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Mit Documenos® erstellen Sie Ihre Verträge gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, Führungskräften und externen Personen. Documenos® sendet automatisch einen Link an die E-Mail-Adresse Ihres Anwalts oder der anderen Vertragspartei. Über den Link kann der Vertrag bearbeitet oder kommentiert werden. Verträge zu erstellen war noch nie so einfach. Stärken Sie Ihr Unternehmen mit dem intelligenten Vertragsmanagement von Documenos®.
Wählen Sie eine Vertragsvorlage; Kopffelder sowie Haupt- und Unterklauseln sind vorbereitet, die Nummer wird automatisch vergeben.
Berechtigte Abteilungen, Gruppen, Benutzer und externe Teilnehmer bearbeiten Klauseln, stimmen ab und hinterlassen Notizen.
Sind alle Klauseln genehmigt, wird der Vertrag in ein PDF umgewandelt und durchläuft die Signatur- und Genehmigungskette des Dokumentenmoduls.
Nach Abschluss der Unterzeichnung tritt der Vertrag in Kraft; automatisch verlängerte Verträge werden bei Ablauf um ein Jahr verlängert.
Vertraulichkeit & HR
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Sie können die fertigen Vorlagen importieren und an Ihre Anforderungen anpassen oder beliebig viele eigene Vorlagen erstellen. Die Nutzung von Vorlagen lässt sich auf bestimmte Abteilungen oder Sicherheitsgruppen beschränken; jede Vorlage hat ihr eigenes PDF-Design.
Verknüpfen Sie eine Regel mit einer Klausel; die Klausel wird nur dann in den Vertrag aufgenommen, wenn die Bedingungen der Regel erfüllt sind. Werte aus Kopffeldern lassen sich in Klauseln einfügen.
Klauseltexte werden in zehn Sprachen gespeichert; mit „In andere Sprachen übersetzen“ werden sie per Klick über DeepL, Google, Azure, Yandex, Bing, LibreTranslate oder Ihre KI-Anbindung übersetzt.
Jede Vorlage definiert ihre eigenen Kopffelder: Listen, Tag-Felder, Datumsangaben, maskierte Felder, Auswahl aus Datasets, Nummernkreise und per KI-Befehl befüllte Felder. Wichtige Felder können in der Vertragsliste als Spalten angezeigt werden.
Fügen Sie dem Vertrag Erinnerungen hinzu; Sie legen fest, wie viele Tage vorher und zu welcher Uhrzeit, mit welcher Nachricht und wer benachrichtigt wird.
Verträge mit „Automatische Verlängerung“ werden bei Ablauf verlängert und die Parteien erhalten eine E-Mail; die übrigen werden als „Abgelaufen“ markiert.
Kopffelder, Klauseltexte und der Inhalt angehängter Dateien werden gemeinsam durchsucht; Verträge erscheinen auch in der globalen Suche.
Verträge in Vorbereitung und Unterzeichnung sowie laufende, abgelaufene und stornierte Verträge stehen in separaten Listen.
Jeder Vertrag hat einen Verifizierungscode und einen QR-Code. Mit Vertragsnummer und Verifizierungscode kann auch jemand ohne Documenos®-Konto den Vertrag auf der „Seite zur Dokumentenprüfung und -verifizierung“ überprüfen.
Elektronische Signatur
Übersetzung
Vertragsprotokoll
Vertragserstellung, Bearbeitung und Genehmigungen sind vollständig digital. Vertragsfreigabe über automatische E-Mail-Links.
Verfolgt die Vertragsschritte und informiert die Parteien über Aktualisierungen.
Einfacher Zugriff auf Vertragstexte und Genehmigungsstatus.
In Documenos® lassen sich beliebig viele Vertragsvorlagen anlegen.
In der Liste der Vertragsakten lassen sich Verträge sowohl nach Inhalt als auch nach Status filtern.
