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Vendite
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Documenti elettronici
Il “Modulo di gestione del magazzino” di Documenos® include tutte le funzionalità essenziali che ci si aspetta da un software di gestione di scorte e inventario.
Documenos® offre, come funzioni integrate, tutti gli strumenti necessari per gestire l'intero ciclo di vita di un articolo di magazzino nella vostra azienda/organizzazione.
I documenti si trasformano l'uno nell'altro e restano collegati; non inserite mai due volte la stessa informazione.
Ciclo vendite
Ciclo acquisti
Ciclo produzione
I documenti di vendita e di acquisto vengono emessi come DDT, fattura, fattura accompagnatoria o conto deposito. Lo stato dell'ordine (in attesa di produzione, pronto per la spedizione, fatturato, pagato…) resta aggiornato a ogni passaggio.
Vendite
Vendite
Documento di vendita
Documento di vendita
Documento di vendita
Documento di vendita
Produzione
Acquisti
Acquisti
Documento di acquisto
Documento di acquisto
Documento di acquisto
Documento di acquisto
Documento di magazzino
Documento di magazzino
Documento di magazzino
Documento di magazzino
Documento di magazzino
Registrazione contabile
Registrazione contabile
Registrazione contabile
Registrazione contabile
Registrazione contabile
Registrazione contabile
Registrazione contabile
Registrazione contabile
Registrazione contabile
Il tipo di documento di vendita o di acquisto (DDT, fattura, fattura accompagnatoria, conto deposito) si sceglie sul documento stesso. Le autorizzazioni stabiliscono quale utente può creare quale documento.
Iniziate con un piano dei conti pronto all'uso in dieci lingue; ogni scheda conto è collegata al proprio codice contabile.
Dare/avere, valuta e cambio sulle righe di registrazione; gli importi vengono convertiti anche nella valuta principale dell'azienda.
Passate dal partitario alla registrazione con un clic; visualizzate i report con il dettaglio per valuta ed esportateli in Excel.
Tipi di registrazione contabile supportati:
Le vostre fatture vengono inviate in formato UBL-TR tramite l'integratore scelto per la vostra azienda (İzibiz o NES). Gli invii sono monitorati in coda e ritentati in caso di errore.
e-Fattura (base e commerciale) ed e-Archivio. Nella coda dei documenti elettronici è visibile lo stato di ogni invio: in coda, inviato, approvato dal GİB, accettato, rifiutato. È possibile verificare se il destinatario è soggetto all'e-Fattura.
Le fatture ricevute vengono scaricate regolarmente. In fase di accettazione associate ogni riga a una scheda di magazzino, ricavo, costo o cespite e il documento di acquisto viene creato automaticamente; in caso di rifiuto vi viene chiesta una motivazione.
Per la gestione del magazzino consente di gestire in modo del tutto flessibile i seguenti concetti fondamentali: classi di magazzino, unità di misura, centri di produzione, distinte/formule di produzione, magazzini, schede articolo, regole di magazzino, campi di intestazione dei documenti di magazzino, listini prezzi di vendita, modelli di stampa personalizzati per i documenti di magazzino.
Documenos® supporta la creazione di workflow basati su regole per rispondere alle esigenze delle aziende/organizzazioni che desiderano modellare la gestione del magazzino in modo flessibile.
Il "Modulo di gestione del magazzino" di Documenos® offre set di strumenti pronti all'uso con cui l'azienda/organizzazione può gestire i seguenti workflow di magazzino e le catene di approvazione in essi integrate: lettere di offerta, ordini di vendita, documenti di vendita (fattura, DDT, ecc.), distinte e formule di produzione, registrazioni di produzione, richieste di acquisto, ordini di acquisto, documenti di acquisto (fattura, DDT, ecc.), documenti di apertura magazzino, documenti di inventario, documenti di spedizione, documenti di consumo, documenti di perdita.
Le classi di magazzino sono definite come una struttura ad albero. I loro nomi possono essere definiti in lingue diverse ed è possibile selezionare più responsabili di unità, gruppi o utenti per approvare acquisti o vendite oltre la quota. Se si indica un gruppo, è sufficiente l'approvazione di uno qualsiasi dei suoi membri.
Le unità di magazzino e le relative conversioni vengono definite insieme. Documenos® include unità per pezzi, superficie, peso, volume e lunghezza con tabelle di conversione predefinite. Le unità personalizzate richieste dall'azienda/organizzazione e le relative equivalenze possono essere aggiunte secondo necessità.
Sulle schede articolo è possibile registrare le seguenti informazioni: codice, nome, tipo articolo, merce, produzione a distinta fissa, distinta variabile, produzione, materia prima, materiale di consumo, cespite, articolo di gruppo, marca e modello, quantità a magazzino, unità predefinita, codice a barre, imposta, classe di magazzino, vendita con riserva, tracciabilità dei numeri di serie, monitoraggio della scadenza, monitoraggio della garanzia, monitoraggio della scorta minima
Quando si registra un'operazione di magazzino, vengono considerate tutte le regole dell'elenco delle regole di magazzino. Se una registrazione soddisfa più regole, la catena di approvazione viene applicata come combinazione di tali regole. Le regole valutano condizioni come quantità, importo, prezzo unitario o vendita sotto listino; se la registrazione viene modificata, la catena di approvazione riparte.
È possibile creare un numero illimitato di listini prezzi di vendita, anche con data di validità futura. Alla creazione dei documenti di vendita (fatture, ecc.), i prezzi unitari del listino valido alla data del documento vengono applicati automaticamente. Il venditore che inserisce il documento può correggere manualmente i prezzi unitari.
Documenos® prevede due modelli di produzione: -Produzione a distinta fissa (si produce con la stessa distinta per tutti i clienti; le distinte possono cambiare nel tempo, ma ogni produzione utilizza la distinta valida al momento della produzione) -Produzione a distinta variabile (si gestiscono distinte di produzione specifiche per cliente o per ordine)
Dalla schermata “Distinte/Formule” di Documenos® è possibile gestire insieme le schede articolo a distinta fissa e variabile. I dettagli di ogni distinta di produzione sono gestiti insieme a tutte le modifiche avvenute nel tempo.
Quando si crea una registrazione nel modulo di gestione del magazzino, qualunque sia il suo tipo, i metadati (campi di metadati) possono essere estesi dinamicamente in base alle esigenze della vostra azienda/organizzazione.
Potete preparare più modelli di stampa per un tipo di registrazione. Quando volete stampare una registrazione o generare un PDF, il sistema vi chiede innanzitutto quale modello utilizzare e genera il PDF con il modello scelto.
Documenos® offre una gestione avanzata delle lettere di offerta.
Documenos® offre una gestione avanzata degli ordini.
Gestione di DDT, fatture e fatture accompagnatorie.
Se i dettagli di una richiesta di acquisto vengono modificati dopo l'approvazione, la registrazione viene ricontrollata; se si rileva una condizione che richiede approvazione, viene rimandata automaticamente alla catena di approvazione.
Nelle righe di dettaglio di un ordine di acquisto potete inserire tutti gli articoli che desiderate.
DDT, fattura, fattura accompagnatoria o conto deposito.
Nel modulo di gestione del magazzino di Documenos® tutti i magazzini della vostra azienda/organizzazione possono essere monitorati simultaneamente e in tempo reale. All'apertura della schermata di inventario, le quantità in entrata, in uscita e residue di tutti i magazzini e di tutte le classi vengono sempre riportate senza bisogno di filtri.
Apertura, consumo, scarto, spedizione, inventario.
Nel modulo di gestione del magazzino di Documenos® le registrazioni relative a tutti gli articoli della vostra azienda/organizzazione possono essere monitorate simultaneamente e in tempo reale come “movimenti di magazzino”.
I documenti in attesa di approvazione vengono salvati nell'elenco “In attesa di approvazione”. Per completare il processo, all'utente basta aprire il documento e fare clic su "Approva" o "Rifiuta".
Quantità in entrata, in uscita e residue per magazzino, classe e data; saldo progressivo negli elenchi dei movimenti.
Monitorate le scorte riservate ai venditori e, se necessario, trasferite la riserva su un'altra registrazione.
I prodotti con monitoraggio di garanzia e scadenza compaiono in report dedicati; ricerca per numero di serie.
Le schede articolo scese sotto il livello minimo compaiono in un unico elenco.
Condividete un'offerta, un ordine o una fattura in PDF con il modello scelto, con utenti, gruppi, indirizzi e-mail o tramite link pubblico, con limiti di tempo e di accesso.
Ogni documento riporta un codice QR e un codice di verifica; il documento viene verificato tramite una pagina di controllo pubblica. I documenti annullati vengono stampati con la filigrana "ANNULLATO".
Ogni schermata richiede una propria autorizzazione; le schede sono limitate per unità, gruppo o utente e le autorizzazioni su magazzini e centri di produzione vengono assegnate separatamente.
I conti clienti/fornitori coincidono con le anagrafiche clienti del CRM; le schermate delle schede possono essere importate da Excel ed esportate in Excel. Tutto è gestito per azienda e nulla si mescola in una struttura multi-società.
