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El “Módulo de gestión de inventario” de Documenos® incluye todas las funciones esenciales que se esperan de un software de gestión de existencias e inventario.
Documenos® incluye, como funciones integradas, todas las herramientas necesarias para gestionar de principio a fin el ciclo de vida de un artículo de inventario en su empresa/organización.
Los documentos se convierten unos en otros y permanecen vinculados; nunca introduce la misma información dos veces.
Cadena de ventas
Cadena de compras
Cadena de producción
Los documentos de venta y compra se emiten como albarán, factura, factura con albarán o consignación. El estado del pedido (pendiente de producción, listo para envío, facturado, pagado…) se mantiene actualizado en cada paso.
Ventas
Ventas
Documento de venta
Documento de venta
Documento de venta
Documento de venta
Producción
Compras
Compras
Documento de compra
Documento de compra
Documento de compra
Documento de compra
Comprobante de inventario
Comprobante de inventario
Comprobante de inventario
Comprobante de inventario
Comprobante de inventario
Comprobante contable
Comprobante contable
Comprobante contable
Comprobante contable
Comprobante contable
Comprobante contable
Comprobante contable
Comprobante contable
Comprobante contable
El tipo de documento de venta o compra (albarán, factura, factura con albarán, consignación) se elige en el propio documento. Los permisos determinan qué usuario puede crear cada documento.
Empiece con un plan de cuentas predefinido disponible en diez idiomas; cada ficha de cuenta se vincula a su propio código contable.
Debe/haber, divisa y tipo de cambio en las líneas del asiento; los importes también se convierten a la moneda principal de la empresa.
Pase del libro auxiliar al asiento con un solo clic; consulte los informes con detalle por divisa y expórtelos a Excel.
Tipos de asiento contable admitidos:
Sus facturas se envían en formato UBL-TR a través del integrador que elija para su empresa (İzibiz o NES). Los envíos se supervisan en una cola y se reintentan si se produce un error.
e-Factura (básica y comercial) y e-Archivo. En la cola de documentos electrónicos se ve el estado de cada envío: en cola, enviado, aprobado por la GİB, aceptado, rechazado. Puede consultar si el destinatario está registrado en e-Factura.
Las facturas recibidas se descargan periódicamente. Al aceptarlas, asocia cada línea a una ficha de inventario, ingreso, gasto o activo fijo y el documento de compra se crea automáticamente; al rechazarlas, se le pide indicar un motivo.
Para el control de inventario, permite gestionar con total flexibilidad los siguientes conceptos básicos: clases de inventario, unidades de inventario, centros de producción, recetas/fórmulas de producción, almacenes, fichas de artículos, reglas de inventario, campos de cabecera de documentos de inventario, listas de precios de venta y plantillas de impresión personalizadas para documentos de inventario.
Documenos® permite crear flujos de trabajo basados en reglas para satisfacer las necesidades de las empresas/organizaciones que desean modelar la gestión de inventario de forma flexible.
El "Módulo de gestión de inventario" de Documenos® ofrece conjuntos de herramientas listos para que la empresa/organización gestione los siguientes flujos de trabajo de inventario y las cadenas de aprobación integradas en ellos: cartas de oferta, pedidos de venta, documentos de venta (factura, albarán, etc.), recetas y fórmulas de producción, registros de producción, solicitudes de compra, pedidos de compra, documentos de compra (factura, albarán, etc.), comprobantes de apertura, de recuento, de envío, de consumo y de pérdida de inventario.
Las clases de inventario se definen como una estructura de árbol. Sus nombres pueden definirse en distintos idiomas y es posible seleccionar varios responsables de unidad, grupos o usuarios para aprobar compras o ventas que superen la cuota. Si se indica un grupo, basta con la aprobación de uno de sus miembros.
Las unidades de inventario y sus conversiones se definen conjuntamente. Documenos® incluye unidades de pieza, superficie, peso, volumen y longitud, con tablas de conversión predefinidas. Las unidades personalizadas que necesite la empresa/organización y sus equivalencias pueden añadirse cuando sea necesario.
En las fichas de artículos se puede registrar la siguiente información: código, nombre, tipo de artículo, mercancía, producción con receta fija, receta variable, producción, materia prima, consumible, activo fijo, artículo agrupado, marca y modelo, cantidades en inventario, unidad predeterminada, código de barras, impuesto, clase de inventario, venta reservada, seguimiento de números de serie, seguimiento de vida útil, seguimiento de garantía, seguimiento de existencias mínimas
Al guardar cualquier operación de inventario se tienen en cuenta todas las reglas de la lista de reglas de inventario. Si un registro cumple varias reglas, la cadena de aprobación se aplica como combinación de ellas. Las reglas evalúan condiciones como cantidad, importe, precio unitario o venta por debajo de la lista de precios; si el registro se modifica, la cadena de aprobación se reinicia.
Se pueden crear listas de precios de venta ilimitadas, también con fecha de vigencia futura. Al crear registros de venta (facturas de venta, etc.), los precios unitarios de la lista vigente en la fecha del registro se aplican automáticamente. El comercial que introduce el registro puede ajustar manualmente los precios unitarios.
Documenos® ofrece dos modelos de producción: -Producción con receta fija (se produce con la misma receta para todos los clientes; las recetas pueden cambiar con el tiempo, pero cada producción utiliza la receta vigente en el momento de fabricar) -Producción con receta variable (se gestionan recetas de producción específicas para cada cliente o pedido)
Desde la pantalla “Recetas/Fórmulas” de Documenos® se gestionan conjuntamente las fichas de artículos con receta fija y variable. Los detalles de cualquier receta de producción se gestionan junto con todos los cambios realizados a lo largo del tiempo.
Al crear un registro en el módulo de gestión de inventario, sea cual sea su tipo, sus metadatos (campos de metadatos) pueden ampliarse dinámicamente según las necesidades de su empresa/organización.
Puede preparar varias plantillas de impresión para un tipo de registro. Cuando desee imprimir un registro o generar un PDF, el sistema le preguntará primero qué plantilla desea usar y generará el PDF con la plantilla seleccionada.
Documenos® ofrece una gestión avanzada de cartas de oferta de venta.
Documenos® ofrece una gestión avanzada de pedidos.
Gestión de albaranes, facturas y facturas con albarán.
Si se modifican los detalles de una solicitud de compra después de aprobarla, el registro se vuelve a comprobar; si se detecta una condición que requiere aprobación, el registro se devuelve automáticamente a la cadena de aprobación.
Puede introducir tantos artículos como desee en las líneas de detalle de un pedido de compra.
Albarán, factura, factura con albarán o consignación.
En el módulo de gestión de inventario de Documenos® se pueden seguir todos los almacenes de su empresa/organización de forma simultánea y en tiempo real. Al abrir la pantalla de inventario, las cantidades de entrada, salida y existencias de todos los almacenes y clases de inventario se muestran siempre sin necesidad de filtros.
Apertura, consumo, merma, envío, recuento.
En el módulo de gestión de inventario de Documenos®, los registros de operaciones de todos los artículos de su empresa/organización se pueden seguir de forma simultánea y en tiempo real como “movimientos de inventario”.
Los documentos pendientes de aprobación se guardan en la lista “Pendientes de aprobación”. Para completar el proceso, basta con que el usuario abra el documento y haga clic en "Aprobar" o "Rechazar".
Cantidades de entrada, salida y existencias por almacén, clase de inventario y fecha; saldo acumulado en las listas de movimientos.
Controle las existencias reservadas a los comerciales y, si es necesario, transfiera la reserva a otro registro.
Los productos con seguimiento de garantía y vida útil aparecen en informes separados; consulta por número de serie.
Las fichas de artículos por debajo del nivel mínimo aparecen en una sola lista.
Comparta una oferta, un pedido o una factura en PDF con la plantilla que elija con usuarios, grupos, direcciones de correo electrónico o mediante un enlace público, con límite de tiempo y de accesos.
Cada documento incluye un código QR y un código de verificación; el documento se verifica en una página de comprobación pública. Los documentos anulados se imprimen con la marca de agua "ANULADO".
Cada pantalla se abre con su propio permiso; las fichas se restringen por unidad, grupo o usuario, y los permisos de almacén y centro de producción se conceden por separado.
Las cuentas de terceros son las mismas que los registros de clientes del CRM; las pantallas de fichas se pueden importar desde Excel y exportar a Excel. Todo se mantiene por empresa y nada se mezcla en una estructura multiempresa.
