, die Aufgaben und Genehmigungen sicher in ihrem Namen erledigen.

Bietet ein hohes Maß an Datensicherheit durch Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), TOTP-Standards und streng kontrollierten Datenbankzugriff.

Sorgen Sie für volle Transparenz durch detaillierte Protokolle zu Systemaktivitäten, Diensteaufgaben, Dokumentbewegungen und administrativen Änderungen.

Basiert auf einer mehrschichtigen Architektur, mit der verschiedene Archive mit unterschiedlichen Sicherheits-, Qualitäts- und Speicherrichtlinien verwaltet werden können.

Verwalten und integrieren Sie verschiedene Datenquellen und dynamische Datensätze und automatisieren Sie den Informationsfluss in Formulare, Prozesse und Berichte.

Automatisieren Sie die Dateneingabe mit Hintergrunddiensten, die FTP-Server und lokale Laufwerke überwachen und Excel-Massenuploads für eine reibungslose Synchronisierung unterstützen.

Arbeiten Sie sicher zusammen, indem Sie Dokumente über verschlüsselte Links oder per E-Mail mit externen Benutzern teilen, und gewähren Sie kontrollierten Zugriff zum Bearbeiten und Kommentieren.

Dank fortschrittlicher Indizierung bietet es schnellen und sicheren Zugriff auf Hunderte Millionen digitaler Datensätze, darunter Dokumente, Fotos, Videos und Mediendateien.

Verwaltet mühelos Hunderte Millionen digitaler Assets. Unterstützt unbegrenzte horizontale Cluster-Skalierung und bietet Hochgeschwindigkeitszugriff auf Petabytes an Daten sowie sichere Langzeitaufbewahrung – ohne Einbußen bei der Systemleistung.

Elektronische Signaturen werden mit der von der Europäischen Kommission entwickelten DSS-Bibliothek in den von eIDAS definierten Formaten XAdES, CAdES, PAdES und JAdES erstellt und gespeichert.

Sie können Ihren Kalender mit mehreren Personen teilen und jedem Benutzer Lese- oder Bearbeitungsrechte erteilen. So können Sie die Kalenderverwaltung Ihrer Assistenz überlassen.

Sie können mit einem Klick einen Videoanruf mit einem Benutzer starten. Kamera und Mikrofon lassen sich während des Gesprächs ein- und ausschalten. Das Gespräch findet zwischen den Benutzern direkt im Browser statt.

Das Unternehmensverzeichnis wird zentral an einer Stelle verwaltet. Über Berechtigungen legen Sie fest, wer welche Ordner sehen und wer die Daten bearbeiten darf.

Entwerfen Sie eigene Tabellen als Datensätze oder laden Sie sie aus Excel hoch. Integrieren Sie diese Tabellen bidirektional in beliebige Dokumente, Formulare, Prozessakten, Workflows und sogar Aufgabeneinträge.

Erstellen Sie Ihre Unternehmenswissensdatenbanken mehrsprachig und veröffentlichen Sie sie wahlweise für interne Benutzer oder öffentlich auf Ihren Webseiten.

Documenos verfügt über ein flexibles und leistungsstarkes Content-Management-System, mit dem Sie Websites per Drag-and-Drop ohne Programmierkenntnisse erstellen und verwalten können.

Verbinden Sie die E-Mail-Adressen Ihres Unternehmens mit automatischen Listenern und erstellen Sie automatische Workflows für eingehende E-Mails – so bleiben Anfragen und Beschwerden nie unbeantwortet oder vergessen.

Führen Sie E-Mail- und SMS-Kampagnen für alle Ihre Kontakte oder für Kontakte in ausgewählten Ordnern durch. Jeder Kontakt erhält die Inhalte in seiner eigenen Sprache; verfolgen Sie geöffnete E-Mails und messen Sie die Leistung Ihrer Kampagnen.

Gesichter in Fotodateien, die dem Archiv hinzugefügt werden, lassen sich mithilfe künstlicher Intelligenz erkennen und automatisch mit bereits identifizierten Gesichtern abgleichen.

Erstellen Sie beliebige Berichte zu Dokument-, Prozess-, Formular-, Workflow- oder Aufgabendaten über BI-Dashboards oder Pivot-Tabellen.

Integrieren Sie Google, Yandex, Bing, Azure, Deepl, LibreTranslate oder Ihre KI-Dienste und verwalten Sie die anwendungsweit verfügbaren Übersetzungsdienste zentral.