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In Documenos® gibt es in der Archivverwaltung mehrere Konzepte, die unter "Sicherheit" fallen. Documenos® verwendet vier verschiedene Sicherheitskonzepte: Zugriffsebene, personenbezogene Daten, vertrauliche Daten und Vorgangsberechtigungen. Nachfolgend werden diese Konzepte danach verglichen, ob sie für ein Archiv im System, eine Schicht des Archivs, einen Ordner im Archiv und eine einzelne Datei festgelegt werden können.
Bei der Prüfung der Berechtigung für den Datenzugriff wird zuerst die Zugriffsebene geprüft. Ist die Zugriffsebene des Benutzers ausreichend, wird geprüft, ob die Daten personenbezogene Daten enthalten. Ist dies der Fall, wird anschließend geprüft, auf welcher Stufe der Benutzer personenbezogene Daten lesen darf. Dasselbe geschieht für vertrauliche Daten. Zuletzt erfolgt dieselbe Prüfung für die Vorgangsberechtigung. Wird bei allen Prüfungen die Berechtigung erteilt, wird der Zugriff auf die Daten gewährt. Sehen wir uns diese nacheinander an:
Jedes Archiv hat eine eigene Zugriffsebene. Die Zugriffsebene richtet sich nach den Anforderungen Ihres Unternehmens/Ihrer Institution und kann beliebig gestaltet werden. Sie legen fest, wer auf eine bestimmte Zugriffsebene zugreifen darf. Eine Zugriffsebene wird einem gesamten Archiv oder einem bestimmten Ordner samt aller Unterordner im Archiv zugewiesen. Personen können nicht auf Datensätze zugreifen, die nicht ihrer Zugriffsebene entsprechen. Ausführlichere Informationen dazu, wie Zugriffsebenen für Bestände und Ordner definiert werden, finden Sie in den entsprechenden Themen.
Ein gesamtes Archiv, ein bestimmter Ordner samt Unterordnern oder eine einzelne Datei kann als "enthält personenbezogene Daten" gekennzeichnet werden. Personenbezogene Daten sind die zweitwichtigste Ebene der Berechtigungsprüfung. Ob Daten als personenbezogen gekennzeichnet werden, ist eine Entscheidung, die vollständig nach den von den Verantwortlichen Ihres Unternehmens/Ihrer Institution festgelegten Kriterien zu treffen ist.
Ein gesamtes Archiv, ein bestimmter Ordner samt Unterordnern oder eine einzelne Datei kann als "enthält vertrauliche Daten" gekennzeichnet werden. Vertrauliche Daten sind die drittwichtigste Ebene der Berechtigungsprüfung. Ob Daten als vertraulich gekennzeichnet werden, ist eine Entscheidung, die vollständig nach den von den Verantwortlichen Ihres Unternehmens/Ihrer Institution festgelegten Kriterien zu treffen ist.
Die Vorgangsberechtigungen in Archiven bilden eine umfangreiche Liste aus Dutzenden detaillierter Berechtigungsdefinitionen unter zwei Überschriften: Bearbeitungsberechtigung und Anzeigeberechtigung. Diese Berechtigungen können dem gesamten Archiv, allen Inhalten einer bestimmten Schicht und allen Inhalten eines bestimmten Ordners einer bestimmten Schicht zugewiesen werden. Für einzelne Dateien können keine Vorgangsberechtigungen definiert werden. Vorgangsberechtigungen werden den Ordnern der untersten Ebene erteilt.