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Das Archivmodul der Anwendung erfasst und bewahrt das kulturelle Erbe von Unternehmen und Institutionen. Es dient dazu, nur als gedrucktes Einzelexemplar vorhandene Informationsquellen zu sichern, Einzelexemplare mehrfach zugänglich zu machen, Papier- und Lagerkosten zu senken, Enterprise-Content-Management-Lösungen umzusetzen, die Archivierung zu gewährleisten, die Integrität digitaler Objekte trotz technologischen Wandels zu schützen und die Anzeige, den Zugriff und die Nutzung der Bestände zu ermöglichen – und um Millionen von Büchern, Seiten, Fotos, Videos oder Tonaufnahmen sowie digitalisierte Daten aller Art verfügbar zu machen, die in Bibliotheken und Dokumentenarchiven von Unternehmen oder Institutionen lagern und die Nutzer aus Regalen und Magazinen sonst nie erreichen.
Die wichtigsten Kompetenzen, die Ihre Organisation mit dieser Anwendung im Bereich der elektronischen Dokumentenarchivierung erwirbt, sind folgende: Dank der Multi-Archiv-Management-Infrastruktur lassen sich Digitalisierungsprozesse für verschiedene Archive gleichzeitig auf unterschiedlichen Ebenen verwalten. Der Zweck der zu beschaffenden Materialien kann über die Management-Oberfläche einfach festgelegt und gesteuert werden. Unbegrenzte Möglichkeiten des Datenzugriffs werden durch APIs ermöglicht, die Daten für verschiedene Anwendungen bereitstellen. Dank des Multi-Archiv-Systems können je nach den für jedes Projekt erforderlichen Qualitätsanforderungen unterschiedliche Entscheidungen getroffen werden. Digitale Medien und Zugriffsoptionen lassen sich einfach verwalten. Die Möglichkeiten, die die Digitalisierung den Nutzern dieser Umgebung bietet, können gesteuert werden. Da digitale Speicherumgebungen sehr unterschiedlich sind – von langsam bis schnell, von sicher bis weniger sicher – kann je nach Bedarf und Kostenpräferenz die passende Umgebung gewählt werden.
Im Einklang mit den Datenschutzgesetzen lassen sich für jedes Archiv modernste Sicherheitseinstellungen auf unterschiedlichen Ebenen anwenden.
Die Möglichkeiten, Daten in das elektronische Datensatzarchiv zu laden, sind je nach Bedarf der Organisation sehr vielfältig. Elektronische Datensätze können per SOAP-API oder REST-API in die Anwendung übertragen werden. Mit einer entsprechenden Einstellung überwacht die Anwendung einen beliebigen FTP-Server oder DISK-Speicherort und archiviert dort gespeicherte Inhalte automatisch.
Steuert Digitalisierungsprozesse. Ermöglicht die Definition unbegrenzt vieler dynamischer Indexfelder für jedes Archiv.
Verwaltet physische Archive auf hierarchischen Ebenen wie Gebäude, Raum, Schrank und Regal – einschließlich der darin enthaltenen Objekttypen.
Neben der Verwaltung von Zugriffsstufen bietet es Zugriffseinstellungen auf Archiv-, Ebenen- und Ordnerebene. Forschende erhalten temporären, kontrollierten Zugang zu Archiven.
Lädt kontinuierlich und automatisch Daten aus Festplattenspeichern oder von FTP-Servern in das Archivsystem.
Verteilt die Prozesse der digitalen Archiverstellung auf mehrere Ebenen, sorgt so für Prozesssicherheit, vereinfacht komplexe Abläufe und ermöglicht Leistungsmessung.
Ermöglicht das sichere Teilen von Dokumenten mit internen oder externen Benutzern.
Ermöglicht Dutzende Fotofunktionen wie Zuschneiden, Drehen sowie Anpassen von Kontrast, Farbe oder Schärfe direkt im Webbrowser. Zudem lassen sich bestimmte Abschnitte aus Videos ausschneiden, um neue Videos zu erstellen.
Liefert Archivnutzungsstatistiken, Dateibewegungen und Zugriffsanalysen.
Bietet berechtigungsbasierte Such- und Zugriffsfunktionen für Dokumente mit vertraulichen oder personenbezogenen Daten.
Zugriffsrechte lassen sich für jedes Archiv individuell festlegen und nach Ebenen oder Ordnern anpassen.
Sie können detailliert festlegen, wer wann und von wo auf welches Material im Archiv zugreifen darf und ob die Daten bearbeitet, heruntergeladen oder geteilt werden dürfen.
Macht dem Archiv hinzugefügte Bilder per automatischer OCR durchsuchbar. Mithilfe künstlicher Intelligenz (KI) wird Sprache in Audiodateien in über 100 Sprachen in Text umgewandelt und die Suche in Videos ermöglicht.
Ermöglicht es Benutzern, ihre persönlichen Dokumente in privaten Ordnern zu verwalten.
Sie können innerhalb jedes Unternehmens mehrere Archive verwalten. Jedes Archiv kann an einem eigenen Speicherort liegen und eigenen Regeln und Sicherheitsrichtlinien unterliegen.
Sie können Archive automatisch per OCR erfassen und Metadaten wie IPTC und EXIF automatisch indexieren.
Die Inhalte eines Archivs können automatisch und fortlaufend von einem Datenträger oder FTP-Server importiert werden.
Documenos® bietet alle Werkzeuge, um Archivierungsarbeit als Prozess nach wissenschaftlichen Methoden durchzuführen.