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In Documenos® l'autorizzazione è un concetto multidimensionale.
Si assegnano dal pannello di amministrazione tramite i gruppi; i membri del gruppo ottengono il permesso di eseguire operazioni.
I permessi di accesso e di operazione su aree contenitore come archivi, codici del piano di classificazione della gestione documentale e codici dei conti di contabilità generale possono essere assegnati in modo specifico a persone, gruppi o unità.
Per i contenuti generati da modelli, come modelli di documenti o moduli, modelli di fascicoli di processo e modelli di workflow, il permesso di utilizzare il modello può essere assegnato in modo specifico a persone, gruppi o unità.
Persone, gruppi o responsabili di unità possono essere autorizzati in modo specifico ad accedere e/o operare sull'intero fascicolo di processo o su alcune sue fasi, su determinate fasi di un record di workflow o su un record di contratto.
Per controllare l'accesso ai documenti di un'area specifica, occorre limitare l'accesso al codice del piano di classificazione denominato "Progetti di investimento".
Occorre limitare il permesso di visualizzare tutti i codici dei conti contabili denominati "Conti bancari" o di operare su tali conti.
Solo un determinato gruppo deve poter vedere e gestire il workflow "Licenziamento".
Nella maggior parte degli scenari non basta rispondere alla domanda quale operazione può eseguire; rispondere a dove può eseguire questa operazione può essere più importante.
Questi principi sono stati introdotti in Documenos® per semplificare la gestione delle autorizzazioni e renderla più flessibile.
Con la logica di autorizzazione classica, prima o poi autorizzazioni e riservatezza diventano ingestibili per le grandi imprese, oppure la domanda chi ha avuto accesso ai dati riservati e protetti, quando e da dove si trasforma in un incubo senza risposta.
