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Una firma non è un'immagine applicata sopra un documento.
In Documenos® la firma elettronica è una struttura crittografica scritta all'interno del file stesso: se dopo la firma cambia anche un solo byte del documento, la firma diventa non valida. La firma risponde quindi non solo alla domanda "chi ha approvato?", ma anche a "questo documento è stato modificato da allora?"
La firma avviene dalla schermata di Documenos®, come attività del documento; non è necessario spostare il documento in un'altra applicazione per firmarlo.
Non tutti i tipi di file possono essere firmati allo stesso modo. Documenos® genera quattro formati distinti e il sistema stabilisce quale applicare a ciascun file:
Per i documenti XML.
Per file binari e generici.
Per i PDF. La firma viene incorporata nel PDF, il file resta un PDF e continua ad aprirsi in qualsiasi lettore PDF.
Per payload JSON e di servizi web.
Le firme vengono generate con la libreria DSS sviluppata dalla Commissione europea, nei formati XAdES, CAdES, PAdES e JAdES definiti da eIDAS; seguono quindi la struttura standard definita nell'Unione europea e possono essere lette e verificate anche da altri sistemi che supportano tali standard.
Preferiamo dirlo chiaramente: la certificazione eIDAS viene rilasciata al prestatore di servizi fiduciari, non al software. A determinare la validità giuridica della vostra firma è il prestatore da cui avete ottenuto il certificato qualificato. La responsabilità di Documenos® è generare correttamente, con quel certificato, una firma conforme agli standard.
Per quanto tempo una firma resta verificabile dipende dal livello con cui è stata generata. Documenos® li genera tutti e quattro:
Firma di base.
Alla firma viene aggiunta una marca temporale.
Convalida a lungo termine.
Livello di archiviazione; la firma è verificabile anche a distanza di molti anni.
Questa distinzione è fondamentale per i documenti con lunghi periodi di conservazione: un impegno che dovete conservare per quindici anni, se oggi viene firmato a livello di base, potrebbe non essere più verificabile dopo anni. Un documento firmato a livello LTA resta verificabile per tutto il numero di anni definito nel piano di conservazione.
Il vero rischio della firma elettronica non è che la firma sia tecnicamente non valida, ma che si firmi con il certificato di qualcun altro. Per evitarlo, Documenos® al momento della firma confronta il titolare del certificato con l'utente del sistema; se non corrispondono, la firma viene rifiutata.
Il risultato: anche se un utente ha in mano il token USB di un'altra persona, non può firmare con esso la propria attività. La persona la cui firma compare nel sistema è quella che ha effettivamente firmato.
Formato, livello, imbustamento, tipo di contenitore e algoritmo di digest della firma vengono impostati a livello di organizzazione. Se queste impostazioni sono contrassegnate come "obbligatorie", l'utente non può discostarsene durante la firma.
In pratica, l'organizzazione definisce una volta per tutte il proprio standard di firma e gli utenti non devono più comprendere ogni opzione tecnica né rischiare di scegliere quella sbagliata. È un'impostazione il cui valore cresce con il numero di documenti: avere tutti i documenti dell'archivio firmati con lo stesso standard elimina in partenza le sorprese che potrebbero emergere dopo anni.
In Documenos® la firma non è un'operazione isolata eseguita in un'applicazione separata; è un passaggio della catena di firma e approvazione. Quando un documento vi arriva, vedete l'attività nella casella di posta, firmate e il documento prosegue il suo percorso. La catena verifica se il firmatario è effettivamente autorizzato in quel passaggio.
Non tutti i passaggi della catena devono essere completati allo stesso modo: le approvazioni interne procedono con un clic, mentre il passaggio finale con effetti giuridici può essere completato con firma elettronica. Per ogni passaggio richiedete esattamente il livello di garanzia necessario.
La firma avviene tramite token USB: l'utente apre l'attività dalla casella di posta, inserisce il token e firma. Se un documento comprende più file — il documento principale e i relativi allegati —, questi vengono firmati insieme.
La firma non è nemmeno una funzionalità legata al solo modulo documentale: i flussi di contratti, qualità e moduli condividono la stessa infrastruttura di firma.
