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Documenos® è una piattaforma di trasformazione digitale flessibile e intuitiva che supporta le aziende end-to-end nel loro percorso di trasformazione digitale.
Progetta moduli complessi composti da campi e tabelle, collegandoli alle origini dati che preferisci.
Definisci chi esegue quale azione su un modulo e in quale ordine. Il ciclo di vita di ogni modulo può essere progettato con possibilità illimitate e opzioni estremamente flessibili.
Crea tutte le regole che desideri per la compilazione dei moduli. Senza scrivere una sola riga di codice puoi costruire regole complesse usando opzioni come e / o / uguale / contiene / non contiene / maggiore di / minore di / inizia con.
Ottieni tutti i report che desideri sui dati di documenti, processi, moduli, workflow o attività tramite dashboard BI o tabelle pivot.
Documenos offre un sistema di gestione documentale adattabile e intuitivo che gestisce insieme documenti e informazioni.
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Documenos è una soluzione che consente alle organizzazioni di digitalizzare processi aziendali semplici o complessi, vincolarli a regole e monitorarli end-to-end, integrata al 100% con gli altri moduli della piattaforma (gestione di documenti, moduli e attività).
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Documenos è una soluzione flessibile che consente alle organizzazioni di digitalizzare workflow complessi e di modellarli, monitorarli e ottimizzarli con un'architettura completamente no-code.
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Nel modulo di gestione moduli di Documenos definisci i campi con numerosi tipi di campo, crea tabelle, imposta regole, trascina e rilascia, formatta e pubblica online oppure usa all'interno dell'azienda. Includi i moduli raccolti nei tuoi workflow e processi. Analizza i dati.
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La gestione attività di Documenos funziona in modo integrato al 100% con i moduli di gestione documentale, processi, workflow e gestione della qualità.
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Documenos è progettato per soddisfare le esigenze di archiviazione sia digitale sia fisica da un unico punto centrale. Il sistema archivia automaticamente i dati provenienti da fonti illimitate e conserva in sicurezza enormi volumi di dati nell'ordine dei petabyte.
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Ti serve un prodotto come Google Drive, Dropbox o OneDrive che funzioni sui sistemi di archiviazione della tua organizzazione, dove i dipendenti possano salvare i dati sensibili prodotti nel lavoro e condividerli in modo sicuro tra loro o con utenti esterni? Documenos è l'applicazione per la tua azienda.
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Documenos ti consente di redigere i contratti in collaborazione con dipendenti, responsabili e persone esterne. Documenos invia automaticamente un link all'indirizzo e-mail del tuo avvocato o dell'altra parte contraente. Tramite il link il contratto può essere modificato o commentato. Creare contratti non è mai stato così semplice. Potenzia la tua azienda con la gestione intelligente dei contratti di Documenos.
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Tutto ciò che ti aspetti da un'applicazione di contabilità è qui: fatture, conti correnti, magazzino, conti di ricavi e costi, banca, ordini, acquisti, vendite, produzione e gestione del deposito. Un sistema dinamico di approvazione da parte dei responsabili, basato su regole, per acquisti, produzione e vendite. Gestione dei listini prezzi. Gestione delle scorte riservate per il personale di vendita. E molte altre funzionalità.
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Documenos offre un'infrastruttura funzionale per gestire tutti gli standard di qualità in un unico posto: preparare documenti, file, moduli, sondaggi e qualsiasi altro contenuto, crearne le revisioni, gestire citazioni e numeri di articolo correlati, gestire le verifiche, sottoporle all'approvazione dei responsabili e pubblicarle su internet o intranet.
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Gestione dei lead, azioni sui clienti, team di vendita, campagne e-mail e SMS.
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Documenos dispone di un sistema di gestione dei contenuti flessibile e potente che ti consente di creare e gestire siti web con il drag and drop, senza alcuna conoscenza di programmazione.
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Documenos offre una piattaforma di business analytics che trasforma i dati grezzi raccolti da diverse fonti in report interattivi e dashboard visive.
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Puoi gestire più archivi all'interno di ogni azienda. Ogni archivio può risiedere in uno spazio di archiviazione diverso, con regole e criteri di sicurezza specifici.
Puoi eseguire l'OCR automatico sugli archivi e indicizzare automaticamente dati come IPTC ed EXIF.
I privilegi di accesso possono essere configurati in modo diverso per ogni archivio e personalizzati per livello o cartella.
Funziona in piena conformità con tutti gli standard di archiviazione definiti dagli organismi internazionali. Sei tu a decidere dove e come archiviare e indicizzare.
Le firme elettroniche sono generate nei formati XAdES, CAdES, PAdES e JAdES definiti da eIDAS, utilizzando la libreria DSS sviluppata dalla Commissione europea. Sono supportati quattro livelli; le firme di livello LTA restano verificabili anche dopo molti anni.
Durante la firma, il titolare del certificato viene confrontato con l'utente del sistema. Se il numero identificativo o il nome e cognome riportati nel certificato non corrispondono ai dati dell'utente assegnato all'attività, la firma viene rifiutata.
La firma non è un'operazione separata svolta in un'altra applicazione, ma un passaggio della catena di approvazione. Mentre le approvazioni interne di un documento avanzano con un clic, i passaggi con effetti giuridici possono essere completati con firma elettronica.
Formato, livello, modalità di imbustamento, contenitore e algoritmo di hash della firma sono configurati a livello di organizzazione. Quando le impostazioni sono rese obbligatorie, l'utente non può discostarsi dagli standard e i documenti vengono firmati secondo lo stesso standard.
Sono supportati tutti i principali provider di IA: OpenAI, Azure AI, Google Gemini, Google Vertex, HuggingFace e Ollama. Con Ollama puoi eseguire il modello che preferisci sul tuo server, così il contenuto dei documenti non esce mai per un servizio di IA. È possibile definire contemporaneamente un numero illimitato di connessioni, scegliendo un modello diverso per ciascuna.
Documenos® ospita un endpoint MCP (Model Context Protocol). L'utente genera la propria chiave di accesso e il suo assistente IA può collegarsi a Documenos® ed eseguire operazioni in ogni modulo.
L'assistente opera con i permessi dell'utente stesso. L'assistente IA non può accedere a dati o permessi a cui l'utente non ha accesso. Le operazioni eseguite sono sottoposte agli stessi controlli di autorizzazione e registrate.
Il parlato nei file audio e video aggiunti all'archivio viene convertito in testo in oltre 100 lingue e aggiunto all'indice di ricerca. Così puoi trovare con una semplice ricerca una frase specifica pronunciata in una riunione registrata.
Documenos® offre il supporto dell'intelligenza artificiale (IA) in tutte le aree di creazione dei contenuti (inserimento dati) per documenti, moduli, workflow, fascicoli di processo, attività e set di dati.
È possibile definire comandi IA che elaborano e generano dati a partire dalle informazioni inserite nei campi dei moduli creati dinamicamente. Così gli utenti sfruttano al massimo i vantaggi dell'IA durante la compilazione dei moduli.
I volti presenti nelle foto aggiunte all'archivio possono essere rilevati con l'aiuto dell'IA e abbinati automaticamente a volti già identificati.
I comandi IA possono essere aggiunti a tutte le schermate di inserimento dei contenuti. Descrivi in linguaggio naturale cosa deve fare il comando. Per ogni comando si può definire da quali campi leggere le informazioni e in quali campi scrivere il risultato. Così, con un solo comando, più campi vengono aggiornati contemporaneamente.
Configuri i tuoi account e-mail personali e aziendali in Documenos® (con server, porta, tipo di sicurezza e intervallo di controllo) e dalla stessa schermata leggi le e-mail, apri gli allegati, rispondi e ne invii di nuove. Non devi più gestire il documento in Documenos® e la relativa corrispondenza in un altro programma.
Avvia con un clic una videochiamata con la persona con cui stai chattando. Videocamera e microfono possono essere attivati e disattivati durante la chiamata. Le chiamate avvengono tra utenti direttamente nel browser. Le chiamate risposte e perse vengono registrate.
Puoi definire sale riunioni, priorità e tipi di riunione con durata predefinita e creare appuntamenti ricorrenti. Puoi condividere il calendario con più persone, assegnando a ciascun utente permessi di sola lettura o di modifica. Così puoi affidare la gestione del calendario al tuo assistente.
Puoi inviare via e-mail un link di prenotazione monouso a persone che non hanno un account nel sistema. L'interlocutore prenota da sé l'appuntamento nell'orario a lui più comodo. Il link ha un periodo di validità e si chiude dopo l'uso. L'interlocutore non deve installare nulla né registrarsi.
È possibile definire un provider SMS per ogni organizzazione; sono supportati diversi fornitori di servizi SMS. Gli SMS possono essere usati nelle notifiche, nei trigger degli eventi dei moduli e nell'autenticazione a più fattori. Gli invii vengono messi in coda e ne viene conservata la cronologia.
Gli utenti possono inviarsi messaggi istantanei da qualsiasi schermata. I messaggi vengono conservati per chi non ha effettuato l'accesso, il numero di messaggi non letti è mostrato come badge e gli utenti online compaiono in cima all'elenco. Per le notifiche del server e degli amministratori esiste un mittente "Sistema" dedicato.
Le ricerche non si limitano ai nomi dei file. Vengono indicizzati i testi PDF, i risultati OCR delle immagini, i documenti Office, i dati EXIF e i metadati estratti dai video. Il parlato di audio e video viene convertito in testo e diventa ricercabile.
Organizza campagne e-mail e SMS per tutti i tuoi contatti o per quelli delle cartelle selezionate. Ogni contatto riceve i contenuti nella propria lingua; monitora le e-mail aperte e misura le prestazioni delle campagne.
Collega il calendario di Documenos® a Google Calendar, Outlook / Microsoft 365, iCloud o ad altri calendari CalDAV. Gli appuntamenti vengono sincronizzati automaticamente in una o in entrambe le direzioni; se preferisci, nel calendario esterno compaiono solo come "Occupato".
