Dokumentenmanagementsystem

Standard-Aktenplanverwaltung

Dokumenttypenverwaltung

Speicherplanverwaltung

Verteilerlisten

Lernen Sie das Dokumentenmanagement von Documenos® kennen.

Documenos® Document Management geht über das Dokumentenmanagement hinaus und analysiert Ihre Daten und erstellt aussagekräftige Statistiken. Diese Statistiken unterstützen Sie dabei, fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Es zeichnet jede Transaktion auf und bietet Analysen, um die Effizienz zu steigern und Ihre Prozesse zu automatisieren. Dadurch können Organisationen ihre strategischen Ziele schneller und effektiver erreichen.

Ohne Prozessmanagement ist die E-Transformation nicht zu bewältigen. Documenos® bietet Ihnen ein Dokumentenmanagementsystem und ein Prozessmanagementsystem, die zu 100 % miteinander integriert und mit völlig neuen, flexiblen und einfachen Methoden ausgestattet sind.

✅ Standard-Aktenplanverwaltung ✅ Dokumenttypenverwaltung ✅ Speicherplanverwaltung ✅ Verteilerlisten ✅ Zugriffsberechtigungsverwaltung ✅ Signatur- und Genehmigungskettenmanagement ✅ Kostenlose Text- und Formularvorlagen ✅ Massendokumente erstellen ✅ Dokumentenaufgabenverwaltung ✅ Auslöser von Dokumentereignissen ✅ Unterstützung für elektronische Signaturen

Merkmale

Die Funktionen, die unseren Kunden am besten gefallen

Standard-Aktenplanverwaltung

Es bietet die Möglichkeit, einen Aktenplan nach Dokumententypen zu erstellen und alle Dokumente in einer einheitlichen Struktur zu organisieren.

Dokumenttypenverwaltung

Es definiert benutzerdefinierte Felder für verschiedene Dokumenttypen und erleichtert die Verwaltung jedes Dokumenttyps entsprechend seinen Anforderungen

Speicherplanverwaltung

Es verwaltet die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten und folgt automatischen Archivierungs- oder Vernichtungsprozessen.

Verteilerlisten

Es bietet Auflistungs- und Freigabefunktionen, um Dokumente einfach an bestimmte Gruppen oder Benutzer zu verteilen.

Zugriffsberechtigungsverwaltung

Definiert, wer auf das Dokument zugreifen kann; Erhöht die Sicherheit, indem Benutzern oder Gruppen bestimmte Zugriffsebenen zugewiesen werden

Signatur- und Genehmigungskettenmanagement

Es definiert digitale Signatur- und Genehmigungsprozesse für Dokumente; stellt sicher, dass jeder Schritt nachvollziehbar und sicher ist.

Kostenlose Text- und Formularvorlagen

Sie können damit Dokument- und Formularvorlagen erstellen, die Ihren Anforderungen entsprechen, und diese einfach über eine Drag-and-Drop-Oberfläche bearbeiten.

Massendokumente erstellen

Es beschleunigt Prozesse durch die Funktion des Massen-Uploads und der Archivierung von Dokumenten aus bestimmten Ordnern oder E-Mail-Anhängen.

Dokumentenaufgabenverwaltung

Es erleichtert die Verfolgung und Organisation von Geschäftsprozessen durch die Definition von Aufgaben im Zusammenhang mit Dokumenten.

Gestalten Sie die Formulare

Sie können komplexe Formulare bestehend aus Feldern und Tabellen entwerfen, indem Sie sie mit den gewünschten Datenquellen verbinden.

Definieren Sie zwei Routen

Definieren Sie, wer welche Aktion in welcher Reihenfolge auf den Formularen ausführen soll. Es ist möglich, den Lebenszyklus jedes Formulars mit unbegrenzten Möglichkeiten und den flexibelsten Optionen zu gestalten.

Gestalten Sie die Regeln

Sie können beliebige Regeln erstellen, damit die Formulare vorbereitet werden können. Sie können Ihre Regeln verkomplizieren, ohne eine einzige Codezeile zu schreiben und verschiedene Optionen wie und / oder / gleich / enthält / schließt nicht ein / größer als / kleiner als / beginnt mit verwenden.

Lokal oder im Internet veröffentlichen

Beim Veröffentlichen Ihrer Formulare können Sie diese auf eine bestimmte Einheit oder Gruppe beschränken oder im Internet zugänglich machen, sodass die Öffentlichkeit die Formulare ausfüllen und mithilfe dieser Formulare die Geschäftsprozesse in Ihrer Organisation verfolgen kann.

Sehen Sie sich die Dokumentenverwaltungsschnittstelle von Documenos® an.

Analysieren

Sie können die in den Formularen enthaltenen Informationen jederzeit analysieren. Sie können die gewünschten Berichte für Formulardaten in Pivot-Tabellen abrufen.

Archiv

Sie können Ihre Dokument- und Prozessdaten nach den von Ihnen gewünschten Regeln archivieren. Darüber hinaus können Sie mit den Funktionen des digitalen Archivmoduls alle Arten von Daten aus unbegrenzten Quellen automatisch archivieren und verfügbar machen.

Auslöser von Dokumentereignissen

Es bietet Auslöser (Mail, SMS, Exe, API usw.) für Ereignisse, die während des Lebenszyklus von Dokumenten auftreten (Erstellung, Genehmigung, Signatur, Rückgabe, Ablehnung, Abschluss). Außerdem können Sie Dokumente aus eingehenden E-Mails erstellen, indem Sie Ihre Unternehmens-E-Mails abhören.

Unterstützung für elektronische Signaturen

Es bietet internen und externen Benutzern die Möglichkeit, Dokumentprozesse mit elektronischen Signaturen zu versehen.