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Documenos® ist eine All-in-One-Plattform für die digitale Transformation, entwickelt für Unternehmen und Organisationen jeder Größe und Branche. Documenos ist nicht einfach eine weitere Unternehmenssoftware, sondern eine integrierte Art der Unternehmensführung, die jeden Arbeitsbereich abdeckt: Prozesse, Workflows, Archiv, Qualitätsstandards, Formulare, Dokumente, Aufgaben, Buchungen, von Kontokorrent über Bank und Kasse, von Anlagevermögen bis Lagerbestand, von Produktionsdaten bis zur Lagerverwaltung, von Unternehmens-E-Mail-Konten bis zu Besprechungs- und Terminsystemen, vom Kundenbeziehungsmanagement bis zu Unternehmenswebseiten. Sie ist ein Paradigmenwechsel für das Konzept der Unternehmenssoftware.
Documenos® ist branchenunabhängig. Es kann von jedem Unternehmen, jeder Institution oder öffentlichen Einrichtung genutzt werden, die Dokumente, Prozesse, Workflows, Qualitätsstandards, Archive und vieles mehr über eine einzige integrierte Plattform verwalten möchte. Vom Ein-Personen-Büro bis zur Holding mit mehreren Gesellschaften: Die Größe bestimmen Sie, die Flexibilität liefern wir.
Verstreute Dateien, vergessene Freigaben, verlorene E-Mails und Dutzende Anwendungen, die nicht miteinander kommunizieren. Documenos® hilft Organisationen, jeden Prozess korrekt zu dokumentieren, operative Effizienz und Qualität zu steigern, Verantwortlichkeit und Compliance sicherzustellen und Entscheidungen auf Basis datengestützter Erkenntnisse zu treffen.
Dokumente, Prozesse, Workflow, Formulare, Aufgaben, Archiv, Drive, Verträge, Buchhaltung, Qualität, CRM, Inhalte und Berichte. Alle Module sind zu 100 % miteinander integriert; in einem Modul erzeugte Daten müssen in einem anderen nicht erneut eingegeben werden. Die vollständige Liste finden Sie auf der Seite Module.
Ja, und zwar kostenlos. Signaturen werden mit der DSS-Bibliothek der Europäischen Kommission in den von eIDAS definierten Formaten XAdES, CAdES, PAdES und JAdES auf vier verschiedenen Stufen erstellt; Signaturen der Stufe LTA lassen sich auch nach Jahren noch validieren. Details auf der Seite Elektronische Signatur.
Ja, und zwar unbefristet. Die kostenlose Version funktioniert mit 1 Organisation, 1 Server und 10 Benutzern; eine Kreditkarte ist nicht erforderlich. Wenn Sie wachsen, wechseln Sie zum Standard- oder Enterprise-Paket. Vergleichen Sie die Pakete auf der Seite Preise.
Es gibt zwei Wege: ein monatliches Abonnement pro Benutzer (jährliche Abrechnung) oder eine unbefristete Lizenz mit einmaliger Zahlung. Die Lizenz richtet sich nach der Anzahl der Server, der Benutzer, den Modulen und der Anzahl der Unternehmen. Alle Regeln finden Sie auf der Seite Lizenzierung.
Das System schaltet sich nicht plötzlich ab. Sie erhalten eine zusätzliche Frist für die Verlängerung; läuft auch diese ab, wechselt die Anwendung vom lizenzierten Modus in den Testmodus. Keine Sperre ohne Vorwarnung.
Ja, jederzeit. Die Jahresgebühr für hinzugefügte Benutzer wird nur für die bis zum Verlängerungsdatum verbleibenden Tage berechnet. Sie zahlen nicht für Tage, die Sie nicht nutzen.
Auf Ihren eigenen Servern. Documenos® wird in Ihrer eigenen Infrastruktur installiert; die von Ihnen erzeugten und gespeicherten Daten verlassen niemals Ihre Server. Die Kontrolle über die Daten liegt vollständig bei Ihnen.
In wenigen Minuten. Das Docker-Compose-Paket startet die Hauptanwendung, die PostgreSQL-Datenbank, den digitalen Signaturdienst, die Elasticsearch-Suchmaschine, den Übersetzungsserver und alles Weitere mit einem einzigen Befehl (docker compose up -d). Ein ZIP-Paket für Windows IIS ist ebenfalls verfügbar. Die Dateien finden Sie auf der Seite Download.
Sowohl x86 als auch ARM. Unabhängig vom Prozessor Ihres Servers läuft Documenos®; mit Docker läuft es problemlos unter Linux, Windows und MacOS. Unter Windows mit IIS ist etwas Feinabstimmung nötig, aber auch dort läuft es reibungslos.
PostgreSQL (ab v15). Eine bewährte Open-Source-Datenbank ohne Lizenzkosten. Wenn Sie Documenos installieren, benötigen Sie keine zusätzlichen Softwarelizenzen und zahlen daher auch nicht für eine zusätzliche Datenbanklizenz.
Nein. Die Documenos-Oberfläche informiert Sie über neue Versionen. Bei Docker aktualisieren Sie Ihre ENV-Datei und führen compose erneut aus. Das ist alles. Die neue Version wird heruntergeladen, die Dateien werden ersetzt, der Dienst startet neu und Datenbankänderungen werden automatisch passend zur neuen Version angewendet. Falls etwas schiefgeht, spielen Sie Ihr Backup zurück und machen dort weiter, wo Sie aufgehört haben. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie auf der Seite Wartung und Updates.
Überhaupt kein Problem. Sie können sogar direkt von Version 7.21 auf Version 7.74 wechseln; die neue Version enthält alle Änderungen, die Sie verpasst haben. Zwischenversionen müssen nicht einzeln installiert werden. Die Datenmigration erfolgt automatisch.
Keine einzige Zeile. Sie gestalten Formulare per Drag-and-Drop, legen fest, wer welchen Schritt in welcher Reihenfolge ausführt, und erstellen Regeln mit Optionen wie und / oder / gleich / enthält / größer als. Visuelle Elemente (PDFs oder Webseiten) erstellen Sie per Drag-and-Drop mit der Maus. Wie ein Beispiel funktioniert, sehen Sie auf der Seite Workflow.
Ja. Formulare, die Sie mit vielfältigen Feldtypen, Tabellen und dynamischen Regeln gestalten, können Sie intern nutzen oder öffentlich im Internet veröffentlichen. Die erfassten Daten fließen direkt in Ihre Workflows und Prozesse. Details auf der Seite Formulare.
Ja. Fügen Sie bei der Definition Ihrer Dokumentlebenszyklen einfach den oder die externen Benutzer für die Signaturaufgabe hinzu. Sobald dieser Schritt erreicht ist, wird die betreffende Person per E-Mail benachrichtigt; nach der Unterschrift läuft der Vorgang an derselben Stelle weiter.
Ja, ohne Grenzen. Mit synchronen oder unabhängigen Schritten, dynamischen Datensätzen und regelbasierten Kontrollen modellieren Sie selbst den komplexesten Prozess und verfolgen ihn durchgängig. Schritte können sogar Personen oder Gruppen in einem anderen Unternehmen zugewiesen werden.
Überall. Es gibt sogar eine MCP-Anbindung. In Dokumenten, Formularen, Workflows, Prozessakten, Aufgaben und Datensätzen können Sie mit einem einzigen Befehl mehrere Felder gleichzeitig ausfüllen. Unterstützt werden OpenAI, Azure AI, Google Gemini, Google Vertex, HuggingFace und Ollama. Entdecken Sie: KI-Unterstützung.
Nicht zwingend. Mit Ollama betreiben Sie ein beliebiges Modell auf Ihrem eigenen Server; Dokumentinhalte werden für den KI-Dienst niemals aus der Organisation hinaus gesendet. Das ist die konkrete Antwort auf den Satz „Wir wollen KI, aber unsere Daten dürfen das Haus nicht verlassen“.
Sie verbindet den von Ihnen genutzten KI-Assistenten mit Documenos®. Der Benutzer erzeugt einen eigenen Zugriffsschlüssel, und der Assistent kann in jedem Modul Aktionen ausführen. Der Assistent arbeitet mit den Berechtigungen des Benutzers: Worauf der Benutzer keinen Zugriff hat, darauf hat auch er keinen Zugriff, und jede Aktion wird protokolliert.
Ja. Dieselbe Hardware, dieselbe Software, mehrere Unternehmen. Die Daten jedes Unternehmens werden in einem eigenen Bereich gehalten; die Benutzer sind gemeinsam, und eine Person kann in einem Unternehmen Administrator und in einem anderen Mitarbeiter sein. Details auf der Seite Mandantenfähige Infrastruktur.
Die Benutzeroberfläche ist in zehn Sprachen verfügbar, und die Sprache lässt sich zur Laufzeit oben rechts umschalten. Auch alle benutzerdefinierten Inhalte wie Prozessvorlagen, E-Mail-Vorlagen, Kampagneninhalte und Texte der Wissensdatenbank können mehrsprachig erstellt werden.
Mit einem Klick. Sie binden Google, Yandex, Bing, Azure, DeepL, LibreTranslate oder Ihre eigenen KI-Modelle an. Antwortet ein Dienst nicht, wechselt die Übersetzung automatisch zum nächsten; Ihr Workflow kommt nie zum Stillstand. Wie die Anbindung funktioniert, sehen Sie auf der Seite Übersetzungsdienste.
Bis in den Petabyte-Bereich. Hunderte Millionen digitaler Assets werden durch unbegrenzte horizontale Cluster-Skalierung ohne Leistungseinbußen verwaltet; für mehr Kapazität fügen Sie einfach Server hinzu. Die technische Architektur finden Sie auf der Seite Archivierung im Petabyte-Maßstab.
Ja, nicht nur nach dem Dateinamen. PDF-Texte, OCR-Ergebnisse, Office-Dokumente, EXIF-Daten und Video-Metadaten werden indexiert. Selbst wenn sich der gesuchte Satz in einem gescannten Dokument befindet, wird er gefunden.
Ja. Gesprochene Inhalte in Audio- und Videodateien, die dem Archiv hinzugefügt werden, werden in Text umgewandelt und in den Suchindex aufgenommen. Einen einzelnen Ausdruck aus einer Besprechungsaufzeichnung finden Sie direkt über das Suchfeld.
Ja. Gesichter auf Fotos, die dem Archiv hinzugefügt werden, werden per KI erkannt und automatisch mit bereits identifizierten Gesichtern abgeglichen. Finden Sie eine Person unter Tausenden von Fotos in Sekunden: Gesichtserkennung.
Ihre Passwörter sind selbst bei direktem Serverzugriff nicht lesbar. Multi-Faktor-Authentifizierung (TOTP, E-Mail, SMS), verschlüsselt gespeicherte Passwörter für externe Ressourcen und streng kontrollierter Datenbankzugriff sind Standard. Details auf der Seite Verschlüsselung.
Ja. Sie können den Systemzugriff ausgewählter Personen oder Gruppenmitglieder an bestimmte IP-Bereiche, zulässige Arbeitstage und festgelegte Uhrzeiten binden. Außerhalb der Arbeitszeit und außerhalb des Büros bleibt die Tür geschlossen. Deaktivierte Benutzer oder Benutzer, deren Zugriffsbeschränkungszeit erreicht ist, werden automatisch vom System abgemeldet.
Schicht für Schicht. Zuerst wird die Zugriffsebene geprüft, dann die Berechtigung zum Lesen personenbezogener Daten, anschließend die Berechtigung für vertrauliche Daten und zuletzt die Ausführungsberechtigung; scheitert auch nur eine Prüfung, werden die Daten nicht angezeigt. Wie das funktioniert, erfahren Sie auf der Seite Personenbezogene und vertrauliche Daten.
Bis auf Dateiebene. Zugriff nach Archiv, Ebene, Ordner und Datei; fein abgestufte Kontrolle über Anzeigen, Bearbeiten und Teilen. Berechtigungen stammen aus Sicherheitsgruppen und werden für jedes Unternehmen separat definiert. Details auf der Seite Rechteverwaltung.
Nein. Mit dem Vertretungssystem überträgt ein Benutzer seine Aufgaben für einen bestimmten Zeitraum an eine oder mehrere Personen; zusätzliche Berechtigungen müssen nicht definiert werden. Bei jeder in Vertretung ausgeführten Aktion wird festgehalten, in wessen Namen sie erfolgte.
Alles. Hunderte Aktionstypen – von der Dokumentvorschau bis zur Berechtigungsänderung – werden mit Benutzer, Zeitpunkt sowie alten und neuen Werten protokolliert. Protokolle können in der Anwendung weder bearbeitet noch gelöscht werden: Die Historie bleibt, wie sie ist. Details auf der Seite Detaillierte Ereignisprotokolle.
Ja. Sie erstellen zeitlich und in der Nutzung begrenzte Links: Gültigkeit von 1 Stunde bis 1 Jahr, bei Bedarf nur einmalige Anzeige. Nach Ablauf der Zeit oder Überschreiten des Limits deaktiviert sich der Link selbst; jeder Aufruf wird mit Datum, Uhrzeit und IP-Adresse protokolliert. Details auf der Seite Sichere Freigabe.
Natürlich, und es kann sogar noch mehr. Und zwar auf Ihrem eigenen Server. Ihre Mitarbeitenden speichern ihre Dateien und teilen sie untereinander sowie mit externen Benutzern, während Sie Kontingente, Passwörter und Laufzeiten pro Ordner festlegen. Der Komfort von Google Drive, Dropbox oder OneDrive – mit unternehmensweiter Kontrolle.
Ja. Rechnungen, Kontokorrent, Lagerbestand, Bank, Aufträge, Einkauf, Verkauf, Produktion und Lagerverwaltung an einem Ort. Dazu gehören auch dynamische, regelbasierte Genehmigungsketten in Einkauf, Produktion und Verkauf, Preislisten sowie reservierte Bestände für Vertriebsmitarbeiter.
Nein. Sie verbinden Ihre persönlichen und geschäftlichen E-Mail-Konten mit Documenos® und lesen und beantworten Ihre E-Mails auf demselben Bildschirm. Ein teilbarer Kalender, externe Terminbuchungslinks, Instant Messaging und Videoanrufe mit einem Klick im Browser sind in die Plattform integriert.
Ja. Benutzer werden automatisch aus Microsoft Active Directory und HR-Software übernommen, Dateien von FTP und lokalen Laufwerken; es arbeitet mit Excel-, Text-, XML- und JSON-Dateien sowie mit MariaDB-, MS SQL-, MySQL-, PostgreSQL- und SQLite-Datenbanken. Details auf der Seite Datenquellen.
Bewerben Sie sich, lernen wir uns kennen, legen wir gemeinsam das Lösungsmodell fest und starten wir das erste Projekt. Eine Chance für Softwareunternehmen, Berater, Anbieter von Branchenlösungen und ERP-/CRM-Firmen, ihre Expertise mit einer leistungsstarken Plattform zu verbinden. Zur Bewerbung besuchen Sie die Seite Werden Sie Lösungspartner.