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In Documenos®, nella gestione degli archivi sono presenti diversi concetti legati alla "Sicurezza". Documenos® utilizza quattro diversi concetti di sicurezza: livello di accesso, dati personali, dati riservati e permessi operativi. Di seguito questi concetti vengono confrontati in base alla possibilità di impostarli per un archivio del sistema, un livello dell'archivio, una cartella dell'archivio e un singolo file.
Quando si verifica l'autorizzazione per l'accesso ai dati, viene controllato innanzitutto il livello di accesso. Se il livello di accesso dell'utente è sufficiente, si verifica se i dati contengono dati personali. In caso affermativo, si controlla il livello del permesso dell'utente di leggere dati personali. Lo stesso avviene per i dati riservati. Infine, lo stesso controllo viene effettuato per l'autorizzazione operativa. Se tutti i controlli danno esito positivo, l'accesso ai dati viene consentito. Esaminiamoli uno alla volta:
Ogni archivio ha un proprio livello di accesso. Il livello di accesso varia in base alle esigenze della tua azienda/istituzione e può essere strutturato come preferisci. Si stabilisce chi può accedere a un determinato livello di accesso. Un livello di accesso viene assegnato a un intero archivio oppure a una determinata cartella e a tutte le sue sottocartelle nell'archivio. Le persone non possono accedere ai record che non corrispondono al proprio livello di accesso. Per informazioni più dettagliate su come definire i livelli di accesso per fondi e cartelle, consulta gli argomenti correlati.
Un intero archivio, una determinata cartella con le relative sottocartelle o un singolo file possono essere contrassegnati come "contiene dati personali". I dati personali costituiscono il secondo livello più importante del controllo delle autorizzazioni. Contrassegnare o meno un dato come personale è una decisione da prendere interamente in base ai criteri stabiliti dai responsabili della tua azienda/istituzione.
Un intero archivio, una determinata cartella con le relative sottocartelle o un singolo file possono essere contrassegnati come "contiene dati riservati". I dati riservati costituiscono il terzo livello più importante del controllo delle autorizzazioni. Contrassegnare o meno un dato come riservato è una decisione da prendere interamente in base ai criteri stabiliti dai responsabili della tua azienda/istituzione.
I permessi operativi negli archivi costituiscono un ampio elenco di decine di definizioni dettagliate, raggruppate in due categorie: permesso di modifica e permesso di visualizzazione. Questi permessi possono essere assegnati all'intero archivio, a tutti i contenuti di un determinato livello e a tutti i contenuti di una determinata cartella di un determinato livello. Non è possibile definire permessi operativi per singoli file. I permessi operativi vengono concessi alle cartelle di livello più basso.