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La gestione documentale di Documenos® va oltre la semplice gestione dei documenti: analizza i tuoi dati e genera statistiche significative a supporto di decisioni aziendali più consapevoli. Registra ogni operazione e fornisce analisi per aumentare l'efficienza e automatizzare i processi, consentendo alle organizzazioni di raggiungere i propri obiettivi strategici in modo più rapido ed efficace.
La trasformazione digitale non può essere completata senza la gestione dei processi. Documenos® ti offre un sistema di gestione documentale e un sistema di gestione dei processi integrati al 100%, dotati di metodi completamente nuovi, flessibili e semplici.
Consente di creare un piano di classificazione per tipo di documento e di organizzare tutti i documenti in una struttura standard.
Definisce campi personalizzati per i diversi tipi di documento e ne semplifica la gestione in base alle rispettive esigenze.
Gestisce i periodi di conservazione dei documenti e monitora i processi automatici di archiviazione o eliminazione.
Offre funzioni di elenco e condivisione per distribuire facilmente i documenti a gruppi o utenti specifici.
Definisce chi può accedere a un documento e aumenta la sicurezza assegnando livelli di accesso specifici a utenti o gruppi.
Definisce i processi di firma digitale e approvazione dei documenti, garantendo che ogni passaggio sia tracciabile e sicuro.
Consente di creare modelli di documenti e moduli su misura e di modificarli facilmente con un'interfaccia drag and drop.
Velocizza i processi con il caricamento e l'archiviazione massivi di documenti da cartelle specifiche o allegati e-mail.
Semplifica il monitoraggio e l'organizzazione dei processi aziendali definendo attività legate ai documenti.
Progetta moduli complessi composti da campi e tabelle, collegati alle origini dati che preferisci.
Definisci chi esegue quale azione sui moduli e in quale ordine. Il ciclo di vita di ogni modulo può essere progettato con possibilità illimitate e opzioni estremamente flessibili.
Crea le regole che preferisci per la compilazione dei moduli. Senza scrivere una sola riga di codice puoi costruire regole articolate con opzioni come e / o / uguale a / contiene / non contiene / maggiore di / minore di / inizia con.
Durante la pubblicazione puoi riservare i moduli a un reparto o gruppo specifico oppure renderli accessibili su Internet, così che il pubblico possa compilarli e la tua organizzazione possa seguire i propri processi aziendali tramite questi moduli.
Analizza in qualsiasi momento le informazioni contenute nei moduli. Ottieni i report che desideri sui dati dei moduli tramite tabelle pivot.
Archivia i tuoi documenti ed elabora i dati secondo le regole che preferisci. Sfruttando le funzionalità del modulo di archivio digitale puoi inoltre archiviare automaticamente qualsiasi tipo di dato e renderlo disponibile da fonti illimitate.
Fornisce trigger (e-mail, SMS, exe, API ecc.) per gli eventi che si verificano lungo tutto il ciclo di vita dei documenti (creazione, approvazione, firma, restituzione, rifiuto, completamento). Può inoltre monitorare le caselle di posta aziendali e creare documenti dalle e-mail in arrivo.
Consente a utenti interni ed esterni di apporre la firma elettronica nei processi documentali.