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Dopo aver scaricato Documenos® e averlo installato sui vostri server, funziona in modalità "Edizione gratuita". In questa modalità sono presenti alcune restrizioni e ad alcune operazioni si applicano limiti numerici. Per utilizzare Documenos® senza restrizioni né limiti, è necessario registrare una licenza. Le sottosezioni di questo argomento spiegano passo dopo passo come creare, trasferire, recuperare in caso di smarrimento e annullare una registrazione di licenza, e altro ancora.
Le licenze Documenos® sono licenze di tipo "Noleggio / Abbonamento". La durata minima di una licenza è di un anno. Le licenze a tempo devono essere rinnovate alla scadenza. Una licenza comprende quattro elementi soggetti a licenza:
Le licenze perpetue possono essere utilizzate a vita. I titolari di una licenza a vita possono continuare ad aggiornare e utilizzare tutte le nuove versioni dell'applicazione per sempre.
Se la licenza non è perpetua, la data di rinnovo è sempre fissa (corrisponde alla data della prima registrazione della licenza). Il rinnovo avviene ogni anno nello stesso giorno. Per le licenze non rinnovate, al titolare viene concesso un periodo aggiuntivo per effettuare il rinnovo.
Scaduto tale periodo, le licenze non rinnovate vengono chiuse e l'applicazione passa dalla modalità "con licenza" alla modalità "prova".
Ad esempio, quando due mesi prima della data di rinnovo si aggiungono alla licenza un'azienda o degli utenti, l'importo annuale degli elementi aggiunti viene diviso per 365, moltiplicato per il numero di giorni rimanenti fino alla data di rinnovo (in questo caso 60 per due mesi) e le funzionalità aggiuntive vengono aggiunte alla licenza.
La licenza è valida fino alla data di rinnovo. Alla data di rinnovo, tutti i componenti inclusi nella licenza vengono rinnovati per un anno al nuovo prezzo.