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Ihr Termin- und Besprechungskalender direkt in Ihrer Unternehmenssoftware.
Mit dem Documenos® Kalender verwaltet jede Person in Ihrer Organisation Besprechungen, Termine und Veranstaltungen auf einem einzigen Bildschirm. Ob die nächsten Stunden oder der ganze Monat – Sie haben alles im Blick.
Verbinden Sie den Documenos®-Kalender mit dem Kalender des E-Mail-Kontos, das Sie bereits nutzen. In Documenos® erstellte Termine erscheinen in Google Kalender oder Outlook, und dort eingetragene Besprechungen erscheinen in Documenos® – ohne doppelte Eingabe.
Gmail- und Google-Workspace-Kalender, verbunden durch Anmeldung mit Ihrem Google-Konto.
Outlook- und Microsoft-365-Kalender, verbunden durch Anmeldung mit Ihrem Microsoft-Konto.
Ihr iCloud-Kalender, verbunden über den CalDAV-Standard.
Auch Nextcloud-, Fastmail-, Zimbra-, Synology- und Radicale-Kalender werden unterstützt.
Sie können mehrere Kalender verbinden; jede Verbindung hat ihre eigenen Einstellungen.
Senden Sie Documenos®-Termine nur in den externen Kalender, holen Sie nur externe Termine in Documenos® oder halten Sie beide Seiten in beide Richtungen synchron.
Auf Wunsch erscheinen Ihre Termine im externen Kalender nur als „Beschäftigt“; Titel und Beschreibungen bleiben in Documenos®.
Google- und Microsoft-Konten gewähren nur Zugriff auf Ihren Kalender, nicht auf Ihre E-Mails. Verbindungsdaten werden verschlüsselt gespeichert.
Änderungen werden alle paar Minuten automatisch synchronisiert – von den letzten 30 bis zu den nächsten 365 Tagen.
Titel, Beschreibung, Beginn und Ende, ganztägige Termine und Wiederholungsregeln werden übertragen.
Fügen Sie Ihre eigenen IMAP- oder POP3-E-Mail-Konten zu Documenos® hinzu und lesen, beantworten und leiten Sie E-Mails auf derselben Plattform wie Ihren Kalender weiter. Buchungslinks und Terminbestätigungen werden automatisch per E-Mail versendet, sodass die andere Seite stets informiert ist.
Sie können Kunden, Bewerbern oder Geschäftspartnern einmalig nutzbare Buchungslinks per E-Mail senden. Wer den Link öffnet, sieht nur die Zeiten, in denen Sie tatsächlich frei sind; Arbeitszeiten, Termindauer, Abwesenheiten und Ihr maximaler Buchungszeitraum werden automatisch berücksichtigt.
Die gewählte Zeit wird sofort in Ihren Kalender eingetragen, und beide Seiten erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail.
Jeder Link kann nur einmal verwendet werden und verfällt nach der von Ihnen festgelegten Frist.
Den Status der versendeten Links verfolgen Sie in einer einzigen Liste.
Für wöchentliche Teambesprechungen, monatliche Reviews oder jährliche Veranstaltungen müssen Sie nicht jedes Mal einen neuen Eintrag anlegen.
Sie können tägliche, wöchentliche, monatliche oder jährliche Wiederholungsregeln definieren und Intervall, Wochentage und Enddatum festlegen.
Wenn Sie einen einzelnen Termin einer Serie ändern oder absagen müssen, bleiben die übrigen Termine unverändert.
Jeder Besprechung lassen sich Ort, Priorität und Besprechungsart zuweisen. Administratoren legen diese fest, vergeben für jede eine Farbe und können sie für alle Sprachen benennen.
Wo eine Besprechung stattfindet, sehen Sie auf einen Blick im Kalender.
An der Farbe erkennen Sie, welche Termine wichtig sind.
Zeigt, um welche Art von Termin es sich handelt; für jede Art lässt sich auch eine Standarddauer festlegen.
Beginn und Ende des Kalendertages werden pro Unternehmen festgelegt; alles Weitere stellt jeder Benutzer für sich selbst ein.
Beginn- und Endzeiten des Kalenders werden pro Unternehmen festgelegt.
Jeder Benutzer wählt seine eigene Zeitzone.
Die Standarddauer eines Termins lässt sich zwischen 5 und 60 Minuten einstellen.
Sie legen fest, wie viele Tage im Voraus über Ihre Links Termine gebucht werden können.
Sie können wöchentlich wiederkehrende Zeiten, in denen Sie nicht verfügbar sind, oder bestimmte Zeiträume wie Urlaub oder Dienstreisen festlegen. Andere können in diesen Zeiten keine Termine buchen; Sie selbst können jedoch jederzeit Einträge in Ihren Kalender aufnehmen.
Sie können Ihren Kalender mit Assistenten teilen, die Documenos®-Benutzer sind, und ihnen Lese- oder Bearbeitungsrechte erteilen.
Ihr Assistent kann Ihre Besprechungen in Ihrem Namen organisieren.
Ihre Teamkollegen sehen, wann Sie verfügbar sind, und planen entsprechend.
Mit Ihnen geteilte Kalender werden im Menü aufgeführt und öffnen sich mit einem Klick.
Im Documenos® CRM-Modul angelegte Aktivitäten können automatisch in den Kalender der zuständigen Person oder des gesamten Vertriebsteams übernommen werden. Art, Kundeninformationen, Priorität und Dauer der Aktivität werden in den Kalendereintrag übertragen.
Wird eine Aktivität aktualisiert, wird auch der Kalender aktualisiert; wird sie storniert, werden die zugehörigen Kalendereinträge entfernt. So muss Ihr Vertriebsteam Kundentermine nicht an anderer Stelle nachverfolgen.
