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KI ist kein separater Bildschirm, sondern steckt direkt im Feld, in das Sie Daten eingeben.
In Documenos® ist KI kein separates Fenster, das Sie öffnen, um Fragen zu stellen. Sie ist an die Definition des Feldes gebunden, in dem Sie Inhalte erstellen: Der Prompt weiß, aus welchen Feldern er Informationen liest und in welche Felder er das Ergebnis schreibt.
In der Praxis bedeutet das: Der Benutzer kopiert keinen Text in eine andere Anwendung und fügt das Ergebnis wieder ein. Die Arbeit wird direkt in dem Formular erledigt, das er ohnehin gerade ausfüllt.
Sechs Anbieter werden unterstützt: OpenAI, Azure AI, Google Gemini, Google Vertex, HuggingFace und Ollama. Mit Ollama läuft das Modell auf Ihrem eigenen Server; Dokumentinhalte verlassen für den KI-Dienst nicht das Unternehmen.
Sie können beliebig viele Verbindungen definieren, und jede wählt ihr eigenes Modell. So können Sie etwa für sensible Inhalte ein lokales Modell und für alles andere einen Cloud-Anbieter nutzen.
Der KI-Prompt gehört nicht zu einer einzelnen Ansicht; überall, wo Inhalte entstehen, wird dieselbe Struktur verwendet:
Die Kopffelder des Dokuments.
Dynamische Felder und Tabellen in Formularvorlagen.
Die Vorgangsfelder der Vorlage – in jedem Schritt des Ablaufs.
Dieselbe Struktur gilt auch für diese Felddefinitionen.
Eingabe- und Ausgabefelder können mehrfach sein: Der Prompt übernimmt Informationen aus mehreren Feldern der Ansicht gesammelt, übergibt sie an den KI-Agenten und kann die Antwort getrennt in mehrere Felder zurückschreiben.
So wird ein Prompt nach dem Muster lies diese Felder, fülle jene Felder für den Benutzer zu einem einzigen Klick.
Derselbe Weg funktioniert auch bei Dokumenten mit Freitext: Die Daten aus den Kopffeldern des Dokuments dienen als Eingabe für den Prompt, und der Text wird daraus erzeugt.
Das Unternehmen definiert die Vorlage einmal; der Benutzer muss denselben Prompt nicht jedes Mal neu schreiben.
KI schreibt nicht nur in Felder, sondern macht auch den Inhalt von Dateien, die dem Archiv hinzugefügt werden, durchsuchbar.
Gesprochenes in Audio- und Videodateien wird in über 100 Sprachen in Text umgewandelt und dem Suchindex hinzugefügt; eine Aussage aus einer Besprechungsaufzeichnung finden Sie einfach per Suche.
Text aus gescannten Dokumenten und Fotos wird extrahiert; so wird auch ein nur als Bild vorliegendes Schriftstück bei der Suche gefunden.
Menschliche Gesichter auf Fotos werden erkannt und ähnliche Gesichter vorgeschlagen. Der Benutzer bestätigt die Zuordnung; das System verknüpft eine erstmals gesehene Person nie selbstständig mit einer vorhandenen. Den Ähnlichkeitsgrad steuern Sie selbst.
Documenos® stellt einen MCP-Server (Model Context Protocol) bereit. Der Benutzer erzeugt sich einen Zugriffsschlüssel, und sein KI-Assistent kann sich mit Documenos® verbinden, um Dokumente, Aufgaben, Prozesse und Workflows aufzulisten und zu bearbeiten.
Der Assistent arbeitet mit den eigenen Berechtigungen des Benutzers: Auf Dokumente oder Informationen, auf die der Benutzer keinen Zugriff hat, kann auch der KI-Assistent nicht zugreifen. Seine Aktionen durchlaufen dieselbe Berechtigungsprüfung und werden protokolliert.
