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Wer hat was, wann und wo getan?
Documenos® bündelt die Protokolle, die Zugriffs- und Vorgangsdetails erfassen, in einem einzigen Bereich "Protokolle". Hunderte Vorgangsarten werden aufgezeichnet – von der Anmeldung bis zur Rechteänderung, von der Dokumentvorschau bis zum Verschieben einer Datei im Archiv.
An-/Abmeldungen, Änderungen an Benutzer- und Gruppenrechten, Vertretungsregelungen, Integrations- und Konfigurationseinstellungen. Alle Details eines Eintrags sind mit einem Klick sichtbar.
Aktivitäten zu Dokumenten, Prozessen, Workflows und Aufgaben: Anzeigen, Herunterladen, Teilen, Zurückweisen, Stornieren, Weiterleiten, Kommentare, Anhänge und Signaturprüfung.
Hochladen, Herunterladen, Verschieben, Kopieren, Löschen, Wiederherstellen, Teilen und OCR – zusammen mit dem Speicherort der Datei vor und nach dem Vorgang.
Anlegen, Aktualisieren und Verlängern von Verträgen, Statusänderungen und Klauselbearbeitungen.
Das Drive-Protokoll zeigt auch Zugriffe auf freigegebene Ordner und fehlgeschlagene Anmeldeversuche; Änderungen an Website-Inhalten werden zusätzlich separat protokolliert.
Auch Vorgänge, die der Benutzer nicht sieht, werden erfasst: Wurde eine E-Mail nicht versendet oder hat ein Dienst einen Fehler gemeldet, finden Sie die Ursache im Protokoll.
Detaillierte Verfolgung und Verwaltung von Prozesserinnerungen: Modul, Benutzer, Priorität, Status, Start- und Abschlussdatum.
E-Mail-, SMS- und e-Dokument-Versand: Empfänger, Betreff, Zeitpunkt der Einreihung und des Abschlusses sowie Ergebnis.
Meldungen der Hintergrunddienste, Status der Archivdienstvorgänge sowie Server-, Benutzer- und IP-Angaben zu aufgetretenen Fehlern.
Um den Verlauf eines Dokuments, Prozesses, Vertrags oder Archivordners einzusehen, müssen Sie nicht zur Protokollansicht wechseln; das Protokoll öffnet sich direkt aus dem Datensatz.
Jede Protokollansicht erfordert eine eigene Berechtigung; Archivprotokolle werden zusätzlich nach Archiv und Ebene gefiltert. Jeder sieht nur die Einträge, für die er berechtigt ist.
Protokolle stehen nur zum Lesen zur Verfügung; keine Ansicht erlaubt das Ändern oder Löschen eines Eintrags. Der Verlauf bleibt unverändert.
Unternehmensweite Leistungsüberwachung mit Archivinhaltsübersichten, Prozessanalyseberichten und Berichten zur Dokumentinhaltsanalyse. Archivvorgänge werden täglich und monatlich automatisch nach Benutzer, Archiv, Ebene und Vorgang zusammengefasst.
Berichte, die sich an individuelle Anforderungen anpassen lassen: Zeitraum- und Spaltenfilter in jeder Ansicht, Pivot-Ansichten in Analyseberichten.
