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Das Dokumentenmanagement von Documenos® geht über die reine Dokumentenverwaltung hinaus: Es analysiert Ihre Daten und erstellt aussagekräftige Statistiken, die fundiertere Geschäftsentscheidungen unterstützen. Jeder Vorgang wird protokolliert und analysiert, um die Effizienz zu steigern und Ihre Prozesse zu automatisieren. So erreichen Organisationen ihre strategischen Ziele schneller und wirkungsvoller.
Die digitale Transformation ist ohne Prozessmanagement nicht vollständig. Documenos® bietet Ihnen ein Dokumentenmanagement- und ein Prozessmanagementsystem, die zu 100 % miteinander integriert und mit völlig neuen, flexiblen und einfachen Methoden ausgestattet sind.
Ermöglicht die Erstellung eines Aktenplans nach Dokumenttypen und die Ablage aller Dokumente in einer einheitlichen Struktur.
Definiert eigene Felder für verschiedene Dokumenttypen und erleichtert deren bedarfsgerechte Verwaltung.
Verwaltet die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten und überwacht automatische Archivierungs- oder Vernichtungsprozesse.
Bietet Listen- und Freigabefunktionen, um Dokumente einfach an bestimmte Gruppen oder Benutzer zu verteilen.
Legt fest, wer auf ein Dokument zugreifen darf, und erhöht die Sicherheit durch gezielte Zugriffsstufen für Benutzer oder Gruppen.
Definiert digitale Signatur- und Genehmigungsprozesse für Dokumente und sorgt dafür, dass jeder Schritt nachvollziehbar und sicher ist.
Ermöglicht die Erstellung bedarfsgerechter Dokument- und Formularvorlagen, die Sie per Drag-and-drop einfach bearbeiten.
Beschleunigt Prozesse durch das Massenhochladen und Archivieren von Dokumenten aus bestimmten Ordnern oder E-Mail-Anhängen.
Erleichtert die Verfolgung und Organisation von Geschäftsprozessen durch die Definition dokumentbezogener Aufgaben.
Gestalten Sie komplexe Formulare aus Feldern und Tabellen, verbunden mit beliebigen Datenquellen.
Legen Sie fest, wer welche Aktion in welcher Reihenfolge an Formularen ausführt. Der Lebenszyklus jedes Formulars lässt sich mit unbegrenzten Möglichkeiten und größter Flexibilität gestalten.
Erstellen Sie beliebige Regeln für die Bearbeitung von Formularen. Ohne eine einzige Zeile Code bauen Sie komplexe Regeln mit Optionen wie und / oder / gleich / enthält / enthält nicht / größer als / kleiner als / beginnt mit.
Beim Veröffentlichen können Sie Formulare auf eine bestimmte Abteilung oder Gruppe beschränken oder sie im Internet zugänglich machen, sodass die Öffentlichkeit sie ausfüllen kann und Ihre Organisation ihre Geschäftsprozesse über diese Formulare verfolgt.
Analysieren Sie die in Formularen enthaltenen Informationen jederzeit. Erstellen Sie über Pivot-Tabellen beliebige Berichte zu Formulardaten.
Archivieren Sie Ihre Dokumente und verarbeiten Sie Ihre Daten nach frei definierbaren Regeln. Mit den Funktionen des digitalen Archivmoduls lassen sich zudem Daten aller Art automatisch archivieren und aus unbegrenzten Quellen verfügbar machen.
Stellt Auslöser (E-Mail, SMS, EXE, API usw.) für Ereignisse im gesamten Dokumentlebenszyklus bereit (Erstellung, Genehmigung, Signatur, Rückgabe, Ablehnung, Abschluss). Zudem kann es Ihre Unternehmenspostfächer überwachen und aus eingehenden E-Mails Dokumente erstellen.
Ermöglicht internen und externen Benutzern, Dokumentprozesse elektronisch zu signieren.