Il sistema di flusso di lavoro di Documenos® differisce dalle sue controparti in tutto il mondo sotto molti aspetti. Il sistema di gestione del flusso di lavoro di Documenos® merita pienamente l'aggettivo "flessibile". Perché la tecnica di modellazione delle fasi di lavoro ha capacità uniche. Poiché funziona con un'architettura orientata all'organigramma e dispone di una libreria di concetti molto ampia, i flussi di lavoro in grandi strutture costituite da centinaia, persino migliaia di unità e decine di migliaia di dipendenti possono essere gestiti molto facilmente con un unico modello.
Nelle catene di firma e approvazione di Documenos®, le attività possono essere definite individualmente o in gruppo, con un modello flessibile a seconda delle condizioni dinamiche al 100% determinate. Puoi modellare tutte le possibilità di cui potresti aver bisogno nella vita lavorativa, senza scrivere alcun codice, semplicemente inserendo i dati nelle schermate di definizione. Per prima cosa, spieghiamo brevemente tre diversi esempi per capire come funziona il sistema. La prima è una semplice catena di firma e approvazione in cinque fasi, tutte "attività singola":
Nell'esempio precedente, tutti i passaggi contengono singole attività. Solo perché nel quarto passaggio è presente un account di gruppo non significa che questo passaggio sia un'attività di gruppo.
Affinché un'attività sia un'attività di gruppo, più di una persona deve eseguire l'attività in quel passaggio.
Nell'esempio precedente, avere un account "Gruppo di sicurezza" nel passaggio 4 non significa che tutti i membri di questo gruppo debbano eseguire l'attività quando il documento raggiunge questo passaggio. Il documento viene salvato nella posta in arrivo di chiunque sia membro di questo gruppo di sicurezza. Quando qualcuno nel gruppo completa l'attività, l'intero documento viene rimosso dalla sua casella di posta. Quindi in realtà questo compito è un compito singolo. È sufficiente che una persona completi l'attività affinché il documento possa passare alla fase successiva. Il vantaggio di utilizzare account di gruppo per singole attività non è quello di rendere l'operazione dipendente da una persona, ma di garantire che qualsiasi membro del gruppo idoneo possa eseguire l'operazione.
Il secondo esempio seguente mostra una catena di firma e approvazione in cinque passaggi:
A differenza del primo esempio, l'attività del terzo passaggio è un'attività di gruppo. Quando il responsabile dell'unità nella fase 2 completa il suo compito, il documento viene distribuito simultaneamente alle persone/gruppi in questa fase. Queste tre persone/gruppi sono responsabili dello svolgimento del compito simultaneamente.
Qual è esattamente lo scopo del compito di gruppo?
Supponiamo che si tratti di un "Modulo di assegnazione", nel primo passaggio l'utente ha creato un documento per svolgere l'attività e lo ha inoltrato a un amministratore per l'approvazione. Il manager lo ha approvato e, nella terza fase, è stato inoltrato contemporaneamente a due gruppi diversi denominati "Travel Team" e "Accounting Team" e al Responsabile delle risorse umane. Il "Travel Team" si occupa di biglietti e prenotazioni alberghiere. Il “Team Contabilità”, invece, trasferisce denaro sul conto del personale pari se il dipendente che entrerà in servizio ha richiesto un anticipo di denaro. Il responsabile HR si occupa esclusivamente di archiviare la scheda di lavoro nell'anagrafica del personale.
Se questi tre diversi conti personali/di gruppo dovessero effettuare transazioni rispettivamente, come nel primo esempio, almeno il "Team Viaggi" e il "Team Contabilità" sarebbero in ritardo nell'effettuare le transazioni perché dovrebbero aspettarsi l'uno dall'altro. Definire i compiti di gruppo in questo modo, in modo che il lavoro possa essere svolto simultaneamente, renderà le cose più facili.
Quando l'attività passa al passaggio successivo?
Quando definisci un'attività di gruppo, ad esempio, in questo passaggio hai definito 5 persone/gruppi diversi. Innanzitutto ognuno di questi 5 compiti non deve essere uguale, alcuni possono firmare, altri siglare, altri approvare e altri ancora fare ciò che è necessario. Tutti questi 5 ruoli sono un account utente o un amministratore di unità o un account di gruppo ecc. Potrebbe essere. Il momento in cui un'attività di gruppo verrà considerata completata è determinato da una definizione stabilita dall'utente.
Se lo desideri, puoi dire a tutti i passaggi del gruppo di finire il loro lavoro. In questo caso, l'attività attende il completamento di tutti i passaggi del gruppo prima di passare al passaggio successivo. Un esempio di ciò potrebbe essere rappresentato dalle decisioni della commissione. Diciamo che un documento ha attraversato determinati passaggi e deve essere distribuito affinché tutti i membri di un comitato possano firmarlo. In questo caso, puoi aggiungere i membri della commissione all'attività di gruppo e specificare che tutti devono completare il processo di norma. Non possiamo farlo firmare uno per uno dai membri della commissione? Naturalmente è possibile, ma in questo caso il tempo totale sarà più lungo. Di tanto in tanto, se un membro della commissione continua a firmare il documento per qualsiasi motivo, tutti aspetteranno quel membro.
Un'altra opzione per considerare completata un'attività di gruppo è considerare il completamento di N attività dai passaggi del gruppo come sufficienti affinché questo passaggio venga considerato completato. Supponiamo che tu abbia un documento con le decisioni della riunione del consiglio di amministrazione. Ci sono 10 membri nel consiglio di amministrazione ed è sufficiente che queste decisioni entrino in vigore se le firmano 5 persone. In questo caso, puoi includere i membri del consiglio nel gruppo e dichiarare che la regola del gruppo è sufficiente per completare 5 attività.
Quindi, dopo che il quinto membro avrà firmato, i restanti membri continueranno il flusso dei documenti senza firmare? Cosa succede se anche i restanti membri vogliono firmare?
Nessun problema. Sì, il documento continuerà il suo percorso, ma poiché il documento non verrà rimosso dalla casella di posta dei restanti membri, questi potranno adempiere ai propri compiti quando lo desiderano.
Qual è la condizione? Come funziona?
Il nostro terzo esempio di seguito riguarda la firma condizionale e il flusso della catena di approvazione. In questo esempio, supponiamo che il documento che abbiamo sia un modulo di conferma d'acquisto. Una persona ha fatto una richiesta. Il responsabile degli acquisti è la prima persona ad approvare. Il secondo in linea dovrebbe essere il vicedirettore generale. Vogliamo però che il vicedirettore generale venga inserito nella catena di approvazione solo per gli acquisti che superano un certo numero. Il diagramma di flusso è il seguente:
Basterà definire una regola (chiamiamola X) e allegare questa regola come condizione al vicedirettore generale nel terzo passaggio della catena di firma e approvazione. Se la richiesta d'acquisto soddisfa la condizione, il sistema includerà questo passaggio nella catena di firma e approvazione. Per informazioni dettagliate sulle definizioni delle condizioni, vedere l'intestazione dell'argomento pertinente.
