Alcune Caratteristiche

Andando oltre la gestione documentale tradizionale, Documenos funziona come un sistema intelligente che gestisce le informazioni contenute nei documenti e il loro intero ciclo di vita.

Supporta una struttura multi-società che consente a più aziende appartenenti a una holding di lavorare in modo sicuro sullo stesso sistema.

L'interfaccia dell'applicazione supporta dieci lingue diverse. Offre inoltre il supporto multilingue e la traduzione automatica per tutti i contenuti definiti dall'utente.

Progettato per essere indipendente dal settore, offre un set di strumenti flessibile che si adatta alle specifiche esigenze di trasformazione digitale di ogni settore.

Crea un numero illimitato di moduli con tipi di campo avanzati, regole dinamiche e output professionali grazie al designer PDF web con trascinamento.

Modella processi aziendali e workflow complessi con fasi sincronizzate o indipendenti, utilizzando set di dati dinamici e controlli flessibili basati su regole.

Gestisci gli accessi tramite strumenti di autorizzazione avanzati e ottieni un controllo granulare sui permessi di visualizzazione, modifica e condivisione di tutte le risorse digitali.

Garantisce il rigoroso rispetto delle leggi sulla protezione dei dati e della riservatezza, in particolare durante il trattamento di dati personali e riservati negli archivi.

Proteggi il tuo sistema con restrizioni di accesso avanzate basate su intervalli IP specifici, giorni lavorativi autorizzati e orari definiti.

Un sistema completo di gestione delle deleghe consente agli utenti di nominare delegati che gestiscano in modo sicuro attività e approvazioni per loro conto.

Garantisce un elevato livello di sicurezza dei dati grazie all'autenticazione a più fattori (MFA), agli standard TOTP e a un accesso al database rigorosamente controllato.

Garantisci la massima trasparenza con registri dettagliati di attività di sistema, attività di servizio, movimenti dei documenti e modifiche amministrative.

Si basa su un'architettura multilivello che consente di gestire archivi diversi con politiche di sicurezza, qualità e archiviazione differenti.

Gestisci e integra diverse origini dati e set di dati dinamici, automatizzando il flusso di informazioni verso moduli, processi e report.

Automatizza l'inserimento dei dati con servizi in background che monitorano server FTP e dischi locali e supportano caricamenti massivi da Excel per una sincronizzazione senza interruzioni.

Collabora in sicurezza condividendo documenti con utenti esterni tramite link crittografati o e-mail, fornendo un accesso controllato per la modifica e i commenti.

Grazie all'indicizzazione avanzata, offre un accesso rapido e sicuro a centinaia di milioni di record digitali, inclusi documenti, foto, video e file multimediali.

Gestisce con facilità centinaia di milioni di risorse digitali. Supporta l'espansione orizzontale illimitata dei cluster e offre accesso ad alta velocità a petabyte di dati e conservazione sicura a lungo termine, senza compromettere le prestazioni del sistema.

Le firme elettroniche vengono generate e conservate nei formati XAdES, CAdES, PAdES e JAdES definiti da eIDAS, utilizzando la libreria DSS sviluppata dalla Commissione europea.

Puoi condividere il tuo calendario con più persone e assegnare a ciascun utente il permesso di sola lettura o di modifica. In questo modo puoi affidare la gestione del calendario al tuo assistente.

Puoi avviare una videochiamata con un utente con un solo clic. Videocamera e microfono possono essere attivati e disattivati durante la chiamata. La chiamata avviene tra gli utenti direttamente nel browser.

La rubrica aziendale viene gestita da un unico punto centrale. Le autorizzazioni stabiliscono chi può vedere quali cartelle e chi può modificare i dati.

Progetta le tue tabelle come Set di dati o caricale da Excel. Integra queste tabelle in modo bidirezionale con qualsiasi documento, modulo, fascicolo di processo, workflow e persino con i record delle attività.

Crea le tue knowledge base aziendali in più lingue e pubblicale, a scelta, per gli utenti interni o pubblicamente sulle tue pagine web.

Documenos dispone di un sistema di gestione dei contenuti flessibile e potente che consente di creare e gestire siti web tramite trascinamento, senza alcuna conoscenza di programmazione.

Collega gli indirizzi e-mail aziendali a listener automatici e crea workflow automatici per le e-mail in arrivo, affinché richieste e reclami non restino mai senza risposta o dimenticati.

Organizza campagne e-mail e SMS per tutti i tuoi contatti o per i contatti delle cartelle selezionate. Ogni contatto riceve i contenuti nella propria lingua; monitora le e-mail aperte e misura le prestazioni delle tue campagne.

I volti umani presenti nelle foto aggiunte all'archivio possono essere rilevati con l'aiuto dell'intelligenza artificiale e abbinati automaticamente a volti già identificati.

Puoi ottenere tutti i report che desideri sui dati di documenti, processi, moduli, workflow o attività tramite dashboard BI o tabelle pivot.

Integra Google, Yandex, Bing, Azure, Deepl, LibreTranslate o i tuoi servizi di IA e gestisci da un unico punto i servizi di traduzione disponibili in tutta l'applicazione.