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Supervise automáticamente los correos que llegan a sus cuentas corporativas y cree flujos de trabajo con facilidad.
Solicitud, queja o candidatura: cada correo que llega a las direcciones de su empresa entra en una lista en Documenos®, lo ve su responsable y se convierte en una tarea registrada.
Un servicio en segundo plano lee sus buzones en los intervalos que defina; el mismo correo nunca se recibe dos veces.
El correo se guarda con todos sus adjuntos en la lista "Correos entrantes"; la pantalla de los responsables se actualiza al instante.
El responsable previsualiza el correo y sus adjuntos y decide con qué plantilla procesarlo.
Con un clic se convierte en un documento o en un flujo de trabajo iniciado; la cadena de aprobación continúa desde ahí.
Conéctese a su servidor de correo corporativo mediante IMAP o POP3 y elija el servidor, el puerto y el tipo de autenticación.
Con las opciones SSL y STARTTLS, las conexiones se establecen mediante TLS 1.2 / 1.3.
Compruebe con un clic que se puede acceder al buzón antes de guardar la configuración.
Tantas direcciones por empresa como necesite, cada una con su propio intervalo de comprobación en minutos.
Con IMAP solo se reciben los correos no leídos, que después se marcan como leídos en el servidor; los correos del servidor no se mueven ni se eliminan. Cada buzón se asigna a los departamentos, grupos y usuarios que revisarán y procesarán sus correos.
Defina varias plantillas para cada buzón; el responsable elige la adecuada para el correo.
Se crea un documento con la plantilla de formulario seleccionada. El asunto, la dirección del remitente y el contenido del correo se escriben en los campos del formulario que defina, y los adjuntos se añaden al documento. El departamento propietario y la cadena de aprobación proceden de la plantilla o se definen aparte; el número de documento y el PDF se generan automáticamente.
El flujo de trabajo seleccionado se inicia en su primer paso con el remitente, el asunto y el contenido. Se ejecutan los desencadenadores del flujo y las personas asignadas reciben las notificaciones habituales.
Para empezar rápidamente, entre las plantillas de formulario también está el "Formulario de solicitud recibida por correo" (FRM-072).
Los correos no se convierten solos en documentos; una persona autorizada ve y procesa cada uno. Puede ignorar los correos innecesarios (ya no vigente, solicitud retirada) o eliminarlos (spam, información incompleta, no relacionado). El estado de varios correos se puede cambiar a la vez.
Previsualice el correo y sus adjuntos en el navegador y descargue todos los adjuntos a la vez.
Búsqueda de texto completo por fecha, remitente, asunto, destinatario y contenido del correo.
Ver y editar la configuración, así como ver todos los buzones y operar en ellos, se conceden con permisos independientes.
