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Documenos® ist eine benutzerfreundliche und flexible Plattform für die digitale Transformation, die Unternehmen auf ihrem Weg der digitalen Transformation durchgängig unterstützt.
Gestalten Sie komplexe Formulare aus Feldern und Tabellen und verbinden Sie sie mit beliebigen Datenquellen.
Legen Sie fest, wer welche Aktion in einem Formular in welcher Reihenfolge ausführt. Der Lebenszyklus jedes Formulars lässt sich mit unbegrenzten Möglichkeiten und maximaler Flexibilität gestalten.
Erstellen Sie beliebige Regeln für das Ausfüllen von Formularen. Ohne eine einzige Zeile Code können Sie mit Optionen wie und / oder / gleich / enthält / enthält nicht / größer als / kleiner als / beginnt mit komplexe Regeln aufbauen.
Erstellen Sie beliebige Berichte zu Dokument-, Prozess-, Formular-, Workflow- oder Aufgabendaten über BI-Dashboards oder Pivot-Tabellen.
Documenos bietet ein anpassbares, benutzerfreundliches Dokumentenmanagementsystem, das Dokumente und Informationen gemeinsam verwaltet.
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Documenos ist eine Lösung, mit der Organisationen einfache oder komplexe Geschäftsprozesse digitalisieren, an Regeln binden und durchgängig überwachen können – zu 100 % integriert mit den übrigen Modulen der Plattform (Dokumenten-, Formular- und Aufgabenmanagement).
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Documenos ist eine flexible Lösung, mit der Organisationen komplexe Workflows digitalisieren und mit einer vollständig codefreien (No-Code) Architektur modellieren, überwachen und optimieren können.
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Im Formularmanagement-Modul von Documenos definieren Sie Ihre Felder mit vielfältigen Feldtypen, erstellen Tabellen, legen Regeln fest, arbeiten per Drag-and-drop, gestalten das Layout und veröffentlichen das Formular online oder nutzen es intern. Binden Sie die gesammelten Formulare in Ihre Workflows und Prozesse ein. Analysieren Sie die Daten.
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Das Aufgabenmanagement von Documenos arbeitet zu 100 % integriert mit den Modulen Dokumentenmanagement, Prozess, Workflow und Qualitätsmanagement.
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Documenos wurde entwickelt, um digitale und physische Archivanforderungen zentral an einer Stelle abzudecken. Das System archiviert Daten aus unbegrenzt vielen Quellen automatisch und speichert riesige Datenmengen im Petabyte-Bereich sicher.
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Sie benötigen ein Produkt wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive, das auf den Dateispeichersystemen Ihrer Organisation läuft und in dem Ihre Mitarbeitenden sensible Arbeitsdaten speichern und sicher untereinander oder mit externen Benutzern teilen können? Documenos ist die Anwendung für Ihr Unternehmen.
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Mit Documenos erstellen Sie Verträge gemeinsam mit Mitarbeitenden, Führungskräften und externen Personen. Documenos sendet automatisch einen Link an die E-Mail-Adresse Ihres Anwalts oder der anderen Vertragspartei. Über den Link kann der Vertrag bearbeitet oder kommentiert werden. Verträge zu erstellen war noch nie so einfach. Stärken Sie Ihr Unternehmen mit dem intelligenten Vertragsmanagement von Documenos.
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Alles, was Sie von einer Buchhaltungsanwendung erwarten, finden Sie hier: Rechnungen, Kontokorrent, Lagerbestände, Ertrags- und Aufwandskonten, Bank, Bestellungen, Einkauf, Verkauf, Produktion und Lagerverwaltung. Ein dynamisches, regelbasiertes Genehmigungssystem für Einkauf, Produktion und Verkauf. Preislistenverwaltung. Reservierte Bestände für Vertriebsmitarbeitende. Und viele weitere Funktionen.
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Documenos bietet eine funktionale Infrastruktur, um alle Qualitätsstandards an einem Ort zu verwalten: Dokumente, Dateien, Formulare, Umfragen und alle weiteren Inhalte erstellen, Revisionen anlegen, Zitate und zugehörige Artikelnummern verwalten, Prüfungen steuern, zur Freigabe durch die Leitung vorlegen und im Internet oder Intranet veröffentlichen.
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Lead-Management, Kundenaktionen, Vertriebsteams, E-Mail- und SMS-Kampagnen.
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Documenos verfügt über ein flexibles und leistungsstarkes Content-Management-System, mit dem Sie Websites per Drag-and-drop ohne Programmierkenntnisse erstellen und verwalten können.
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Documenos bietet eine Business-Analytics-Plattform, die Rohdaten aus verschiedenen Quellen in interaktive Berichte und visuelle Dashboards verwandelt.
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Sie können in jedem Unternehmen mehrere Archive verwalten. Jedes Archiv kann in einem eigenen Datenspeicher liegen und eigenen Regeln und Sicherheitsrichtlinien unterliegen.
Sie können Archive automatisch per OCR erfassen und Daten wie IPTC und EXIF automatisch indexieren.
Die Zugriffsrechte lassen sich für jedes Archiv individuell festlegen und nach Ebenen oder Ordnern anpassen.
Es arbeitet vollständig konform mit allen Archivierungsstandards internationaler Organisationen. Sie entscheiden, wo und wie archiviert und indexiert wird.
Elektronische Signaturen werden mit der von der Europäischen Kommission entwickelten DSS-Bibliothek in den von eIDAS definierten Formaten XAdES, CAdES, PAdES und JAdES erzeugt. Vier Stufen werden unterstützt; Signaturen der Stufe LTA lassen sich auch nach vielen Jahren noch validieren.
Beim Signieren wird der Zertifikatsinhaber mit dem Benutzer im System abgeglichen. Stimmen die Ausweisnummer oder der Name im Zertifikat nicht mit dem Datensatz des zuständigen Benutzers überein, wird die Signatur abgelehnt.
Die Signatur ist keine separate Aufgabe in einer anderen Anwendung, sondern ein Schritt in der Genehmigungskette. Während interne Freigaben eines Dokuments per Klick erfolgen, können rechtlich relevante Schritte mit einer elektronischen Signatur abgeschlossen werden.
Signaturformat, Stufe, Verpackungsart, Container und Hash-Algorithmus werden auf Organisationsebene festgelegt. Sind diese Einstellungen verbindlich, können Benutzer nicht davon abweichen, und alle Dokumente werden nach demselben Standard signiert.
Alle gängigen KI-Anbieter werden unterstützt: OpenAI, Azure AI, Google Gemini, Google Vertex, HuggingFace und Ollama. Mit Ollama betreiben Sie ein beliebiges Modell auf Ihrem eigenen Server, sodass Dokumentinhalte für den KI-Dienst Ihr Haus nicht verlassen. Beliebig viele Verbindungen lassen sich gleichzeitig definieren, jeweils mit einem eigenen Modell.
Documenos® stellt einen MCP-Endpunkt (Model Context Protocol) bereit. Benutzer erzeugen einen eigenen Zugriffsschlüssel, und ihr KI-Assistent kann sich mit Documenos® verbinden und in jedem Modul Aktionen ausführen.
Der Assistent arbeitet mit den eigenen Berechtigungen des Benutzers. Auf Daten oder Rechte, auf die der Benutzer keinen Zugriff hat, kann auch der KI-Assistent nicht zugreifen. Alle Aktionen durchlaufen dieselbe Berechtigungsprüfung und werden protokolliert.
Gesprochene Inhalte in Audio- und Videodateien im Archiv werden in über 100 Sprachen in Text umgewandelt und in den Suchindex aufgenommen. So finden Sie eine bestimmte Aussage aus einer Besprechungsaufzeichnung einfach per Suche.
Documenos® bietet Unterstützung durch künstliche Intelligenz (KI) in allen Bereichen der Inhaltserstellung (Dateneingabe) für Dokumente, Formulare, Workflows, Prozessakten, Aufgaben und Datensätze.
Sie können KI-Befehle definieren, die anhand der in dynamisch erzeugte Formularfelder eingegebenen Informationen Daten verarbeiten und erzeugen. So holen Benutzer beim Erstellen von Formularen das Maximum aus der KI heraus.
Gesichter in Fotos, die dem Archiv hinzugefügt werden, lassen sich mithilfe von KI erkennen und automatisch mit bereits identifizierten Gesichtern abgleichen.
KI-Befehle lassen sich in alle Eingabemasken einfügen. Sie beschreiben in ganzen Sätzen, was der Befehl tun soll. Für jeden Befehl kann festgelegt werden, aus welchen Feldern er Informationen liest und in welche Felder er das Ergebnis schreibt. So lassen sich mit einem einzigen Befehl mehrere Felder gleichzeitig aktualisieren.
Sie hinterlegen Ihre persönlichen und geschäftlichen E-Mail-Konten in Documenos® (mit Server, Port, Sicherheitstyp und Abrufintervall) und lesen E-Mails, öffnen Anhänge, antworten und versenden neue Nachrichten in derselben Ansicht. Sie müssen nicht mehr das Dokument in Documenos® und die zugehörige Korrespondenz in einem anderen Programm bearbeiten.
Starten Sie mit einem Klick einen Videoanruf mit der Person, mit der Sie gerade chatten. Kamera und Mikrofon lassen sich während des Gesprächs ein- und ausschalten. Die Anrufe finden direkt im Browser zwischen den Benutzern statt. Angenommene und verpasste Anrufe werden protokolliert.
Sie können Besprechungsräume, Prioritäten und Besprechungsarten mit Standarddauer festlegen sowie wiederkehrende Termine anlegen. Sie können Ihren Kalender mit mehreren Personen teilen und jedem Benutzer Lese- oder Bearbeitungsrechte geben. So können Sie die Kalenderverwaltung Ihrer Assistenz überlassen.
Sie können Personen ohne Konto im System per E-Mail einen einmalig nutzbaren Buchungslink senden. Die Gegenseite bucht selbst einen passenden Termin. Der Link ist befristet und wird nach der Nutzung geschlossen. Die Gegenseite muss weder etwas installieren noch sich registrieren.
Pro Organisation kann ein SMS-Anbieter festgelegt werden; verschiedene SMS-Dienstleister werden unterstützt. SMS lassen sich für Benachrichtigungen, Formular-Ereignistrigger und die Multi-Faktor-Authentifizierung nutzen. Nachrichten werden in eine Warteschlange gestellt und der Versandverlauf wird gespeichert.
Benutzer können sich aus jeder Ansicht Sofortnachrichten senden. Für nicht angemeldete Benutzer werden Nachrichten gespeichert, die Anzahl ungelesener Nachrichten wird als Badge angezeigt und Online-Benutzer erscheinen oben in der Benutzerliste. Für Server- und Administratorbenachrichtigungen gibt es einen eigenen Absender „System“.
Ihre Suche beschränkt sich nicht auf Dateinamen. PDF-Texte, OCR-Ergebnisse aus Bildern, Office-Dokumente, EXIF-Daten und aus Videos extrahierte Metadaten werden indexiert. Gesprochenes in Audio- und Videodateien wird in Text umgewandelt und damit durchsuchbar.
Führen Sie E-Mail- und SMS-Kampagnen für alle Ihre Kontakte oder für Kontakte in ausgewählten Ordnern durch. Jeder Kontakt erhält die Inhalte in seiner eigenen Sprache; verfolgen Sie geöffnete E-Mails und messen Sie den Erfolg Ihrer Kampagnen.
Verbinden Sie Ihren Documenos®-Kalender mit Google Kalender, Outlook / Microsoft 365, iCloud oder anderen CalDAV-Kalendern. Termine werden automatisch in eine oder beide Richtungen synchronisiert; auf Wunsch erscheinen sie im externen Kalender nur als „Beschäftigt“.
