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In einem hektischen Arbeitsalltag zählt jede Aufgabe. Aufgabenmanagement war noch nie so einfach, flexibel, sicher und messbar. Vereinfachen Sie Ihre Aufgaben und steigern Sie Ihre Produktivität mit Documenos®.
Eine Aufgabe entsteht nicht nur über die Schaltfläche „Neue Aufgabe“; sie kann überall dort beginnen, wo die Arbeit stattfindet.
Legen Sie mit einem Schritt einen neuen Aufgabeneintrag aus der Aufgabenliste oder dem Dokumenteneingang an.
Speichern Sie den im Dokumenteditor erstellten Entwurf „als Aufgabe“ und übergeben Sie ihn einer anderen Person zur Fertigstellung.
Ein Schritt in einem Prozess oder Workflow kann automatisch Aufgaben für die beteiligten Personen erzeugen.
Eine Anfrage über das Kontaktformular Ihrer Website kann direkt in eine Aufgabe umgewandelt werden.
Jede Aufgabe kann eine „Zielaktion“ haben; wer die Aufgabe öffnet, wird direkt zur anstehenden Arbeit geführt.
Dokument erstellen
Formular ausfüllen lassen
Umfrage ausfüllen
Die zuständige Person erledigt die Arbeit und schließt die Aufgabe mit einem Kommentar ab.
Sofern erlaubt, wird die Aufgabe mit einem Kommentar an eine andere Person, Gruppe oder Einheit weitergeleitet.
Sofern erlaubt, wird die Aufgabe an ihren vorherigen Eigentümer zurückgesendet.
Ersteller oder Verfolger können die Aufgabe abbrechen; die zuständige Person kann nur einen Abbruch beantragen.
Auf Wunsch werden abgeschlossene oder abgebrochene Aufgaben vor dem Schließen ihrem Verfolger/Eigentümer zur Freigabe vorgelegt. Lehnt der Verfolger den Abschluss ab, wird die Aufgabe wieder aktiv und kehrt in den Eingang der zuständigen Person zurück.
Fügen Sie jeder Aufgabenklasse eigene Felder hinzu; kennzeichnen Sie Pflichtfelder und zeigen Sie wichtige Felder als Spalten in der Liste an. Klassen werden mehrsprachig definiert, kopiert, exportiert und importiert.
Die Klasse kann Verfolger und Empfänger der Aufgabe vorbelegen, als Pflicht festlegen oder sperren. Ob die Aufgabe weitergeleitet, zurückgegeben oder abgebrochen werden darf, wird ebenfalls in der Klasse definiert.
Einige der in Aufgabenklassen verfügbaren Feldtypen:
Einkauf
Verwaltung
VerwaltungVerwaltung
Verwaltung
Verwaltung
Verwaltung
IT
IT
IT
IT
Gebäudemanagement
Gebäudemanagement
Gebäudemanagement
Gebäudemanagement
Gebäudemanagement
Veranstaltungen
PersonalAllgemein
AllgemeinJede Klasse ist mit eigenen Feldern und Regeln sofort einsatzbereit. Nutzen Sie sie unverändert, kopieren und passen Sie sie an oder erstellen Sie Ihre eigene Klasse von Grund auf. Klassen lassen sich durch Export und Import in andere Installationen übertragen.
Wenn eine Aufgabe erstellt, weitergeleitet, zurückgegeben, abgeschlossen oder abgebrochen wird und wenn diese Schritte freigegeben werden, laufen die für ihre Klasse definierten Aktionen automatisch ab.
Lesen und Schreiben in Datensätzen, Ausführen von Abfragen oder Befehlen in Datenbanken, HTTP-, SOAP- und SAP-Serviceaufrufe, Schreiben von Dateien und Ausführen von Programmen.
Senden Sie E-Mail-, SMS- oder In-App-Benachrichtigungen an Benutzer, Gruppen oder Einheitsleiter – damit jeder genau dann Bescheid weiß, wenn er es wissen muss.
Fügen Sie als Ergebnis einer Aufgabe Gruppenmitglieder hinzu oder entfernen Sie sie, aktivieren oder deaktivieren Sie Benutzerkonten und richten Sie Vertretungen ein oder heben Sie sie auf. Wird beispielsweise eine Onboarding-Aufgabe abgeschlossen, kann das Konto des neuen Mitarbeitenden automatisch angelegt werden.
Posteingang
Freigabe
Von mir ausgehend
Von mir ausgehend
Von mir ausgehend
Geschlossen
Geschlossen
Verfolgung
Archiv
Betreff, Kommentare, Werte der Klassenfelder und Inhalte angehängter Dateien werden gemeinsam durchsucht.
In der Aufgabenvorschau sehen Sie, wer sie an wen übergeben hat, wer wann welche Aktion ausgeführt hat, sowie die Notizen.
Wechselt eine Aufgabe den Bearbeiter, werden die geöffneten Bildschirme und Zähler offener Aufgaben aller Beteiligten sofort aktualisiert.
Abhängig von Ihren Berechtigungen können Sie Aufgaben bearbeiten sowie einfach erstellen und zuweisen.
Sie können den Fortschritt von Aufgaben in Echtzeit verfolgen und an unerledigte Aufgaben erinnern.
Sie können die Produktivität aufgabenbezogen analysieren. Definieren Sie unbegrenzt viele BI-Dashboards für aufgabenbasierte Analysen.
Sie können Office-Dokumente einfach in Aufgabeneinträge einbinden und deren Bearbeitung anfordern.
Fügen Sie einer Aufgabe eine Erinnerung hinzu; legen Sie fest, wie viele Tage vorher und zu welcher Uhrzeit erinnert wird, und lassen Sie eine E-Mail an ausgewählte Benutzer, Gruppen und Einheitsleiter senden. (In der Enterprise-Edition.)
Fügen Sie Aufgabenformularen KI-Befehlsschaltflächen hinzu; KI-Assistenten können über MCP Aufgabenliste, Verlauf und Dateien lesen und Aktionen an Aufgaben ausführen.
