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Signatur- und Genehmigungsketten – ganz ohne Programmierung.
Das Workflow-Management-System von Documenos® verdient das Attribut "flexibel" voll und ganz, denn seine Technik zur Modellierung von Arbeitsschritten bietet einzigartige Möglichkeiten.
Dank einer umfangreichen Konzeptbibliothek werden Abläufe in Strukturen mit Tausenden von Einheiten und Zehntausenden von Mitarbeitenden mit einem einzigen Modell gesteuert.
Aufgaben lassen sich abhängig von Ihren Bedingungen einzeln oder als Gruppe definieren.
Alle Szenarien, die Sie im Geschäftsalltag benötigen, modellieren Sie durch einfache Dateneingabe in den Definitionsmasken.
Um die Funktionsweise des Systems zu verstehen, erläutern wir kurz drei Beispiele.
Eine einfache fünfstufige Signatur- und Genehmigungskette, die ausschließlich aus "Einzelaufgaben" besteht:
Dass im vierten Schritt ein "Sicherheitsgruppe"-Konto steht, macht diesen Schritt noch nicht zu einer Gruppenaufgabe. Damit eine Aufgabe eine Gruppenaufgabe ist, müssen in diesem Schritt mehrere Personen Aufgaben ausführen.
Das Dokument landet im Posteingang aller Gruppenmitglieder; sobald eines davon die Aufgabe erledigt, wird sie aus allen Posteingängen entfernt. Der Vorgang hängt nicht von einer einzelnen Person ab – jedes verfügbare Gruppenmitglied kann ihn ausführen.
Anders als im ersten Beispiel ist die Aufgabe in Schritt 3 eine Gruppenaufgabe. Sobald der Abteilungsleiter in Schritt 2 seine Aufgabe erledigt hat, wird das Dokument gleichzeitig an die Personen/Gruppen dieses Schritts verteilt. Doch welchen Zweck hat eine Gruppenaufgabe genau? Nehmen wir an, es handelt sich um einen "Dienstreiseantrag": Der Benutzer hat ein Dokument für eine Dienstreise erstellt, sein Vorgesetzter hat es genehmigt, und im dritten Schritt wurde das Dokument gleichzeitig an drei Stellen weitergeleitet:
Organisiert Ticket- und Hotelbuchungen.
Überweist bei beantragtem Vorschuss den Betrag auf das Konto des Mitarbeiters.
Veranlasst die Archivierung des Formulars in der Personalakte.
Müssten diese drei Personen/Gruppen wie im ersten Beispiel nacheinander handeln, käme es zumindest beim Reise- und Buchhaltungsteam zu Verzögerungen, weil sie aufeinander warten. Gruppenaufgaben ermöglichen eine gleichzeitige Bearbeitung.
Angenommen, Sie haben einer Gruppenaufgabe 5 verschiedene Personen/Gruppen zugewiesen. Deren Aufgaben müssen nicht identisch sein: Einige unterschreiben, einige initiieren, einige genehmigen, einige setzen um. Jede Rolle kann ein Benutzerkonto, ein Abteilungsleiter oder ein Gruppenkonto sein. Wann die Gruppenaufgabe als abgeschlossen gilt, bestimmt die von Ihnen festgelegte Regel.
Die Aufgabe wartet, bis alle Schritte in der Gruppe abgeschlossen sind, bevor sie zum nächsten Schritt übergeht. Beispiel Kommissionsbeschlüsse: Sie fügen die Kommissionsmitglieder der Gruppenaufgabe hinzu und legen fest, dass alle unterschreiben müssen.
Die Mitglieder könnten auch nacheinander unterschreiben; dann verlängert sich jedoch die Gesamtdauer, und ein einziges säumiges Mitglied lässt alle warten.
Es kann ausreichen, dass eine bestimmte Anzahl von Aufgaben in der Gruppe abgeschlossen ist. Genügen etwa in einem zehnköpfigen Vorstand 5 Unterschriften, damit Beschlüsse in Kraft treten, tragen Sie in der Gruppenregel einfach 5 Aufgaben ein.
Wollen die übrigen Mitglieder ebenfalls unterschreiben, ist das kein Problem: Das Dokument wird nicht aus ihrem Posteingang entfernt, und sie können ihre Aufgaben jederzeit erledigen.
Nehmen wir an, das Dokument ist ein Formular zur Einkaufsgenehmigung. Jemand hat eine Anfrage gestellt; zuerst genehmigt der Einkaufsleiter, danach der stellvertretende Geschäftsführer. Der stellvertretende Geschäftsführer soll jedoch nur bei Einkäufen über einem bestimmten Betrag in die Genehmigungskette einbezogen werden:
Es genügt, im dritten Schritt der Kette eine Regel zu definieren (nennen wir sie X) und diese dem stellvertretenden Geschäftsführer als Bedingung zuzuordnen. Erfüllt die Einkaufsanfrage die Bedingung, nimmt das System diesen Schritt in die Signatur- und Genehmigungskette auf. Ausführliche Informationen zur Definition von Bedingungen finden Sie im entsprechenden Thema.
