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Gestisce i processi di digitalizzazione. Permette la definizione di un numero illimitato di campi indice dinamico per ciascun archivio.
Gestisce gli archivi fisici a livelli gerarchici come edificio, stanza, armadio, scaffale, insieme alle tipologie di risorse al loro interno.
Oltre alla gestione dei livelli di accesso, fornisce impostazioni di accesso a livello di archivio, livello e cartella. Fornisce ai ricercatori un accesso temporaneo e controllato agli archivi.
Carica continuamente e automaticamente i dati nel sistema di archivio da aree di archiviazione su disco o server FTP.
Garantisce la sicurezza dei processi distribuendo i processi di produzione degli archivi digitali su più livelli, semplifica i processi complessi e consente la misurazione delle prestazioni.
Fornisce la possibilità di condividere in modo sicuro documenti con utenti interni o esterni.
Ti consente di eseguire decine di funzioni come ritaglio, rotazione, regolazione del contrasto, regolazione del colore o della nitidezza nelle foto dal browser web. Ti consente di ottenere nuovi video ritagliando determinati intervalli nei video.
Fornisce statistiche sull'utilizzo dell'archivio, movimenti di file e analisi degli accessi.
Fornisce funzionalità di ricerca e accesso basate sull'autorizzazione su documenti contenenti dati riservati o personali.
I privilegi di accesso di ciascun archivio possono essere impostati in modo diverso. Può essere personalizzato per livelli o per cartelle.
È possibile impostare in dettaglio chi può accedere a qualsiasi materiale presente nell'archivio, quando e dove e se è autorizzato a modificare, scaricare o condividere i dati a cui accede.
Rende ricercabili le immagini aggiunte all'archivio eseguendo l'OCR automatico. Converte il parlato nei file audio in testo per oltre 150 lingue con l'aiuto dell'intelligenza artificiale (AI) e consente la ricerca nei video.
Consente agli utenti di gestire i propri documenti personali in cartelle personalizzate.
Puoi gestire più archivi all'interno di ogni azienda. Ogni archivio può essere conservato in un'area di archiviazione dati diversa, è possibile applicare regole e politiche di sicurezza diverse.
È possibile eseguire l'OCR automatico per gli archivi e anche indicizzare automaticamente dati come IPTC, EXIF.
Il contenuto di un archivio può essere importato automaticamente e continuamente dal disco o dal server FTP.
In Documenos® vengono forniti tutti gli strumenti per svolgere il lavoro di archiviazione con metodi scientifici come processo.