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Una firma no es una imagen colocada sobre un documento.
En Documenos®, la firma electrónica es una estructura criptográfica escrita dentro del propio archivo: si cambia un solo byte del documento después de firmarlo, la firma deja de ser válida. Así, la firma no solo responde a «¿quién lo aprobó?», sino también a «¿ha cambiado este documento desde entonces?».
La firma se realiza desde la propia pantalla de Documenos®, como tarea del documento; no necesita llevar el documento a otra aplicación para firmarlo.
No todos los tipos de archivo pueden firmarse de la misma manera. Documenos® genera cuatro formatos distintos y el sistema determina cuál se aplica a cada archivo:
Para documentos XML.
Para archivos binarios y generales.
Para PDF. La firma se incrusta en el PDF, el archivo sigue siendo un PDF y se puede abrir en cualquier lector de PDF.
Para cargas JSON y de servicios web.
Las firmas se generan con la biblioteca DSS desarrollada por la Comisión Europea, en los formatos XAdES, CAdES, PAdES y JAdES definidos por eIDAS; es decir, siguen la estructura estándar definida en la Unión Europea y pueden ser leídas y verificadas por otros sistemas compatibles con estos estándares.
Preferimos decirlo con claridad: la certificación eIDAS se concede al prestador de servicios de confianza, no al software. Lo que determina la validez jurídica de su firma es el prestador del que haya obtenido su certificado cualificado. La responsabilidad de Documenos® es generar correctamente, con ese certificado, una firma conforme a los estándares.
El tiempo durante el cual una firma sigue siendo verificable depende del nivel con el que se generó. Documenos® genera los cuatro:
Firma básica.
Se añade un sello de tiempo a la firma.
Validación a largo plazo.
Nivel de archivo; la firma puede verificarse incluso muchos años después.
Esta distinción es clave para los documentos con plazos de conservación largos: un compromiso que debe conservar durante quince años, si hoy se firma en el nivel básico, puede no ser verificable años después. Un documento firmado en el nivel LTA sigue siendo verificable durante el número de años definido en su plan de conservación.
El verdadero riesgo de la firma electrónica no es que sea técnicamente inválida, sino que alguien firme con el certificado de otra persona. Para evitarlo, Documenos® compara en el momento de la firma al titular del certificado con el usuario del sistema; si no coinciden, la firma se rechaza.
El resultado: aunque un usuario tenga el token USB de otra persona, no puede firmar con él su propia tarea. La persona cuya firma aparece en el sistema es quien realmente ha firmado.
El formato, el nivel, el empaquetado, el tipo de contenedor y el algoritmo de resumen de la firma se configuran a nivel de organización. Si estos ajustes se marcan como «obligatorios», el usuario no puede apartarse de ellos al firmar.
En la práctica, la organización define su estándar de firma una sola vez y los usuarios ya no tienen que entender cada opción técnica ni arriesgarse a elegir la incorrecta. Es un ajuste cuyo valor aumenta con el número de documentos: que todos los documentos de su archivo estén firmados con el mismo estándar elimina de raíz las sorpresas que podrían surgir años después.
En Documenos®, la firma no es una operación independiente realizada en otra aplicación; es un paso de la cadena de firma y aprobación. Cuando un documento le llega, ve la tarea en su bandeja de entrada, la firma y el documento sigue su curso. La cadena comprueba si el firmante está realmente autorizado en ese paso.
No todos los pasos de la cadena tienen que completarse del mismo modo: las aprobaciones internas avanzan con un clic, mientras que el paso final con efectos jurídicos puede completarse con firma electrónica. Para cada paso exige exactamente el nivel de garantía que necesita.
La firma se realiza con un token USB: el usuario abre la tarea desde su bandeja de entrada, conecta el token y firma. Si un documento tiene varios archivos — el documento principal y sus anexos —, estos se firman conjuntamente.
La firma tampoco es una capacidad ligada únicamente al módulo de documentos: los flujos de contratos, calidad y formularios comparten la misma infraestructura de firma.
