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Verfolgen Sie eingehende E-Mails Ihrer Unternehmenskonten automatisch und erstellen Sie mühelos Workflows.
Anfrage, Beschwerde oder Bewerbung: Jede E-Mail an Ihre Unternehmensadressen landet in einer Liste in Documenos®, wird von der zuständigen Person gesehen und zu einem protokollierten Vorgang.
Ein Hintergrunddienst liest Ihre Postfächer in den von Ihnen festgelegten Intervallen; dieselbe E-Mail wird nie zweimal abgerufen.
Die E-Mail wird mit allen Anhängen in der Liste "Eingehende E-Mails" gespeichert; die Ansicht der Zuständigen aktualisiert sich sofort.
Die zuständige Person sieht sich E-Mail und Anhänge in der Vorschau an und entscheidet, mit welcher Vorlage sie bearbeitet wird.
Mit einem Klick wird daraus ein Dokument oder ein gestarteter Workflow; die Genehmigungskette läuft von dort aus weiter.
Verbinden Sie sich per IMAP oder POP3 mit Ihrem Unternehmens-Mailserver und wählen Sie Server, Port und Authentifizierungsart.
Mit den Optionen SSL und STARTTLS werden Verbindungen über TLS 1.2 / 1.3 aufgebaut.
Prüfen Sie mit einem Klick, ob das Postfach erreichbar ist, bevor Sie die Einstellungen speichern.
Beliebig viele Adressen pro Unternehmen, jeweils mit eigenem Abrufintervall in Minuten.
Bei IMAP werden nur ungelesene E-Mails abgerufen und anschließend auf dem Server als gelesen markiert; E-Mails auf dem Server werden weder verschoben noch gelöscht. Jedes Postfach wird den Abteilungen, Gruppen und Benutzern zugewiesen, die die E-Mails prüfen und bearbeiten.
Legen Sie für jedes Postfach mehrere Vorlagen an; die zuständige Person wählt die passende für die E-Mail.
Mit der gewählten Formularvorlage wird ein Dokument erstellt. Betreff, Absenderadresse und Inhalt der E-Mail werden in die von Ihnen festgelegten Formularfelder übernommen, Anhänge werden dem Dokument hinzugefügt. Zuständige Abteilung und Genehmigungskette stammen aus der Vorlage oder werden separat festgelegt; Dokumentnummer und PDF werden automatisch erzeugt.
Der gewählte Workflow startet mit Absender, Betreff und Inhalt bei seinem ersten Schritt. Die Trigger des Workflows werden ausgeführt, und die zugewiesenen Personen erhalten die üblichen Benachrichtigungen.
Für einen schnellen Einstieg enthalten die Formularvorlagen auch das "Formular für per E-Mail eingegangene Anfragen" (FRM-072).
E-Mails werden nicht automatisch zu Dokumenten; eine berechtigte Person sieht und bearbeitet jede einzelne. Überflüssige E-Mails können Sie ignorieren (nicht mehr aktuell, Anfrage zurückgezogen) oder löschen (Spam, fehlende Angaben, irrelevant). Der Status mehrerer E-Mails lässt sich in einem Schritt ändern.
Sehen Sie E-Mail und Anhänge im Browser an und laden Sie alle Anhänge auf einmal herunter.
Volltextsuche nach Datum, Absender, Betreff, Empfänger und E-Mail-Inhalt.
Einstellungen anzeigen und bearbeiten sowie alle Postfächer einsehen und bearbeiten werden über getrennte Berechtigungen vergeben.
