Das Workflow-System von Documenos® unterscheidet sich in vielerlei Hinsicht von seinen Pendants auf der ganzen Welt. Das Workflow-Management-System von Documenos® verdient das Adjektiv „flexibel“ voll und ganz. Denn die Technik der Modellierung von Arbeitsschritten verfügt über einzigartige Möglichkeiten. Da es mit einer Organigramm-orientierten Architektur arbeitet und über eine sehr große Konzeptbibliothek verfügt, können Arbeitsabläufe in großen Strukturen, die aus Hunderten, sogar Tausenden von Einheiten und Zehntausenden von Mitarbeitern bestehen, sehr einfach mit einem einzigen Modell verwaltet werden.
In den Signatur- und Genehmigungsketten von Documenos® können Aufgaben einzeln oder als Gruppe definiert werden, mit einem flexiblen Modell, abhängig von den von Ihnen festgelegten 100 % dynamischen Bedingungen. Sie können alle Möglichkeiten, die Sie im Geschäftsleben benötigen, modellieren, ohne Code schreiben zu müssen, indem Sie einfach Daten in die Definitionsbildschirme eingeben. Lassen Sie uns zunächst kurz drei verschiedene Beispiele erläutern, um zu verstehen, wie das System funktioniert. Die erste ist eine einfache fünfstufige Signatur- und Genehmigungskette, die alle „Einzelaufgaben“ sind:
Im obigen Beispiel enthalten alle Schritte einzelne Aufgaben. Nur weil im vierten Schritt ein Gruppenkonto vorhanden ist, heißt das nicht, dass es sich bei diesem Schritt um eine Gruppenaufgabe handelt.
Damit es sich bei einer Aufgabe um eine Gruppenaufgabe handelt, muss in diesem Schritt mehr als eine Person die Aufgabe ausführen.
Im obigen Beispiel bedeutet das Vorhandensein eines „Sicherheitsgruppen“-Kontos in Schritt 4 nicht, dass alle Mitglieder dieser Gruppe die Aufgabe ausführen müssen, wenn das Dokument diesen Schritt erreicht. Das Dokument wird im Posteingang aller Personen gespeichert, die Mitglied dieser Sicherheitsgruppe sind. Wenn jemand in der Gruppe die Aufgabe abschließt, wird das gesamte Dokument aus seinem Posteingang entfernt. Eigentlich handelt es sich bei dieser Aufgabe also um eine Einzelaufgabe. Es genügt, dass eine Person die Aufgabe erledigt, damit das Dokument zum nächsten Schritt übergehen kann. Der Vorteil der Verwendung von Gruppenkonten für einzelne Aufgaben besteht darin, dass der Vorgang nicht von einer Person abhängig gemacht wird, sondern dass jedes geeignete Gruppenmitglied den Vorgang ausführen kann.
Das zweite Beispiel unten zeigt eine fünfstufige Signatur- und Genehmigungskette:
Im Gegensatz zum ersten Beispiel handelt es sich bei der Aufgabe im 3. Schritt um eine Gruppenaufgabe. Wenn der Bereichsleiter in Schritt 2 seine Aufgabe erledigt, wird das Dokument gleichzeitig an die Personen/Gruppen in diesem Schritt verteilt. Diese drei Personen/Gruppen sind dafür verantwortlich, die Aufgabe gleichzeitig auszuführen.
Was genau ist der Zweck der Gruppenaufgabe?
Nehmen wir an, es handelt sich um ein „Aufgabenformular“. In Schritt eins hat der Benutzer ein Dokument erstellt, um zur Aufgabe zu gelangen, und es zur Genehmigung an einen Administrator weitergeleitet. Der Vorgesetzte genehmigte es und im dritten Schritt wurde es gleichzeitig an zwei verschiedene Gruppen mit den Namen „Reiseteam“ und „Buchhaltungsteam“ und den Personalleiter weitergeleitet. Das „Reiseteam“ kümmert sich um Tickets und Hotelreservierungen. Das „Accounting Team“ hingegen überweist Geld auf das Konto des Peer-Mitarbeiters, wenn der diensthabende Mitarbeiter einen Vorschuss beantragt hat. Der Personalleiter ergreift lediglich Maßnahmen, um das Stellenformular in der Personalregisterdatei zu archivieren.
Wenn diese drei verschiedenen Personen-/Gruppenkonten jeweils Transaktionen durchführen müssten, wie im ersten Beispiel, würden zumindest das „Reiseteam“ und das „Buchhaltungsteam“ bei der Durchführung von Transaktionen verzögert, da sie aufeinander warten müssten. Eine solche Gruppenaufgabe zu definieren, sodass die Arbeiten gleichzeitig erledigt werden können, wird die Arbeit erleichtern.
Wann geht die Aufgabe zum nächsten Schritt über?
Bei der Definition einer Gruppenaufgabe haben Sie in diesem Schritt beispielsweise 5 verschiedene Personen/Gruppen definiert. Zunächst einmal muss nicht jede dieser fünf Aufgaben gleich sein: Einige können unterzeichnen, einige können Initialen erstellen, einige können genehmigen und einige können das Notwendige tun. Bei allen diesen 5 Rollen handelt es sich möglicherweise um ein Benutzerkonto oder einen Einheitenadministrator oder ein Gruppenkonto usw. Wann eine Gruppenaufgabe als erledigt gilt, wird durch eine von Ihnen festgelegte Definition bestimmt.
Wenn Sie möchten, können Sie alle Schritte in der Gruppe anweisen, ihre Arbeit zu beenden. In diesem Fall wartet die Aufgabe, bis alle Schritte in der Gruppe abgeschlossen sind, bevor sie mit dem nächsten Schritt fortfährt. Ein Beispiel hierfür könnten Kommissionsentscheidungen sein. Nehmen wir an, ein Dokument hat bestimmte Schritte durchlaufen und muss verteilt werden, damit alle Mitglieder eines Ausschusses es unterzeichnen können. In diesem Fall können Sie die Kommissionsmitglieder zur Gruppenaufgabe hinzufügen und festlegen, dass grundsätzlich jeder den Vorgang abschließen muss. Können wir es nicht einzeln von den Mitgliedern der Kommission unterzeichnen lassen? Natürlich ist es möglich, aber in diesem Fall wird die Gesamtzeit länger sein. Hin und wieder, wenn ein Kommissionsmitglied das Dokument aus irgendeinem Grund weiterhin unterschreibt, werden alle auf dieses Mitglied warten.
Eine andere Möglichkeit, eine Gruppenaufgabe als abgeschlossen zu betrachten, besteht darin, das Erledigen von N Aufgaben aus den Schritten in der Gruppe als ausreichend zu betrachten, damit dieser Schritt als abgeschlossen gilt. Nehmen wir an, Sie haben ein Entscheidungsdokument für eine Vorstandssitzung. Der Vorstand besteht aus 10 Mitgliedern und es reicht aus, dass diese Beschlüsse in Kraft treten, wenn sie von 5 Personen unterzeichnet werden. In diesem Fall können Sie die Vorstandsmitglieder in die Gruppe einbeziehen und angeben, dass die Gruppenregel ausreicht, um 5 Aufgaben zu erledigen.
Werden die übrigen Mitglieder nach der Unterzeichnung durch das fünfte Mitglied den Dokumentenfluss ohne Unterzeichnung fortsetzen? Was ist, wenn auch die übrigen Mitglieder unterschreiben wollen?
Kein Problem. Ja, das Dokument wird seinen Weg fortsetzen, aber da das Dokument nicht aus dem Posteingang der verbleibenden Mitglieder entfernt wird, können diese ihren Pflichten nachkommen, wann immer sie wollen.
Was ist der Zustand? Wie funktioniert es?
Unser drittes Beispiel unten befasst sich mit dem Ablauf der bedingten Signatur und der Genehmigungskette. Nehmen wir in diesem Beispiel an, dass es sich bei dem uns vorliegenden Dokument um ein Kaufbestätigungsformular handelt. Eine Person hat eine Anfrage gestellt. Der Einkaufsleiter ist die erste Person, die die Genehmigung erteilt. An zweiter Stelle sollte der stellvertretende Geschäftsführer stehen. Wir möchten jedoch, dass der stellvertretende Geschäftsführer nur bei Käufen, die eine bestimmte Anzahl überschreiten, in die Genehmigungskette einbezogen wird. Das Flussdiagramm sieht wie folgt aus:
Es reicht aus, eine Regel zu definieren (nennen wir sie X) und diese Regel im dritten Schritt der Signatur- und Genehmigungskette als Bedingung an den stellvertretenden Geschäftsführer zu hängen. Wenn die Bestellanforderung die Bedingung erfüllt, nimmt das System diesen Schritt in die Signatur- und Genehmigungskette auf. Ausführliche Informationen zu Bedingungsdefinitionen finden Sie in der entsprechenden Themenüberschrift.
