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Chi ha fatto cosa, quando e dove?
Documenos® raccoglie i log che tracciano i dettagli di accessi e operazioni in un'unica area "Log". Vengono registrati centinaia di tipi di operazioni, dall'accesso alle modifiche dei permessi, dall'anteprima di un documento allo spostamento di un file nell'archivio.
Accessi/disconnessioni, modifiche ai permessi di utenti e gruppi, deleghe, impostazioni di integrazione e configurazione. Tutti i dettagli della voce si visualizzano con un clic.
Movimenti di documenti, processi, workflow e attività: visualizzazione, download, condivisione, restituzione, annullamento, inoltro, commenti, allegati e verifica della firma.
Caricamento, download, spostamento, copia, eliminazione, ripristino, condivisione e OCR, insieme alla posizione del file prima e dopo l'operazione.
Inserimento, aggiornamento e rinnovo dei contratti, cambi di stato e modifiche delle clausole.
Il log di Drive mostra anche gli accessi alle cartelle condivise e i tentativi di accesso non riusciti; anche le modifiche ai contenuti del sito web vengono registrate separatamente.
Vengono tracciate anche le attività che l'utente non vede: se un'e-mail non è partita o un servizio ha generato un errore, trovate la causa nel log.
Monitoraggio e gestione dettagliati dei promemoria di processo: modulo, utente, priorità, stato, data di inizio e di completamento.
Invii di e-mail, SMS ed e-Documenti: destinatario, oggetto, orari di accodamento e completamento, ed esito.
Messaggi dei servizi in background, stato delle operazioni del servizio di archivio e informazioni su server, utente e IP degli errori verificatisi.
Per vedere la cronologia di un documento, un processo, un contratto o una cartella dell'archivio non serve andare nella schermata Log: il log si apre direttamente dal record.
Ogni schermata di log richiede un permesso distinto; i log dell'archivio sono inoltre filtrati per archivio e livello. Ognuno vede solo i record che è autorizzato a vedere.
I log sono disponibili in sola lettura; nessuna schermata consente di modificare o eliminare una voce. La cronologia resta così com'è.
Monitoraggio delle prestazioni aziendali con riepiloghi dei contenuti dell'archivio, report di analisi dei processi e report di analisi dei contenuti dei documenti. Le operazioni di archivio vengono riepilogate automaticamente ogni giorno e ogni mese per utente, archivio, livello e operazione.
Report dettagliabili secondo le esigenze di ciascun utente: filtri per intervallo di date e colonne in ogni schermata, viste pivot nei report di analisi.
