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Monitorate automaticamente le e-mail in arrivo sui vostri account aziendali e create facilmente workflow.
Richiesta, reclamo o candidatura: ogni e-mail che arriva agli indirizzi aziendali finisce in un elenco in Documenos®, viene vista dal responsabile e diventa un'attività registrata.
Un servizio in background legge le vostre caselle di posta agli intervalli impostati; la stessa e-mail non viene mai prelevata due volte.
L'e-mail viene salvata con tutti gli allegati nell'elenco "E-mail in arrivo"; la schermata dei responsabili si aggiorna all'istante.
Il responsabile visualizza in anteprima l'e-mail e gli allegati e decide con quale modello elaborarla.
Con un clic diventa un documento o un workflow avviato; la catena di approvazione prosegue da lì.
Collegatevi al server di posta aziendale tramite IMAP o POP3 e scegliete server, porta e tipo di autenticazione.
Con le opzioni SSL e STARTTLS, le connessioni vengono stabilite tramite TLS 1.2 / 1.3.
Verificate con un clic che la casella di posta sia raggiungibile prima di salvare le impostazioni.
Tutti gli indirizzi che volete per ogni azienda, ciascuno con il proprio intervallo di controllo in minuti.
Con IMAP vengono prelevate solo le e-mail non lette, che vengono poi contrassegnate come lette sul server; le e-mail sul server non vengono spostate né eliminate. Ogni casella di posta è assegnata a reparti, gruppi e utenti che controlleranno ed elaboreranno le e-mail.
Definite più modelli per ogni casella di posta; il responsabile sceglie quello adatto all'e-mail.
Con il modello di modulo selezionato viene creato un documento. Oggetto, indirizzo del mittente e contenuto dell'e-mail vengono scritti nei campi del modulo da voi stabiliti e gli allegati vengono aggiunti al documento. Il reparto titolare e la catena di approvazione derivano dal modello o vengono definiti a parte; numero del documento e PDF sono generati automaticamente.
Il workflow selezionato parte dal primo passaggio con mittente, oggetto e contenuto. I trigger del workflow vengono eseguiti e gli assegnatari ricevono le consuete notifiche.
Per iniziare subito, tra i modelli di modulo è disponibile anche il "Modulo di richiesta ricevuta via e-mail" (FRM-072).
Le e-mail non diventano documenti da sole: una persona autorizzata le vede e le elabora una per una. Potete ignorare le e-mail superflue (non più attuale, richiesta ritirata) o eliminarle (spam, informazioni mancanti, non pertinente). Lo stato di più e-mail può essere modificato in una sola volta.
Visualizzate in anteprima l'e-mail e gli allegati nel browser e scaricate tutti gli allegati in una volta.
Ricerca full-text per data, mittente, oggetto, destinatario e contenuto dell'e-mail.
Visualizzare e modificare le impostazioni, vedere tutte le caselle di posta e operare su di esse sono concessi con permessi distinti.
