Caricamento...
Catene di firma e approvazione, senza scrivere codice.
Il sistema di gestione dei workflow di Documenos® merita pienamente l'aggettivo "flessibile", perché la sua tecnica di modellazione delle fasi di lavoro offre capacità uniche.
Grazie a un'ampia libreria di concetti, i flussi di strutture composte da migliaia di unità e decine di migliaia di dipendenti vengono gestiti con un unico modello.
Le attività possono essere definite singolarmente o in gruppo, in base alle condizioni che stabilite.
Modellate ogni scenario di cui potreste avere bisogno semplicemente inserendo dati nelle schermate di definizione.
Per capire come funziona il sistema, illustriamo brevemente tre esempi diversi.
Una semplice catena di firma e approvazione in cinque passaggi, composta interamente da "Attività singole":
La presenza di un account "Gruppo di sicurezza" nel quarto passaggio non significa che si tratti di un'attività di gruppo. Perché un'attività sia di gruppo, in quel passaggio devono intervenire più persone.
Il documento viene inserito nella casella di posta di tutti i membri del gruppo; quando uno di loro completa l'attività, questa viene rimossa dalle caselle di tutti. L'operazione non dipende da una sola persona: qualsiasi membro disponibile del gruppo può eseguirla.
A differenza del primo esempio, l'attività del passaggio 3 è un'attività di gruppo. Quando il responsabile di unità del passaggio 2 completa la propria attività, il documento viene distribuito contemporaneamente alle persone/gruppi di questo passaggio. Ma qual è esattamente lo scopo di un'attività di gruppo? Supponiamo che si tratti di un "Modulo di trasferta": l'utente ha creato un documento per andare in trasferta, il responsabile lo ha approvato e, nella terza fase, il documento è stato inoltrato contemporaneamente a tre destinatari:
Organizza le prenotazioni di biglietti e hotel.
Se il dipendente ha richiesto un anticipo, trasferisce l'importo sul suo conto.
Provvede ad archiviare il modulo nel fascicolo personale del dipendente.
Se queste tre persone/gruppi dovessero intervenire in sequenza come nel primo esempio, almeno i team Viaggi e Contabilità subirebbero ritardi aspettandosi a vicenda. Le attività di gruppo consentono di svolgere il lavoro in parallelo.
Supponiamo che abbiate assegnato 5 persone/gruppi diversi a un'attività di gruppo. Le loro attività non devono essere uguali: alcuni firmano, alcuni avviano, alcuni approvano, alcuni danno esecuzione. Ogni ruolo può essere un account utente, un responsabile di unità o un account di gruppo. Quando l'attività di gruppo si considera completata lo stabilisce la regola che definite voi.
L'attività attende che tutti i passaggi del gruppo siano completati prima di passare al successivo. Ad esempio, per le delibere di una commissione: aggiungete i membri della commissione all'attività di gruppo e specificate che tutti devono firmare.
I membri potrebbero anche firmare uno dopo l'altro, ma in quel caso i tempi complessivi si allungano e un solo membro in ritardo fa aspettare tutti.
Può essere considerato sufficiente il completamento di un determinato numero di attività del gruppo. Ad esempio, se in un consiglio di amministrazione di 10 membri bastano 5 firme perché le delibere entrino in vigore, è sufficiente indicare 5 attività nella regola del gruppo.
Se anche i membri rimanenti vogliono firmare, nessun problema: il documento non viene rimosso dalla loro casella di posta e possono completare le proprie attività quando vogliono.
Supponiamo che il documento sia un modulo di approvazione degli acquisti. Una persona ha presentato una richiesta; il primo ad approvare è il responsabile acquisti, seguito dal vicedirettore generale. Vogliamo però che il vicedirettore generale entri nella catena di approvazione solo per acquisti superiori a un determinato importo:
È sufficiente definire una regola (chiamiamola X) nel terzo passaggio della catena e associarla come condizione al vicedirettore generale. Se la richiesta di acquisto soddisfa la condizione, il sistema include questo passaggio nella catena di firma e approvazione. Per maggiori dettagli sulla definizione delle condizioni, consultate l'argomento dedicato.
