Sistema di gestione dei documenti

Gestione del piano file standard

Gestione dei tipi di documenti

Gestione del piano di archiviazione

Liste di distribuzione

Conosci la gestione dei documenti di Documenos®.

Documenos® Document Management va oltre la gestione dei documenti e analizza i tuoi dati e produce statistiche significative. Queste statistiche ti aiutano a prendere decisioni aziendali più informate. Registra ogni transazione e fornisce analisi per aumentare l'efficienza e automatizzare i processi. Pertanto, consente alle organizzazioni di raggiungere i propri obiettivi strategici in modo più rapido ed efficace.

L’e-transformation non può essere completata senza la gestione dei processi. Documenos® ti offre un sistema di gestione dei documenti e un sistema di gestione dei processi integrati al 100% tra loro e dotati di metodi completamente nuovi, flessibili e facili.

✅ Gestione del piano file standard ✅ Gestione dei tipi di documenti ✅ Gestione del piano di archiviazione ✅ Liste di distribuzione ✅ Gestione dei permessi di accesso ✅ Gestione della catena di firma e approvazione ✅ Modelli di testo e moduli gratuiti ✅ Creazione di documenti in blocco ✅ Gestione delle attività documentali ✅ Trigger di eventi del documento ✅ Supporto per la firma elettronica

Caratteristiche

Le caratteristiche che piacciono di più ai nostri clienti

Gestione del piano file standard

Offre l'opportunità di creare un piano di archiviazione in base ai tipi di documenti e organizzare tutti i documenti in una struttura standard.

Gestione dei tipi di documenti

Definisce campi personalizzati per diversi tipi di documenti e facilita la gestione di ciascun tipo di documento in base alle sue esigenze

Gestione del piano di archiviazione

Gestisce i periodi di conservazione dei documenti e segue processi automatici di archiviazione o distruzione.

Liste di distribuzione

Offre funzionalità di elenco e condivisione per distribuire facilmente documenti a gruppi o utenti specifici.

Gestione dei permessi di accesso

Definisce chi può accedere al documento; aumenta la sicurezza assegnando livelli di accesso specifici a utenti o gruppi

Gestione della catena di firma e approvazione

Definisce la firma digitale e i processi di approvazione dei documenti; garantisce che ogni passaggio sia tracciabile e sicuro.

Modelli di testo e moduli gratuiti

Ti consente di creare modelli di documenti e moduli adatti alle tue esigenze e di modificarli facilmente con un'interfaccia drag-and-drop.

Creazione di documenti in blocco

Accelera i processi con la funzione di caricamento in blocco e archiviazione di documenti da cartelle specifiche o allegati e-mail.

Gestione delle attività documentali

Semplifica il monitoraggio e l'organizzazione dei processi aziendali definendo le attività relative ai documenti.

Progettare i moduli

È possibile progettare moduli complessi costituiti da campi e tabelle collegandoli alle origini dati desiderate.

Definisci in percorsi

Definire chi eseguirà quale azione e in quale ordine sui moduli. È possibile progettare il ciclo di vita di ogni modulo con possibilità illimitate e le opzioni più flessibili.

Dai forma alle regole

Puoi creare regole come desideri in modo che i moduli possano essere preparati. Puoi complicare le tue regole senza scrivere una singola riga di codice e utilizzando diverse opzioni come e / o / è uguale a / contiene / non include / maggiore di / minore di / inizia con.

Pubblica locale o Internet

Durante la pubblicazione dei moduli, è possibile renderli specifici per una determinata unità o gruppo oppure renderli accessibili su Internet in modo che persone del pubblico possano compilare il modulo e seguire i processi aziendali nell'organizzazione con questi moduli.

Scopri l'interfaccia di gestione dei documenti di Documenos®.

Analizzare

È possibile analizzare le informazioni contenute nei moduli in qualsiasi momento. Puoi ottenere i report che desideri per i dati del modulo sulle tabelle pivot.

Archivio

Puoi archiviare il tuo documento ed elaborare i dati secondo le regole che desideri. Inoltre, utilizzando le funzionalità del modulo di archivio digitale, puoi archiviare e rendere automaticamente disponibili tutti i tipi di dati da fonti illimitate.

Trigger di eventi del documento

Fornisce trigger (mail, sms, exe, api ecc.) per eventi che si verificano durante il ciclo di vita dei documenti (creazione, approvazione, firma, restituzione, rifiuto, completamento). Ti consente inoltre di creare documenti dalle e-mail in arrivo ascoltando le tue e-mail aziendali.

Supporto per la firma elettronica

Offre l'opportunità agli utenti interni ed esterni di aggiungere firme elettroniche ai processi documentali.