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Inventarklassen sind als Baumstruktur definiert. Namen können in verschiedenen Sprachen vergeben werden, und mehrere Abteilungsleiter, Gruppen oder Benutzer können ausgewählt werden, um Käufe oder Verkäufe, die das Kontingent überschreiten, zu genehmigen. Wenn eine Gruppe angegeben ist, genügt die Genehmigung eines Gruppenmitglieds.
Inventareinheiten und Umrechnungstabellen werden gemeinsam definiert. Documenos® umfasst Einheiten für Flächen, Gewichte, Volumen und Längen sowie vordefinierte Umrechnungstabellen für diese Einheiten. Bei Bedarf können unternehmens- oder institutionenspezifische Einheitendefinitionen und die entsprechenden Umrechnungen hinzugefügt werden.
Folgende Informationen können auf Inventarkarten erfasst werden: Code, Name, Inventartyp, Handelsinventar, Produktion nach festem Rezept, Produktion nach variablem Rezept, Produktion, Rohmaterial, Verbrauchsmaterial, Anlagevermögen, Gruppeninventar, Marken- und Modellname, Inventarmengen, Gültige Einheit, Barcode, Steuer, Inventarklasse, Reservierte Verkäufe, Seriennummernverfolgung, Haltbarkeitsverfolgung, Garantiezeitraumverfolgung, Mindestmengenverfolgung.
Bei der Erfassung einer Lagerbuchung werden alle Regeln der Lagerregelliste berücksichtigt. Erfüllt ein Eintrag mehrere Regeln, wird die Genehmigungskette entsprechend der Summe der Regeln angewendet.
Beim Anlegen eines Datensatzes im Modul Bestandsverwaltung können die Metadaten (Metadatenfelder) des Datensatzes unabhängig von seinem Typ dynamisch an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens/Ihrer Institution angepasst werden.
Sie können für eine Datensatzart mehrere Druckvorlagen vorbereiten. Wenn Sie eine PDF-Datei für eine Aufzeichnung drucken oder vorbereiten möchten, fragt Sie das System zunächst, welche Vorlage Sie verwenden möchten, und die PDF-Datei wird anhand der von Ihnen ausgewählten Vorlage erstellt.
Es können beliebig viele Preislisten für den Lagerverkauf erstellt werden. Diese Preislisten lassen sich auch für zukünftige Termine anlegen. Bei der Erstellung von Verkaufsbelegen (z. B. Rechnungen) werden die Einzelpreise der zum Erfassungsdatum gültigen Preisliste automatisch im Transaktionsdatensatz übernommen. Die Mitarbeiter im Vertrieb können die Einzelpreise bei der Dateneingabe manuell korrigieren.
Documenos® bietet eine erweiterte Verwaltung von Verkaufsangebotsbriefen.
Documenos® bietet erweitertes Auftragsmanagement.
Lieferschein-, Rechnungs-, Lieferscheinrechnungs- und Frachtbriefverwaltung.
Es gibt zwei Arten von Produktionsmodellen in Documenos®: - Produktion mit festen Rezepten (die Produktion erfolgt mit dem gleichen Rezept für alle Kunden, Rezepte können sich im Laufe der Zeit ändern, aber jede Produktion verwendet dieselbe Rezepttabelle, die zum Zeitpunkt der Produktion gültig ist) - Produktion mit variablen Rezepten (Produktionsrezepte, die für jeden Kunden oder jede Bestellung spezifisch sind, werden befolgt)
Im Bildschirm „Rezepte/Formeln“ von Documenos® lassen sich Lagerkarten mit festen und variablen Rezepturen gemeinsam verwalten. Die Details jeder Produktionsrezeptur sowie alle im Laufe ihrer Historie vorgenommenen Änderungen werden dort erfasst.
Wenn nach der Genehmigung Änderungen an den Details einer Kaufanforderung vorgenommen werden, wird der Datensatz erneut überprüft, und wenn eine Situation erkannt wird, die eine Übermittlung an die Genehmigungskette erforderlich macht, wird der Datensatz automatisch an die Genehmigungskette zurückgesendet.
Sie können in den Detailzeilen der Bestellung beliebig viele Bestandsinformationen eingeben.
Lieferschein, Rechnung, Lieferscheinrechnung oder Frachtbrief.
Mit dem Documenos®-Modul für Bestandsverwaltung lassen sich alle Produktlager Ihres Unternehmens/Ihrer Institution gleichzeitig und in Echtzeit verfolgen. Beim Öffnen der Bestandsansicht werden Eingangs-, Ausgangs- und Restbestände für alle Lager und Bestandsarten ohne Filterung angezeigt.
Öffnen, Verbrauch, Abfall, Versand, Zählen.
Im Documenos®-Modul für Bestandsverwaltung können Transaktionsdatensätze für alle Produktartikel Ihres Unternehmens/Ihrer Institution gleichzeitig und in Echtzeit als „Bestandsbewegungen“ verfolgt werden.
Dokumente, die auf die Genehmigung durch Benutzer warten, werden in der Liste „Ausstehende Genehmigungen“ gespeichert. Um den Genehmigungsprozess abzuschließen, öffnet der Benutzer einfach das Dokument und klickt dann entweder auf die Schaltflächen „Genehmigen“ oder „Ablehnen“.