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Documenos® è una piattaforma all-in-one per la trasformazione digitale, progettata per aziende e organizzazioni di ogni dimensione e settore. Documenos non è un semplice software gestionale: è un modo integrato di gestire l'azienda che tocca ogni aspetto del lavoro — processi, workflow, archivio, standard di qualità, moduli, documenti, attività, registrazioni contabili, dai conti correnti a banca e cassa, dai cespiti al magazzino, dai dati di produzione alla gestione dei depositi, dagli account e-mail aziendali al sistema di riunioni e appuntamenti, dalle relazioni con i clienti ai siti web aziendali. È un cambio di paradigma per il concetto stesso di software gestionale.
Documenos® è indipendente dal settore. Può essere utilizzato da qualsiasi azienda, istituzione o ente pubblico che desideri gestire documenti, processi, workflow, standard di qualità, archivi e molto altro da un'unica piattaforma integrata. Dall'ufficio con una sola persona alla holding multi-società: la scala è vostra, la flessibilità è nostra.
File sparsi, approvazioni dimenticate, e-mail perse e decine di applicazioni che non comunicano tra loro. Documenos® aiuta le organizzazioni a mantenere registrazioni accurate di ogni processo, ad aumentare l'efficienza operativa e la qualità, a garantire responsabilità e conformità e a prendere decisioni basate sui dati.
Documenti, Processi, Workflow, Moduli, Attività, Archivio, Drive, Contratti, Contabilità, Qualità, CRM, Contenuti e Report. Tutti funzionano in modo integrato al 100%: i dati prodotti in un modulo non vengono mai reinseriti in un altro. Scoprite l'elenco completo nella pagina Moduli.
Sì, e gratuitamente. Le firme vengono generate con la libreria DSS della Commissione europea nei formati XAdES, CAdES, PAdES e JAdES definiti da eIDAS, su quattro livelli diversi; le firme di livello LTA possono essere verificate anche a distanza di anni. Dettagli nella pagina Firma elettronica.
Sì, e senza limiti di tempo. La versione gratuita funziona con 1 organizzazione, 1 server e 10 utenti; non è richiesta alcuna carta di credito. Quando crescete, passate al pacchetto Standard o Enterprise. Confrontate i pacchetti nella pagina Prezzi.
Ci sono due opzioni: un abbonamento mensile per utente (fatturato annualmente) oppure una licenza perpetua con pagamento una tantum. La licenza è determinata dal numero di server, dal numero di utenti, dai moduli e dal numero di società. Tutte le regole sono nella pagina Licenze.
Il sistema non si blocca all'improvviso. Vi viene concesso un periodo aggiuntivo per il rinnovo; se anche questo scade, l'applicazione passa dalla modalità con licenza alla modalità di prova. Nessun blocco senza preavviso.
Sì, in qualsiasi momento. Il canone annuale per gli utenti aggiunti viene calcolato solo in base ai giorni rimanenti fino alla data di rinnovo. Non pagate i giorni che non utilizzate.
Sui vostri server. Documenos® viene installato sulla vostra infrastruttura; i dati che producete e archiviate non escono mai dai server di vostra proprietà. Il controllo dei dati è interamente nelle vostre mani.
In pochi minuti. Il pacchetto Docker Compose avvia l'applicazione principale, il database PostgreSQL, il servizio di firma digitale, il motore di ricerca Elasticsearch, il server di traduzione e tutto il resto con un unico comando (docker compose up -d). È disponibile anche un pacchetto ZIP per Windows IIS. I file sono nella pagina Download.
Sia x86 che ARM. Qualunque sia il processore del vostro server, Documenos® funziona; gira senza problemi con Docker su Linux, Windows e MacOS. Su Windows con IIS è necessaria qualche regolazione, ma anche lì funziona senza problemi.
PostgreSQL (v15 e successive). Un database open source, collaudato e senza costi di licenza. Installando Documenos non avete bisogno di alcuna licenza software aggiuntiva, quindi non pagate nemmeno una licenza di database supplementare.
No. L'interfaccia di Documenos vi avvisa delle nuove versioni. Per Docker, aggiornate il file ENV ed eseguite di nuovo compose. Tutto qui. La nuova versione viene scaricata, i file vengono sostituiti, il servizio si riavvia e le modifiche al database vengono applicate automaticamente in base alla nuova versione. Se qualcosa va storto, ripristinate il backup e riprendete da dove eravate rimasti. Le istruzioni passo passo sono nella pagina Manutenzione e aggiornamenti.
Nessun problema. Potete persino passare direttamente dalla versione 7.21 alla 7.74; la nuova versione contiene tutte le modifiche che avete saltato. Non è necessario installare le versioni intermedie una per una. La migrazione dei dati avviene automaticamente.
Nemmeno una riga. Progettate i moduli con il drag-and-drop, definite chi esegue quale passaggio e in quale ordine e impostate le regole con opzioni come e / o / uguale a / contiene / maggiore di. Gli elementi visivi (PDF o pagine web) si ottengono trascinandoli con il mouse. Scoprite come funziona un esempio nella pagina Workflow.
Sì. I moduli che progettate con tipi di campo avanzati, tabelle e regole dinamiche possono essere usati all'interno dell'azienda o pubblicati su Internet. I dati raccolti confluiscono direttamente nei vostri workflow e processi. Dettagli nella pagina Moduli.
Sì. Quando definite il ciclo di vita dei documenti, basta aggiungere l'utente o gli utenti esterni all'attività di firma. Al raggiungimento di quel passaggio, la persona interessata riceve una notifica via e-mail e, una volta apposta la firma, il processo riprende da dove si era fermato.
Sì, senza limiti. Con passaggi sincroni o indipendenti, set di dati dinamici e controlli basati su regole, potete modellare anche il processo più complesso e monitorarlo dall'inizio alla fine. I passaggi possono essere assegnati persino a persone o gruppi di un'altra società.
Ovunque. È disponibile persino una connessione MCP. In documenti, moduli, workflow, fascicoli di processo, attività e set di dati potete compilare più campi contemporaneamente con un unico comando. Sono supportati OpenAI, Azure AI, Google Gemini, Google Vertex, HuggingFace e Ollama. Scoprite: Supporto IA.
Non necessariamente. Con Ollama eseguite il modello che preferite sul vostro server; il contenuto dei documenti non viene mai inviato all'esterno dell'organizzazione per il servizio di IA. È la risposta concreta alla frase «Vogliamo l'IA, ma i nostri dati non devono uscire dall'azienda».
Collega a Documenos® l'assistente IA che utilizzate. L'utente genera una propria chiave di accesso e l'assistente può eseguire operazioni in ogni modulo. L'assistente opera con i permessi dell'utente: non può accedere a ciò a cui l'utente non ha accesso e ogni operazione viene registrata.
Sì. Stesso hardware, stesso software, più società. I dati di ogni società sono conservati nel proprio spazio; gli utenti sono condivisi e una persona può essere amministratore in una società e dipendente in un'altra. Dettagli nella pagina Infrastruttura multi-società.
L'interfaccia è disponibile in dieci lingue e la lingua si può cambiare in qualsiasi momento dall'angolo in alto a destra. Anche tutti i contenuti definiti dall'utente, come modelli di processo, modelli di e-mail, contenuti delle campagne e testi della knowledge base, possono essere creati in più lingue.
Con un solo clic. Collegate Google, Yandex, Bing, Azure, DeepL, LibreTranslate o i vostri modelli di IA. Se un servizio non risponde, la traduzione passa automaticamente al successivo; il vostro workflow non si ferma mai. Scoprite come collegarli nella pagina Servizi di traduzione.
Fino ai petabyte. Centinaia di milioni di risorse digitali vengono gestite con un'espansione orizzontale illimitata del cluster senza compromettere le prestazioni; per aumentare la capacità basta aggiungere server. L'architettura tecnica è descritta nella pagina Archiviazione su scala petabyte.
Sì, non solo per nome. Vengono indicizzati testi PDF, risultati OCR, documenti Office, dati EXIF e metadati video. Anche se la frase che cercate si trova in un documento scansionato, verrà trovata.
Sì. Il parlato contenuto nei file audio e video aggiunti all'archivio viene convertito in testo e aggiunto all'indice di ricerca. Dalla casella di ricerca potete trovare anche una singola frase pronunciata durante una riunione registrata.
Sì. I volti presenti nelle foto aggiunte all'archivio vengono rilevati con l'IA e abbinati automaticamente ai volti già identificati. Trovate una persona tra migliaia di foto in pochi secondi: Riconoscimento facciale.
Le vostre password non sono leggibili nemmeno con l'accesso diretto al server. L'autenticazione a più fattori (TOTP, e-mail, SMS), l'archiviazione crittografata delle password delle risorse esterne e un accesso al database rigorosamente controllato sono standard. Dettagli nella pagina Crittografia.
Sì. Potete vincolare l'accesso al sistema di persone o membri di gruppi a intervalli IP specifici, giorni lavorativi autorizzati e orari definiti. Fuori dall'orario di lavoro e fuori dall'ufficio, la porta è chiusa. Gli utenti disattivati o quelli per cui scatta l'orario di restrizione vengono disconnessi automaticamente dal sistema.
Livello per livello. Si verifica prima il livello di accesso, poi il permesso di lettura dei dati personali, quindi il permesso per i dati riservati e infine il diritto di eseguire l'operazione; se anche un solo controllo non viene superato, i dati non vengono mostrati. Scoprite come funziona nella pagina Dati personali e riservati.
Fino al livello del singolo file. Accesso per archivio, livello, cartella e file; controllo dettagliato su visualizzazione, modifica e condivisione. I permessi derivano dai gruppi di sicurezza e sono definiti separatamente per ogni società. Dettagli nella pagina Gestione dei permessi.
No. Con il sistema di delega, un utente affida il proprio lavoro a una o più persone per un periodo determinato, senza bisogno di definire permessi aggiuntivi. Per ogni operazione svolta per delega viene registrato per conto di chi è stata eseguita.
Tutto. Centinaia di tipi di operazioni, dall'anteprima di un documento alla modifica di un permesso, vengono registrati con utente, ora e valori vecchi e nuovi. I registri non possono essere modificati né eliminati dall'applicazione: la cronologia resta com'è. Dettagli nella pagina Registro eventi dettagliato.
Sì. Create link con scadenza e limiti di utilizzo: validità da 1 ora a 1 anno e, se necessario, visualizzazione singola. Alla scadenza o al superamento del limite, il link si disattiva da solo; ogni visualizzazione viene registrata con data, ora e indirizzo IP. Dettagli nella pagina Condivisione sicura.
Certo, e fa anche di più. Per di più, sul vostro server. I dipendenti salvano i propri file e li condividono tra loro e con utenti esterni, mentre voi stabilite quote, password e scadenze per ogni cartella. La comodità di Google Drive, Dropbox o OneDrive, con il controllo aziendale.
Sì. Fatture, conti correnti, magazzino, banca, ordini, acquisti, vendite, produzione e gestione dei depositi in un unico posto. Sono inclusi anche catene di approvazione dinamiche basate su regole per acquisti, produzione e vendite, listini prezzi e scorte riservate per il personale commerciale.
No. Collegate a Documenos® i vostri account e-mail personali e aziendali e leggete e rispondete alle e-mail dalla stessa schermata. Calendario condivisibile, link esterni per gli appuntamenti, messaggistica istantanea e videochiamate con un clic dal browser sono integrati nella piattaforma.
Sì. Importa automaticamente gli utenti da Microsoft Active Directory e dai software HR e i file da FTP e dischi locali; funziona con file Excel, testo, XML e JSON e con database MariaDB, MS SQL, MySQL, PostgreSQL e SQLite. Dettagli nella pagina Origini dati.
Candidatevi, conosciamoci, definiamo insieme il modello di soluzione e avviamo il primo progetto. Un'opportunità per software house, consulenti, fornitori di soluzioni di settore e aziende ERP/CRM di unire la propria competenza a una piattaforma potente. Per candidarvi, visitate la pagina Diventate partner di soluzioni.