Algunas Características

Más allá de la gestión documental tradicional, Documenos funciona como un sistema inteligente que gestiona la información de los documentos y todo su ciclo de vida.

Admite una estructura multiempresa que permite que varias empresas pertenecientes a un holding trabajen de forma segura en el mismo sistema.

La interfaz de la aplicación admite diez idiomas diferentes. Además, ofrece soporte multilingüe y traducción automática para todo el contenido definido por el usuario.

Diseñado para ser independiente del sector, ofrece un conjunto de herramientas flexible que se adapta a las necesidades específicas de transformación digital de cada sector.

Cree un número ilimitado de formularios con tipos de campo avanzados, reglas dinámicas y resultados profesionales mediante el diseñador PDF web de arrastrar y soltar.

Modele procesos de negocio y flujos de trabajo complejos con pasos sincronizados o independientes, utilizando conjuntos de datos dinámicos y controles flexibles basados en reglas.

Gestione el acceso mediante herramientas de autorización avanzadas y obtenga un control detallado de los permisos de visualización, edición y uso compartido de todos los activos digitales.

Garantiza el estricto cumplimiento de las leyes de protección de datos y de la privacidad, especialmente al tratar datos personales y confidenciales en los archivos.

Proteja su sistema con restricciones de acceso avanzadas basadas en rangos de IP específicos, días laborables autorizados y horarios definidos.

Un completo sistema de gestión de delegaciones permite a los usuarios designar suplentes que gestionen de forma segura tareas y aprobaciones en su nombre.

Proporciona un alto nivel de seguridad de los datos gracias a la autenticación multifactor (MFA), los estándares TOTP y un acceso a la base de datos estrictamente controlado.

Garantice una transparencia total manteniendo registros detallados de las actividades del sistema, las tareas de servicio, los movimientos de documentos y los cambios administrativos.

Funciona sobre una arquitectura multicapa que permite gestionar distintos archivos con diferentes políticas de seguridad, calidad y almacenamiento.

Gestione e integre diversas fuentes de datos y conjuntos de datos dinámicos, y automatice el flujo de información hacia formularios, procesos e informes.

Automatice la entrada de datos con servicios en segundo plano que supervisan servidores FTP y discos locales y admiten cargas masivas desde Excel para una sincronización fluida.

Colabore de forma segura compartiendo documentos con usuarios externos mediante enlaces cifrados o correo electrónico, y proporcione acceso controlado para editar y comentar.

Gracias a una indexación avanzada, proporciona un acceso rápido y seguro a cientos de millones de registros digitales, incluidos documentos, fotos, vídeos y archivos multimedia.

Gestiona fácilmente cientos de millones de activos digitales. Admite una ampliación horizontal ilimitada de clústeres y ofrece acceso de alta velocidad a petabytes de datos y una conservación segura a largo plazo sin comprometer el rendimiento del sistema.

Las firmas electrónicas se generan y almacenan en los formatos XAdES, CAdES, PAdES y JAdES definidos por eIDAS, utilizando la biblioteca DSS desarrollada por la Comisión Europea.

Puede compartir su calendario con varias personas y conceder a cada usuario permiso de solo lectura o de edición. Así puede delegar la gestión del calendario en su asistente.

Puede iniciar una videollamada con un usuario con un solo clic. La cámara y el micrófono se pueden activar y desactivar durante la llamada. La llamada se realiza entre los usuarios directamente en el navegador.

El directorio corporativo de su empresa se gestiona desde un único punto central. Los permisos determinan quién puede ver qué carpetas y quién puede editar los datos.

Diseñe sus propias tablas como conjuntos de datos o cárguelas desde Excel. Integre estas tablas de forma bidireccional con cualquier documento, formulario, expediente de proceso, flujo de trabajo e incluso registros de tareas.

Cree sus bases de conocimiento corporativas en varios idiomas y publíquelas, según prefiera, para sus usuarios internos o de forma pública en sus páginas web.

Documenos cuenta con un sistema de gestión de contenidos flexible y potente que le permite crear y gestionar sitios web arrastrando y soltando, sin necesidad de conocimientos de programación.

Conecte las direcciones de correo electrónico de su organización a escuchas automáticas y cree flujos de trabajo automáticos para los correos entrantes, para que ninguna solicitud o reclamación quede sin respuesta ni se olvide.

Organice campañas de correo electrónico y SMS para todos sus contactos o para los contactos de las carpetas que elija. Cada contacto recibe el contenido en su propio idioma; haga seguimiento de los correos abiertos y mida el rendimiento de sus campañas.

Los rostros humanos de las fotografías añadidas al archivo pueden detectarse con ayuda de la inteligencia artificial y emparejarse automáticamente con rostros identificados previamente.

Puede obtener los informes que desee sobre datos de documentos, procesos, formularios, flujos de trabajo o registros de tareas mediante paneles de BI o tablas dinámicas.

Integre Google, Yandex, Bing, Azure, Deepl, LibreTranslate o sus servicios de IA y gestione desde un único punto los servicios de traducción disponibles en toda la aplicación.