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Machen Sie die Daten Ihrer externen Systeme zum Teil Ihrer Workflows.
Einige Module von Documenos® lassen sich so konfigurieren, dass sie Daten aus externen Quellen lesen oder in externe Quellen schreiben. Dazu muss die Verbindung lediglich zuvor als „Datenquelle“ definiert werden.
Das Organigramm kann im Verwaltungsbereich regelmäßig aus einer Excel-Datei eingelesen werden. Dazu muss die Excel-Datei als Datenquelle definiert sein.
Wird in einem „Dienstreiseformular“ ein Vorschuss von mehr als 1000 USD beantragt, kann die Genehmigung des Buchhaltungsleiters verlangt werden. Nach der Genehmigung können einige Formulardaten aus der Signatur- und Genehmigungskette heraus in einer MS SQL Server-Datenbank gespeichert werden; dazu muss diese Verbindung zuvor als Datenquelle definiert sein.
Für eine Datenbankverbindung geben Sie Servername oder IP-Adresse, Port, Datenbankname, Benutzerdaten und bei Bedarf zusätzliche Parameter ein; die Verbindungszeichenfolge erstellt das System selbst. Dateiquellen verweisen auf eine Datei in einem ausgewählten Unterverzeichnis eines der Documenos®-Speicherbereiche.
Eine einmal definierte Quelle lässt sich an verschiedenen Stellen der Plattform nutzen.
Aktionen „Datensatz aus Datenbank lesen“ und „Befehl in Datenbank ausführen“ in Dokumenten, Formularen, Prozessen, Workflows und Aufgaben; die Parameter werden aus Formularfeldern befüllt.
Markierte MS SQL-, PostgreSQL-, MySQL- und MariaDB-Quellen können direkt im Business-Intelligence-Dashboard-Designer verwendet werden.
Daten aus Excel- und Textdateien werden in von Ihnen festgelegten Intervallen in das Organigramm, die Benutzer oder einen Datensatz übertragen.
Die Spalten der Quelle werden den Zielfeldern zugeordnet, und das Importintervall wird in Minuten festgelegt. Sie wählen einen von drei Modi: nur einfügen, einfügen und aktualisieren oder einfügen, aktualisieren und in der Quelle fehlende Einträge löschen.
Prüfen Sie vor dem Speichern mit einem Klick, ob die Verbindung bzw. die Datei gelesen werden kann.
Jede Datenquelle gehört zu einem Unternehmen; in einer Mehrmandantenstruktur werden Quellen nicht vermischt.
Anzeigen und Bearbeiten von Quellen werden über getrennte Berechtigungen vergeben; Quellen können aktiviert oder deaktiviert werden.
Das Hinzufügen, Aktualisieren und Löschen von Datenquellen wird im Systemprotokoll erfasst.
Um die Liste zu öffnen, rufen Sie die Systemsteuerung auf und klicken auf der Registerkarte Systemverwaltung unter dem Menüpunkt Daten auf den Link „Datenquellen“.
