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Il modulo archivio dell'applicazione registra e preserva il patrimonio culturale di aziende e istituzioni. Viene utilizzato per il backup delle fonti informative prodotte in copia unica su supporto stampato; per offrire accesso multiplo alle fonti in copia unica; per ridurre i costi della carta e dell'archiviazione; per implementare soluzioni di gestione dei contenuti aziendali; per garantire la conservazione degli archivi; per proteggere l'integrità degli oggetti digitali di fronte all'evoluzione tecnologica consentendo la visualizzazione, l'accesso e l'uso delle risorse; e per rendere disponibili milioni di libri, pagine, foto, video o registrazioni audio e ogni tipo di dato digitalizzato conservati in biblioteche e archivi documentali aziendali o istituzionali che non raggiungono mai gli utenti dagli scaffali o dai depositi.
Le competenze chiave che la vostra organizzazione acquisirà nell'archiviazione elettronica dei documenti con questa applicazione sono le seguenti: Grazie all'infrastruttura di gestione multi-archivio, i processi di digitalizzazione per diversi archivi possono essere gestiti simultaneamente a diversi livelli. Lo scopo dei materiali da acquisire può essere definito e gestito facilmente dall'interfaccia di gestione. Le possibilità di accesso ai dati sono illimitate grazie alle API che forniscono dati per diverse applicazioni. Grazie al sistema multi-archivio, è possibile prendere decisioni diverse in base alla qualità richiesta per lo scopo di ogni singolo progetto. I supporti digitali e le opzioni di accesso possono essere gestiti facilmente. È possibile gestire le possibilità offerte dalla digitalizzazione a coloro che accederanno a questo ambiente. Poiché gli ambienti di archiviazione dei supporti digitali sono molto diversi, è possibile scegliere ambienti lenti o veloci, sicuri o meno sicuri in base alle esigenze e alle preferenze di costo.
Nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali, per ogni archivio è possibile applicare impostazioni di sicurezza avanzate a diversi livelli.
Le opzioni di caricamento dei dati nell'archivio dei record elettronici sono molto varie in base alle esigenze dell'organizzazione. I record elettronici possono essere caricati tramite SOAP-API o REST-API. Con un'apposita impostazione, l'applicazione può monitorare il server FTP o lo spazio su DISCO desiderato e archiviare automaticamente i contenuti salvati.
Gestisce i processi di digitalizzazione. Consente di definire un numero illimitato di campi indice dinamici per ogni archivio.
Gestisce gli archivi fisici su livelli gerarchici come edificio, stanza, armadio e scaffale, insieme ai tipi di beni che contengono.
Oltre alla gestione dei livelli di accesso, offre impostazioni di accesso a livello di archivio, strato e cartella. Fornisce ai ricercatori un accesso temporaneo e controllato agli archivi.
Carica in modo continuo e automatico i dati nel sistema di archiviazione da spazi su disco o server FTP.
Distribuisce i processi di produzione dell'archivio digitale su più livelli, garantendo la sicurezza dei processi, semplificando quelli complessi e consentendo la misurazione delle prestazioni.
Consente di condividere i documenti in modo sicuro con utenti interni o esterni.
Consente di eseguire dal browser decine di funzioni sulle foto, come ritaglio, rotazione e regolazione di contrasto, colore o nitidezza. Permette inoltre di ritagliare segmenti specifici dei video per crearne di nuovi.
Fornisce statistiche di utilizzo dell'archivio, movimenti dei file e analisi degli accessi.
Offre funzioni di ricerca e accesso basate sulle autorizzazioni per i documenti contenenti dati riservati o personali.
I privilegi di accesso possono essere impostati in modo diverso per ogni archivio e personalizzati per livello o cartella.
È possibile configurare nel dettaglio chi può accedere a qualsiasi materiale dell'archivio, quando e da dove, e se è autorizzato a modificare, scaricare o condividere i dati consultati.
Rende ricercabili le immagini aggiunte all'archivio tramite OCR automatico. Con l'aiuto dell'intelligenza artificiale (IA) converte in testo il parlato dei file audio in oltre 100 lingue e consente la ricerca nei video.
Consente agli utenti di gestire i propri documenti personali in cartelle private.
Puoi gestire più archivi all'interno di ogni azienda. Ogni archivio può risiedere in uno spazio di archiviazione diverso, con regole e criteri di sicurezza specifici.
Puoi eseguire l'OCR automatico sugli archivi e indicizzare automaticamente metadati come IPTC ed EXIF.
Il contenuto di un archivio può essere importato in modo automatico e continuo da disco o da un server FTP.
Documenos® mette a disposizione tutti gli strumenti per condurre il lavoro di archiviazione come un processo con metodi scientifici.